Redovisning vs bokföring: skillnaden och vem gör vadskillnaden och vem gör vad

Bokföring och redovisning används ofta som synonymer, men de betyder inte riktigt samma sak. Bokföring är den löpande registreringen av varje affärshändelse, medan redovisning är det bredare begreppet som rymmer både den löpande bokföringen, bokslutet och den finansiella rapporteringen utåt. Kort sagt: bokföringen är en del av redovisningen. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, reder ut skillnaden mellan redovisning och bokföring, visar kedjan från löpande bokföring till bokslut och årsredovisning, och förklarar vem som gör vad: bokförare, redovisningskonsult och revisor.

Vad är bokföring?

Bokföring är den löpande registreringen av ett företags affärshändelser, alltså alla köp, försäljningar, betalningar, fordringar och skulder. Skyldigheten regleras i bokföringslagen (1999:1078). Enligt 4 kap. 1 § ska ett företag löpande bokföra alla affärshändelser, se till att det finns verifikationer för varje post, bevara räkenskapsinformationen, upprätta en balansräkning och avsluta den löpande bokföringen med ett bokslut.

En affärshändelse är enligt lagen varje förändring i företagets förmögenhet som beror på relationer med omvärlden: in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder, samt egna insättningar och uttag. Varje sådan händelse ska bokföras, och rutinen för det beskrivs i guiden om löpande bokföring. Bokföringen är grunden: utan en korrekt löpande bokföring blir varken bokslut, deklaration eller årsredovisning rätt.

Vad är redovisning?

Redovisning är ett vidare begrepp än bokföring. Där bokföring syftar på själva registreringen rymmer redovisning hela arbetet med att sammanställa, värdera och rapportera ett företags ekonomi: den löpande bokföringen, periodiseringar, bokslut och den externa rapporteringen i form av resultaträkning, balansräkning och årsredovisning.

Det finns ingen enskild lagparagraf som definierar ordet redovisning och ställer det mot bokföring. Distinktionen speglar snarare hur branschen och utbildningarna är organiserade: Bokföringsnämndens regelverk kallas redovisningsregler (K-regelverken), och yrkestiteln är redovisningskonsult, inte bokföringskonsult. Det lagstadgade begreppet är bokföringsskyldighet. Ett enkelt sätt att hålla isär dem: du bokför löpande under året, och redovisningen är hela bilden som växer fram, från den första verifikationen till den färdiga årsredovisningen.

Från löpande bokföring till bokslut och årsredovisning

Varje räkenskapsår ska den löpande bokföringen avslutas med ett bokslut. Hur bokslutet ser ut beror på företagsform och storlek:

• Aktiebolag och ekonomiska föreningar ska avsluta bokföringen med en årsredovisning och offentliggöra den genom att lämna in den till Bolagsverket. Årsredovisningen upprättas enligt ett K-regelverk: K2 (BFNAR 2016:10) för de flesta mindre företag, eller K3 (BFNAR 2012:1) som är obligatoriskt för större företag.
• Enskilda näringsidkare får i stället avsluta med ett årsbokslut, och om nettoomsättningen normalt är högst 3 miljoner kronor räcker ett förenklat årsbokslut enligt K1. Mer om det i guiden om förenklat årsbokslut.
• Handelsbolag med bara fysiska personer som delägare upprättar årsbokslut. Har bolaget en juridisk person som delägare, eller är det ett större företag, krävs årsredovisning.

Obs: Siffran 3 miljoner kronor återkommer i två skilda regler. Den ena gäller rätten att upprätta förenklat årsbokslut, den andra rätten att bokföra enligt kontantmetoden (bokföra fakturor först när de betalas). Samma gräns, men två separata regler.

Själva bokslutsarbetet, med periodiseringar och avstämningar, går vi igenom steg för steg i bokslutschecklistan.

Vem gör vad: bokförare, redovisningskonsult och revisor

Tre roller blandas ofta ihop:

• Bokförare och redovisningskonsult gör det praktiska arbetet, den löpande bokföringen och bokslutet, antingen internt eller som extern konsult på en redovisningsbyrå. Varken bokförare eller redovisningskonsult är skyddade titlar; vem som helst får kalla sig det.
• Auktoriserad redovisningskonsult är en frivillig auktorisation via Srf konsulterna eller FAR, där konsulten arbetar enligt en gemensam standard (Rex). Auktorisationen är en kvalitetsstämpel, men inget lagkrav.
• Revisor är en oberoende part som granskar bokföringen och årsredovisningen. Revisorn gör alltså inte jobbet, utan kontrollerar det. I ett aktiebolag som måste ha revisor ska denne vara auktoriserad eller godkänd. Behöver du hjälp att avgöra om du ska anlita någon, se guiden om redovisningskonsult.

