Verktyg

Styrelseprotokoll: mall

En mall för styrelseprotokoll i aktiebolag, med de punkter aktiebolagslagen kräver: vilka som var närvarande, om styrelsen var beslutför, besluten punkt för punkt, och vem som skriver under och justerar. Kopiera texten och fyll i hakparenteserna.

PROTOKOLL nr [nr] fört vid styrelsesammanträde i [Bolaget AB], org.nr [556xxx-xxxx]

Dag och ort: [datum] kl. [tid], [ort] (eller: sammanträdet hölls digitalt)

Närvarande: [namn], styrelseordförande; [namn], styrelseledamot; [namn], styrelseledamot
Frånvarande: [namn], styrelseledamot
[antal] av styrelsens [antal] ledamöter var närvarande. Styrelsen var beslutför (8 kap. 21 §).

§ 1 Sammanträdets öppnande
Ordföranden förklarade sammanträdet öppnat.
Beslut: Att [namn] för protokollet och att [namn] jämte ordföranden justerar det.

§ 2 Godkännande av dagordning
Beslut: Att godkänna dagordningen.

§ 3 [Ärende, t.ex. Firmateckning]
Styrelsen gick igenom hur bolagets firma ska tecknas.
Beslut: Att bolagets firma tecknas av styrelsen samt av [namn] ensam. Beslutet ska anmälas till Bolagsverket.
Avvikande mening: [namn] ansåg att [ståndpunkt]. (tas med bara om någon begärt det, 8 kap. 24 §)

§ 4 Sammanträdets avslutande
Då inga ytterligare ärenden förelåg förklarade ordföranden sammanträdet avslutat.

Vid protokollet                      Justeras
______________________              ______________________
[namn], protokollförare             [namn], ordförande

                                    ______________________
                                    [namn], justerare

Vad protokollet måste innehålla

Lagen säger lite och menar det: vid styrelsens sammanträden ska det föras protokoll, och de beslut styrelsen fattat ska antecknas (8 kap. 24 §). Resten är praxis som gör protokollet användbart i efterhand: dag och ort, vilka som var närvarande, om styrelsen var beslutför, och ett tydligt beslut per ärende, gärna formulerat som en mening som börjar med "Att". En ledamot eller den verkställande direktören har rätt att få en avvikande mening antecknad.

Underskrift och justering

Protokollföraren skriver under. Ordföranden justerar, om hen inte fört protokollet själv, och när styrelsen har flera ledamöter justerar också en ledamot som styrelsen utser. Justeringen är intyget att protokollet återger vad som beslutades. Skrivs protokollet under elektroniskt gäller samma personer; formen är fri.

Nummerföljd och förvaring

Protokollen förs i nummerföljd och förvaras betryggande (8 kap. 26 §). Det enklaste är en löpande serie över bolagets hela livstid, där numret sätts när protokollet är justerat. Ett utkast har inget nummer, och ett justerat protokoll ändras inte: ett fel rättas i ett nytt protokoll som hänvisar till det gamla.

Vanliga frågor

Måste ett aktiebolag föra styrelseprotokoll?
Ja. Vid styrelsens sammanträden ska det föras protokoll, och de beslut styrelsen fattat ska antecknas (aktiebolagslagen 8 kap. 24 §). Det gäller också ett bolag med en enda ledamot: då justeras protokollet av den som fört det.
Vem skriver under ett styrelseprotokoll?
Protokollet undertecknas av den som fört det. Ordföranden justerar det, om hen inte själv fört protokollet. Har styrelsen flera ledamöter ska det också justeras av en ledamot som styrelsen utser (8 kap. 24 §).
När är styrelsen beslutför?
När mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande, om inte bolagsordningen kräver fler (8 kap. 21 §). Suppleanter räknas bara när de tjänstgör, och en jävig ledamot räknas inte som närvarande i det ärendet (8 kap. 23 §).
Hur ska protokollen numreras och förvaras?
Styrelsens protokoll ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt (8 kap. 26 §). Numret sätts när protokollet är justerat och används aldrig om.
Vad gäller i ett bolag med en enda aktieägare?
Avtal mellan den enda aktieägaren och bolaget, utöver löpande affärer på sedvanliga villkor, ska antecknas i eller läggas till styrelsens protokoll (8 kap. 25 §).
Måste protokollet skickas till Bolagsverket?
Nej, inte som regel. Vissa anmälningar, till exempel ny firmateckning eller ny styrelse, kräver att en kopia av protokollet bifogas. Då är det bolaget självt som skickar in det.

Skriv protokollet där bokföringen är

I Astrid skriver du styrelseprotokollet och årsstämmoprotokollet med styrelsen och aktieägarna ifyllda, numret sätts när du justerar, PDF:en arkiveras med bolagets övriga handlingar och var och en skriver under med sitt konto eller via en länk.

Kom igång med Astrid