Avdrag för hemmakontor

Att jobba hemifrån ger sällan det avdrag folk räknar med. Reglerna skiljer sig helt mellan enskild firma och aktiebolag, och i båda fallen är utrymmet smalare än ryktet. Den här guiden, som hör till vår serie om skatt och deklaration, går igenom de två spåren, beloppen och varför det populäraste upplägget i aktiebolag inte fungerar som många tror.

Enskild firma, spår 1: särskilt inrättad del

Använder en enskild näringsidkare en särskilt inrättad del av sin bostad i näringsverksamheten ska en skälig del av bostadskostnaden dras av (16 kap. 34 § inkomstskattelagen). Bor du i hyres- eller bostadsrätt beräknas avdraget på den del av hyran eller avgiften som avser arbetsrummet. Det är alltså inte bara merkostnader, utan en proportionell andel av vad boendet kostar.

Priset för det avdraget är ett hårt villkor med två led. Du ska ha ett behov av ett arbetsrum, och rummet ska med hänsyn till läge, inredning eller användning inte kunna användas som bostad.

Den andra delen fäller nästan alla. Skatteverkets eget exempel handlar om någon som driver bokföringsbyrå i ett av rummen i sin trerumslägenhet, möblerat med skrivbord, skåp och bokhyllor, och som bara används som kontor. Det räcker inte: rummet är inte en särskilt inrättad del. Ett rum med vanliga kontorsmöbler går att bo i, och då faller villkoret. Kravet siktar på utrymmen som en frisersalong i källaren eller ett verkstadsrum, inte på ett kontor.

Enskild firma, spår 2: schablonen

Klarar du inte det finns 16 kap. 35 §. Arbetar du minst 800 timmar i bostaden under beskattningsåret får du dra av:

Är beskattningsåret längre eller kortare än tolv månader justeras både timantalet och beloppet.

Schablonen är hela avdraget. I den ingår enligt Skatteverket alla merkostnader för arbetsrum i bostaden, exempelvis värme, vatten och el. Du lägger alltså inte till en andel av elräkningen ovanpå de 2 000 eller 4 000 kronorna.

Fyra saker begränsar timmarna:

• Bara arbete som med hänsyn till arbetets karaktär är motiverat att utföra i bostaden får räknas med.
• Har du redan en särskild lokal där arbetet kan utföras får du inte räkna timmarna hemma.
• Arbete som utförs av dina barn räknas bara om barnet fyllt 16 år.
• Arbete som utförs av din make räknas bara om ni driver verksamheten gemensamt.

Och 800 timmar är mycket. Med ungefär 250 arbetsdagar på ett år motsvarar det drygt tre timmar varje arbetsdag, året runt. Schablonen är alltså inte en bonus för den som ibland jobbar hemma.

Aktiebolag: uthyrning, och de tre villkoren

Ett aktiebolag är en egen juridisk person, så bolaget kan hyra en del av din bostad av dig. Men att ersättningen beskattas som inkomst av kapital i stället för lön är inte automatiskt. Skatteverkets huvudregel är att ersättning från arbetsgivaren är skattepliktig i tjänst. Kapitalbeskattning förutsätter att tre villkor är uppfyllda samtidigt:

1. det finns ett hyresavtal mellan dig och bolaget
2. bolaget har ett behov av utrymmet
3. ersättningen är marknadsmässig

Villkor två är det som fäller upplägg. Har arbetsgivaren inget behov av utrymmet ska ersättningen beskattas som inkomst av tjänst oavsett ersättningens storlek. Skatteverket menar dessutom att behovet kan ifrågasättas om det inte finns något särskilt utrymme alls.

Överstiger ersättningen marknadsmässig hyra ska den överskjutande delen beskattas som lön. Bolagets avdragsrätt är samtidigt begränsad till marknadsmässig hyra.

Schablonavdraget på 40 000 kronor gäller inte här

Det upplägg som ofta beskrivs som självklart är att ta ut hyra och utnyttja schablonavdraget på 40 000 kronor i 42 kap. 30 §.

