Verifikation i bokföring: krav, regler och tips 2026krav, regler och tips 2026

En verifikation är det underlag som styrker varje affärshändelse i bokföringen och utgör grunden i hela bokföringssystemet. Enligt 5 kap. 6 § bokföringslagen ska varje bokföringspost ha en verifikation som visar vad som hänt, när det hänt, vilket belopp det rör och vem motparten är. Saknas verifikation kan kostnaden underkännas av Skatteverket och momsen får inte dras av. För grunderna i bokföring och hur verifikationen passar in i den löpande processen, se vår kompletta guide om bokföring. Den här artikeln går igenom exakt vilka krav lagen ställer, hur du nummersätter verifikationer i en serie, skillnaden mellan digitala och fysiska underlag, hur länge du måste spara dem och vilka misstag som är vanligast.

Vad är en verifikation?

En verifikation är den handling som styrker att en bokförd affärshändelse faktiskt har inträffat. Det kan vara en faktura, ett kvitto, ett kontoutdrag, ett avtal, en lönespecifikation eller en intern uppgift. Bokföringslagen är tydlig: utan verifikation, ingen bokföringspost. Verifikationen är beviset, och bokföringsposten är registreringen av samma händelse i ditt redovisningssystem.

På svenska används orden verifikation, verifikat och underlag i stort sett synonymt, även om "verifikation" mer formellt avser hela bokföringskedjan från handling till bokförd post, medan "verifikat" oftare syftar på själva handlingen.

Tre principer hänger ihop:

1. Varje affärshändelse ska bokföras. Inget undantag.
2. Varje bokföringspost ska ha en verifikation. Inga "ungefärliga" konteringar.
3. Verifikationskedjan ska gå att följa i båda riktningarna. Från en transaktion på banken till bokföringsposten, och från bokföringsposten tillbaka till underlaget.

Det är skälet till att Skatteverket och revisorer alltid frågar efter ett konkret underlag när en post ifrågasätts. Tappar du en verifikation underkänns posten.

Krav enligt bokföringslagen

Bokföringslagen (1999:1078), 5 kap. 6-7 §§, ställer kraven på vad en verifikation ska innehålla. Kravet gäller oavsett bransch, format eller företagsstorlek.

En verifikation ska innehålla:

Uppgift	Innebörd
Verifikationsnummer	Unik identifierare i en obruten serie (V1, V2, V3 eller liknande)
Verifikationsdatum	När verifikationen sammanställdes
Affärshändelsens datum	När händelsen faktiskt inträffade (kan skilja sig från verifikationsdatum)
Beskrivning av händelsen	Vad det handlar om: "Köp kontorsmaterial Clas Ohlson", "Lön april". Inte "diverse"
Belopp	Bruttobelopp inkl. moms, plus momsbelopp separat
Motpart	Vem den andra parten är (säljaren, kunden, banken)
Hänvisning till underlag	Bilaga: faktura, kvitto, kontoutdrag som styrker händelsen

Saknas en uppgift är verifikationen formellt ofullständig. Skatteverket kan kräva komplettering eller helt underkänna posten. En notering som "Diverse 1 200 kr" från ett kvitto utan ytterligare detalj räcker inte.

Två specialfall:

• Förenklad faktura under 4 000 kr inkl. moms kan sakna köparens uppgifter, men säljarens namn, momsregistreringsnummer och totalbelopp ska finnas.
• Interna verifikationer (avskrivning, periodisering, omföring) skapas av dig själv och saknar extern motpart. Innehållet och beräkningen ska framgå tydligt på själva verifikationen.

Verifikationsnummer och nummerserier

Varje verifikation ska ha ett unikt nummer i en obruten serie. Numreringen är ett av de mest praktiska kraven i bokföringslagen. Det är så du säkerställer att inget underlag glömts bort eller fallit ur registreringen.

Två huvudprinciper:

• Obruten serie. Hoppar du från V42 till V44 ska du kunna visa varför V43 saknas (annullerad, makulerad, sammanslagen). En serie med oförklarade luckor är en signal till Skatteverket att något kan ha bokförts vid sidan om.
• Kronologisk ordning. Verifikationerna numreras i den ordning affärshändelserna inträffat, inte i den ordning de bokförs. Bokför du sex fakturor från olika datum samma kväll följer numren fakturadatum, inte bokföringsdatum.

Stora företag använder ofta flera parallella serier (F för försäljning, I för inköp, L för löner). Mindre företag klarar sig med en gemensam serie (V1, V2, V3...). Bokföringsprogram som Fortnox, Visma, Björn Lundén och Bokio hanterar numreringen automatiskt och tilldelar nästa lediga nummer i serien.

Digitala vs fysiska verifikationer

Bokföringslagen ändrades den 1 juli 2024. Tidigare krävdes att verifikationer som skapats på papper sparades i pappersform i minst tre år. Nu räcker det att fotografera eller skanna originalet och därefter förstöra det. Den digitala kopian måste sparas i sju år.

Underlagstyp	Före 1 juli 2024	Från 1 juli 2024
Pappersfaktura	Original i 3 år	Foto/scan, släng original
Pappers-kvitto	Original i 3 år	Foto/scan, släng original
Digital faktura (PDF, e-faktura)	Spara digitalt 7 år	Spara digitalt 7 år

Två krav på den digitala kopian:

1. Läsbarhet. Texten ska vara fullt läsbar. Suddiga foton och avklippta kanter underkänns vid en granskning.
2. Spårbarhet. Filen ska gå att koppla till rätt verifikationsnummer. Fyra kvitton i samma PDF utan individuell koppling bryter mot kravet.

