Bokföra upplupna intäkter: rätt konto före fakturan

En upplupen intäkt bokförs i debet på en fordran, mot intäktskontot i kredit, till exempel 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms. Posten flyttar intäkten till det år då jobbet utfördes, även om fakturan skickas efter årsskiftet.

Vilket konto beror på vad intäkten avser. BAS ger de vanliga typerna egna konton: 1750 Upplupna hyresintäkter, 1760 Upplupna ränteintäkter och 1780 Upplupna avtalsintäkter. 1790 Övriga förutbetalda kostnader och upplupna intäkter är resten. Uppdrag har ett eget konto som ligger utanför interimsgruppen: 1620 Upparbetad men ej fakturerad intäkt, i kontogrupp 16 Övriga kortfristiga fordringar. Utfört men ofakturerat arbete i ett uppdrag hör dit, inte till 1790.

Inget av detta har med periodiseringsfond att göra, trots att båda handlar om att flytta resultat mellan år.

Regeln står i årsredovisningslagen. Intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsåret ska tas med oavsett tidpunkten för betalningen (2 kap. 4 § punkten 4 årsredovisningslagen (1995:1554)). Bokföringslagen fyller på: när den löpande bokföringen avslutas ska sådana poster bokföras som behövs för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader (5 kap. 3 § bokföringslagen (1999:1078)). Skatterätten följer samma spår. Resultatet ska beräknas enligt bokföringsmässiga grunder, där inkomster tas upp det år de hänför sig till enligt god redovisningssed (14 kap. 2 § inkomstskattelagen (1999:1229)).

Interimspost eller skattefond

Här sker förväxlingen, så den förtjänar ett eget avsnitt. En upplupen intäkt är en redovisningspost. Du har utfört tjänsten före balansdagen men inte fakturerat den, och bokar upp en fordran så att intäkten hamnar rätt. Posten vänds tillbaka när fakturan går iväg, i exemplet i januari.

En periodiseringsfond är i stället ett skatteinstrument. Den ger avdrag för belopp som sätts av till fonden (30 kap. 1 § inkomstskattelagen), och varje års avsättning bildar en egen fond (30 kap. 4 §). Juridiska personer får dra av högst 25 procent av överskottet före avdraget (30 kap. 5 §), medan enskilda näringsidkare får dra av högst 30 procent av ett särskilt justerat resultat (30 kap. 6 §). En juridisk person som satt av tar dessutom upp en schablonintäkt beräknad på statslåneräntan (30 kap. 6 a §), vilket en enskild näringsidkare inte gör. Avdraget ska återföras senast det sjätte beskattningsåret efter avsättningsåret (30 kap. 7 §).

Kort sagt: bokslutsposten rättar periodiseringen i bokföringen, medan fonden skjuter skatt framåt. Blanda aldrig den med kontona för periodiseringsfonder i 21-serien. Det ena är en periodisering i bokföringen, det andra en avsättning som ger skatteavdrag, och ett aktiebolag får bara göra avdraget om avsättningen också bokförs i bokslutet (30 kap. 3 § inkomstskattelagen).

Konteringsexempel

Du avslutar ett konsultuppdrag i december. Arvodet är 80 000 kr exklusive moms, och fakturan med 25 procent moms skickas i januari. Eftersom det är ett uppdrag går posten på 1620.

K2 behandlar uppdrag på löpande räkning och uppdrag till fast pris var för sig, men båda landar i samma post när arbetet är utfört och ofakturerat på balansdagen: Upparbetad men ej fakturerad intäkt. För löpande räkning följer det av punkt 6.13, där intäkten redovisas i takt med att arbete utförs. Redovisas ett fastprisuppdrag enligt huvudregeln gäller punkt 6.21, och då hamnar även den upparbetade men ofakturerade delen av ett pågående uppdrag i samma post. Enligt alternativregeln tas intäkten upp först när arbetet väsentligen är fullgjort (punkt 6.22).

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

I januari, när fakturan på 100 000 kr inklusive moms går iväg, vänder du posten och bokar kundfordran med moms.

Båda verifikationerna balanserar. Decemberposten innehåller bara intäkten exklusive moms.

Momsen följer sin egen regel och den är inte given. Utgående skatt redovisas för den period då leveransen eller tillhandahållandet enligt god redovisningssed har bokförts eller borde ha bokförts (7 kap. 14 § mervärdesskattelagen). Skulle normal praxis ha varit att fakturera det avslutade decemberuppdraget redan i december hör momsen till december, inte januari. Använder du kontantmetoden finns dessutom en uppsamling: utgående skatt för samtliga obetalda fordringar vid beskattningsårets utgång ska alltid redovisas i den sista perioden (7 kap. 16 §).

Enskild firma med förenklat årsbokslut

Ovanstående gäller aktiebolag och andra som tillämpar K2. En enskild näringsidkare med förenklat årsbokslut följer K1, och där ser det annorlunda ut. Kundfordringar tas upp till vad företaget fakturerat eller utifrån affärsmässiga skäl borde ha fakturerat och inte fått betalt för vid räkenskapsårets utgång, och de tas upp inklusive moms. Någon uppbokning exklusive moms av ofakturerad försäljning finns alltså inte i K1. Däremot har K1 en egen periodiseringsregel för ränteinkomster: sammanlagt över 5 000 kronor som hör till räkenskapsåret men betalas först nästa år tas upp under Övriga fordringar.

Vanliga misstag

1. Att boka den upplupna intäkten inklusive moms Posten avser intäkten exklusive moms. Momsen hör till fakturan som kommer senare.
2. Att glömma att vända posten i januari Då ligger både den uppbokade fordran och fakturan kvar som intäkt, och resultatet blir 80 000 kr för högt.
3. Att kreditera fordringskontot i stället för att debitera En upplupen intäkt är en tillgång, alltså utfört men ännu ej fakturerat. Motsatsen, en skuld för mottaget men ej fakturerat, heter upplupna kostnader och hör till 29-serien, till exempel 2990 Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter.
4. Att kalla bokslutsposten för periodiseringsfond Fonden är ett avdrag i deklarationen med egna tak och återföringsregler, inte en fordran i bokföringen.
5. Att periodisera varenda småpost K2 tillåter att du låter bli att periodisera inkomster och utgifter som var för sig understiger 7 000 kronor. Gränsen höjdes från 5 000 kr och gäller räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025. Undantaget får dock inte användas i den utsträckning det ger en väsentlig påverkan på intäkter, kostnader eller ställning.
6. Att förväxla upplupen med förutbetald intäkt En upplupen intäkt är utfört men ofakturerat, alltså en tillgång. En förutbetald intäkt är betalt i förskott för något du ännu inte levererat, alltså en skuld.
7. Att boka intäkten på fel intäktskonto Boka decemberposten på samma intäktskonto som fakturan sedan bokas mot, så att försäljningen hamnar rätt i resultaträkningen.

Skillnaden mellan att periodisera i bokföringen och att sätta av till en periodiseringsfond går vi igenom i guiden om periodiseringsfond. I Astrid bokför du periodiseringen som en manuell verifikation.