Det fungerar inte. 42 kap. 32 § sätter både 40 000-avdraget och det extra avdraget i 31 § ur spel vid upplåtelser till ett handelsbolag där du eller en närstående är delägare, till din egen eller en närståendes arbetsgivare, eller till någon i samma intressegemenskap som en sådan arbetsgivare. Skatteverket tillämpar regeln på arbetsgivare eller uppdragsgivare.

I stället gäller sista stycket: skäligt avdrag ska göras för dina utgifter för upplåtelsen, alltså de faktiska merkostnaderna. Skatteverket anger att för enstaka kontorsrum eller garage brukar de sammanlagda merutgifterna variera mellan 1 000 och 3 000 kronor för ett helt år. Disponerar arbetsgivaren utrymmet helt kan ett högre avdrag medges, beräknat som den andel av fastighetens faktiska utgifter som belöper på den uthyrda delen.

Skillnaden mot 40 000 kronor är alltså stor.

Bolaget ska redovisa hyran

En kontrollpunkt som ofta missas: ersättning för upplåtelse av en privatbostad eller hyresrätt ska redovisas i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 19 b § 8 skatteförfarandelagen). Det gäller oavsett om ersättningen beskattas som lön eller som hyresersättning i kapital.

Om du varken hyr ut eller driver enskild firma

Är du anställd, även i ditt eget bolag, och inte hyr ut något utrymme, är avdraget för arbetsrum i tjänst mycket smalt. Det medges enligt Skatteverket bara i undantagsfall, bland annat under förutsättning att arbetsgivaren inte tillhandahåller någon arbetsplats och att bostaden är större än vad som annars hade behövts. Avdraget avser då bara den faktiska merkostnaden, och det ryms under avdragsbegränsningen för övriga utgifter: avdrag medges bara till den del kostnaderna överstiger 5 000 kronor under året (12 kap. 2 § IL).

Vanliga misstag

1. Att tro att 40 000-avdraget gäller mot eget aktiebolag. 42 kap. 32 § stänger den dörren när hyresgästen är din arbetsgivare eller uppdragsgivare.
2. Att glömma att bolaget måste ha ett behov av utrymmet. Utan behov beskattas hela ersättningen som lön, oavsett belopp.
3. Att räkna hemmakontoret som särskilt inrättat. Även ett rum som bara används som kontor klarar normalt inte kravet, eftersom det går att bo i.
4. Att lägga el och värme ovanpå schablonen. De 2 000 eller 4 000 kronorna täcker alla merkostnader.
5. Att underskatta 800 timmar. Det motsvarar drygt tre timmar per arbetsdag hela året, och timmarna får inte räknas om du har en egen lokal.
6. Att glömma redovisa hyran i arbetsgivardeklarationen.

FAQ

Hur mycket får jag dra av för hemmakontor i enskild firma? 2 000 kronor per år om arbetsrummet finns i en fastighet som ägs av dig eller din make, annars 4 000 kronor, förutsatt minst 800 arbetade timmar i bostaden. Har du en särskilt inrättad del av bostaden dras i stället en skälig del av bostadskostnaden av.

Kan jag hyra ut ett rum till mitt eget aktiebolag? Ja, men tre villkor ska vara uppfyllda: hyresavtal, ett verkligt behov hos bolaget, och marknadsmässig hyra. Schablonavdraget på 40 000 kronor gäller inte, eftersom bolaget är din arbetsgivare. Du får skäligt avdrag för faktiska merkostnader, ofta i storleksordningen 1 000 till 3 000 kronor per år för ett kontorsrum.

Vad räknas som en särskilt inrättad del av bostaden? Ett utrymme du har behov av och som med hänsyn till läge, inredning eller användning inte kan användas som bostad. Ett rum med vanliga kontorsmöbler klarar normalt inte kravet, även om det bara används som kontor.

Räknas 800 timmar per år eller per månad? Per beskattningsår. Är räkenskapsåret kortare eller längre än tolv månader justeras både timkravet och beloppet.

Får jag dra av för el och internet? Inte utöver schablonen, som redan täcker merkostnader som värme, vatten och el. Vid särskilt inrättad del ingår i stället en skälig andel av bostadskostnaden i avdraget.