Lagring kan ske i ditt bokföringsprogram, i molnlagring (Drive, Dropbox, OneDrive) eller på lokal hårddisk. Skatteverket har inga krav på vilken plattform som används, men hela arkivet ska kunna nås från Sverige eller annat EES-land. Fortnox, Visma och Björn Lundén lagrar inom EES som standard.

Räkneexempel: bokför ett kontorsinköp med kvitto

Du köper kontorsmaterial på Kontorsab för 1 250 kr inkl. 25 % moms (250 kr moms, 1 000 kr exkl. moms). Du betalar med företagskortet. Kvittot fotograferas direkt med din mobil och kopplas till bokföringen i ditt bokföringsprogram.

Verifikationen som skapas innehåller:

Fält	Värde
Verifikationsnummer	V234
Verifikationsdatum	2026-04-25
Affärshändelsens datum	2026-04-25
Beskrivning	Kontorsmaterial Kontorsab
Belopp	1 250 kr inkl. 25 % moms (varav 250 kr moms)
Motpart	Kontorsab AB
Bilaga	Foto av kvitto, IMG_0234.jpg

Konteringen blir, med konton från BAS-kontoplanen:

Debet:   6110 Kontorsmateriel        1 000
Debet:   2640 Ingående moms 25 %       250
Kredit:  1930 Företagskonto          1 250

Verifikationen V234 är nu komplett. Bokföringsposten i löpande bokföring hänvisar till verifikationsnumret, och bilagan (kvittofotot) är spårbart kopplad till samma nummer. Pappersoriginalet kan slängas. Den digitala kopian sparas i sju år.

Arkivering och 7-årsregeln

Räkenskapsinformation ska sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutats. Regeln finns i 7 kap. 2 § bokföringslagen och gäller all räkenskapsinformation: verifikationer, grundbok, huvudbok, årsbokslut, lönejournaler, momsdeklarationer.

Praktiskt:

• Räkenskapsår 2024 slutar 31 december 2024.
• Sju år efter slutet är 31 december 2031.
• Allt material från 2024 ska finnas tillgängligt till och med 31 december 2031.

Avslutar du verksamheten? Bokföringen ska ändå sparas i sju år efter avslut. Likvidation eller konkurs förlänger ofta perioden ytterligare eftersom revision och tvister kan kräva tillgång till äldre material.

Var ska arkivet förvaras? Inom Sverige eller annat EES-land är huvudregeln. Arkivering utanför EES är möjlig men kräver anmälan till Skatteverket och omedelbar elektronisk åtkomst. De flesta bokföringsprogram lagrar inom EES som standard, vilket löser frågan automatiskt.

Vanliga misstag

1. Saknad verifikation. Posten står utan underlag. Skatteverket underkänner kostnaden, momsen får inte dras av och vid revision kan skattetillägg utdömas.
2. Otillräcklig beskrivning. "Diverse 850 kr" duger inte. Verifikationen ska beskriva vad som köpts eller sålts så att en utomstående förstår händelsen utan att behöva ringa dig.
3. Suddig kvittobild. Foton som saknar belopp eller säljare räknas inte som verifikation. Ta om bilden om något syns dåligt.
4. Hopp i nummerserien. En försvunnen V47 mellan V46 och V48 ser ut som möjlig manipulation. Använd "annullerad" eller "makulerad" om du behöver ta bort en post, så att numret står kvar med tom innebörd.
5. Blandade pappers- och digitala arkiv. Att ha hälften av kvittona i en mapp i bokhyllan och hälften i molnet är en garanti för att något försvinner. Välj en metod (digitala kopior är enklast efter 1 juli 2024) och håll den konsekvent.

FAQ

Vad räknas som en verifikation? Den handling som styrker en bokförd affärshändelse: faktura, kvitto, kontoutdrag, lönespecifikation, avtal eller intern utredning. Lagen är format-neutral så länge verifikationen innehåller datum, belopp, motpart, beskrivning och kan kopplas till en bokföringspost.

Hur länge måste verifikationer sparas? Sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutats, enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen. Verifikationer från räkenskapsår 2024 ska sparas till och med 31 december 2031. Regeln gäller all räkenskapsinformation, inte bara verifikationer.

Får jag slänga pappersoriginalen om jag fotograferar dem? Ja, sedan 1 juli 2024. Tidigare krävdes att pappersoriginal sparades i tre år utöver den digitala kopian. Numera räcker det att överföra till digital form (foto, skanning, e-faktura), och originalet får förstöras direkt. Den digitala kopian måste vara fullt läsbar och sparas i sju år.

Måste verifikationer numreras i kronologisk ordning? Ja, i en obruten serie efter datum för affärshändelsen. Hoppar du från V42 till V44 måste det framgå varför V43 saknas (annullerad, makulerad eller liknande). Oförklarade luckor är en signal till Skatteverket att något kan ha bokförts felaktigt.

Var hittar jag exakt vad bokföringslagen säger? Den fullständiga lagtexten finns på Riksdagens webbplats under SFS 1999:1078. Bokföringsnämnden (BFN) tolkar och utvecklar god redovisningssed, och deras allmänna råd och vägledningar är de viktigaste stödtexterna efter själva lagen.