En sak gäller oavsett vem du anlitar: det lagstadgade ansvaret ligger alltid kvar på företaget, konkret styrelsen och vd i ett aktiebolag och ägaren i en enskild firma.

Att anlita en redovisningskonsult flyttar inte ansvaret. Det ligger kvar på företaget.

Behöver mitt företag en revisor?

De flesta små aktiebolag kan välja bort revisor. Plikten inträder först om bolaget under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren överskrider minst två av tre gränsvärden:

• fler än 3 anställda i medeltal,
• mer än 1,5 miljoner kronor i balansomslutning,
• mer än 3 miljoner kronor i nettoomsättning.

Det ska vara samma två värden som överskrids två år i rad. Reglerna följer av aktiebolagslagen, och aktuella gränsvärden finns hos Bolagsverket. Ett räkneexempel med ett påhittat bolag visar logiken:

Exempel Bygg AB        Nettoomsättning   Balansomslutning   Anställda
Räkenskapsår 2024      2,8 mkr           1,2 mkr            2
Räkenskapsår 2025      3,4 mkr           1,3 mkr            2

2024: 0 av 3 gränsvärden överskrids
2025: 1 av 3 överskrids (nettoomsättning)
→ Aldrig minst två av tre. Bolaget får välja bort revisor.

Eftersom bolaget aldrig nått minst två av tre gränsvärden något av åren kan det välja bort revisor. Men det är fortfarande bokföringsskyldigt och måste ändå upprätta och lämna in en årsredovisning varje år. Gränsvärdena gäller alltså revisionsplikten, inte bokföringsskyldigheten. En ekonomisk förening ska dock alltid ha revisor och alltid upprätta årsredovisning, till skillnad från det lilla aktiebolaget.

Vanliga missförstånd

1. "Bokföring och redovisning är samma sak." De överlappar, men bokföring är den löpande registreringen medan redovisning är helheten, ända fram till bokslut och årsredovisning.
2. "Bara stora företag behöver redovisning." Alla bokföringsskyldiga företag ska avsluta varje räkenskapsår med ett bokslut, även den minsta enskilda firman med ett förenklat årsbokslut.
3. "Med en byrå behöver jag inte bry mig." Ansvaret ligger kvar på dig som företagare. Du behöver ändå kunna följa och kontrollera att redovisningen blir rätt.
4. "Inget krav på revisor betyder inget krav på årsredovisning." Fel. Ett aktiebolag som valt bort revisor är fortfarande skyldigt att upprätta och lämna in en årsredovisning till Bolagsverket.
5. "Förenklat årsbokslut betyder lägre krav på att det stämmer." Det är ett enklare format för mindre verksamheter, inte en ursäkt för att låta redovisningen bli fel.

FAQ

Vad är skillnaden mellan redovisning och bokföring? Bokföring är den löpande registreringen av varje affärshändelse under året. Redovisning är det bredare begreppet som även omfattar bokslut och den externa rapporteringen, alltså resultaträkning, balansräkning och årsredovisning. Bokföringen är en del av redovisningen.

Är bokföring och redovisning samma sak? Inte riktigt. I vardagligt tal används de ofta synonymt, men bokföring syftar på själva registreringen medan redovisning är hela arbetet med att sammanställa och rapportera ekonomin. Det lagstadgade begreppet i bokföringslagen är bokföringsskyldighet.

Måste alla företag göra en årsredovisning? Nej. Aktiebolag och ekonomiska föreningar ska upprätta en årsredovisning och lämna in den till Bolagsverket. Enskilda näringsidkare avslutar i stället med ett årsbokslut, eller ett förenklat årsbokslut om nettoomsättningen normalt är högst 3 miljoner kronor.

Behöver mitt aktiebolag en revisor? De flesta små aktiebolag kan välja bort revisor. Kravet inträder först när bolaget två år i rad överskrider minst två av tre gränsvärden: fler än 3 anställda, mer än 1,5 mkr i balansomslutning och mer än 3 mkr i nettoomsättning. Aktuella gränsvärden finns hos Bolagsverket.

Vem ansvarar för bokföringen om jag anlitar en byrå? Företaget självt, det vill säga styrelsen och vd i ett aktiebolag eller ägaren i en enskild firma. Att anlita en redovisningskonsult eller byrå flyttar inte det lagstadgade ansvaret. Du behöver fortfarande kunna lita på att arbetet blir rätt.