Bokföra friskvård

Friskvårdsbidrag bokförs på 7699 Övriga personalkostnader. Kostnaden är avdragsgill för företaget och skattefri för den anställda, förutsatt att förmånen håller sig inom reglerna för personalvårdsförmån.

Undvik 7621 Sjuk- och hälsovård, avdragsgill. Det kontot hör till hälso- och sjukvård, alltså företagshälsovård och rehabilitering, som är en annan skatterättslig kategori än personalvårdsförmån. Hamnar friskvården där blir raden i resultaträkningen missvisande.

Villkoren står i lagen, beloppet gör det inte

Personalvårdsförmåner ska inte tas upp till beskattning. Med det avses förmåner av mindre värde som inte är en direkt ersättning för utfört arbete, utan består av enklare åtgärder för att skapa trivsel i arbetet (11 kap. 11 § inkomstskattelagen). Enligt 12 § räknas dit bland annat möjlighet till enklare slag av motion och annan friskvård.

Paragraf 11 räknar också upp vad som inte är en personalvårdsförmån, och tre av punkterna fäller flest upplägg:

• rabatter
• förmåner som den anställde får byta ut mot kontant ersättning
• förmåner som inte riktar sig till hela personalen

Det sista är det vanligaste felet. Ett friskvårdsbidrag till några utvalda är inte en personalvårdsförmån, oavsett belopp, och ska då förmånsbeskattas som lön.

Lägg märke till att lagen inte nämner någon summa. Gränsen på 5 000 kronor per anställd och år är Skatteverkets tolkning av "mindre värde", precis som julgåvans 600 kronor. Det betyder att den kan ändras utan att lagen rörs.

Konteringsexempel

En anställd köper ett gymkort för 3 500 kr inklusive 25 procent moms som utlägg för arbetsgivarens räkning, och lämnar in originalkvittot.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7699	Övriga personalkostnader	2 800 kr
2641	Debiterad ingående moms	700 kr
1930	Företagskonto		3 500 kr

Ingen förmån redovisas i arbetsgivardeklarationen så länge villkoren är uppfyllda.

Momsen förtjänar ett eget stycke, för här går en gräns som ofta missförstås. Skatteverket anser att en arbetsgivare har rätt till avdrag för ingående skatt på inköp av sådan motion och friskvård som är skattefri vid inkomstbeskattningen. Avdragsrätten gäller både när arbetsgivaren betalar leverantören direkt och när den anställda gör ett utlägg för arbetsgivarens räkning. Att kvittot bär den anställdas namn hindrar alltså inte avdraget, förutsatt att handlingen i övrigt uppfyller fakturakraven i 17 kap. mervärdesskattelagen.

Det som däremot inte ger avdragsrätt är en ren kostnadsersättning, alltså när arbetsgivaren betalar ut ett belopp som ska täcka den anställdas egna kostnader. Skillnaden ligger i om köpet görs för arbetsgivarens räkning eller inte, inte i vems namn som står på kvittot.

Naturaförmån saknar fast gräns

Här sitter den skillnad som gör mest ekonomisk nytta att känna till.

De 5 000 kronorna gäller friskvårdsbidrag, alltså när du ersätter den anställda mot kvitto. Betalar företaget i stället gymkortet direkt till gymmet är det en naturaförmån, och där finns enligt Skatteverket ingen fast beloppsgräns för vad som är av mindre värde. Erbjuder du samtliga anställda ett årskort på ett angivet gym räknas det som av mindre värde och enklare slag även om kostnaden överstiger 5 000 kronor.

Erbjuder du både naturaförmån och friskvårdsbidrag kan gränsen sammantaget överskridas utan att förmånen blir skattepliktig.

Vem som betalar avgör alltså mer än beloppet gör. Konteringen är densamma, men den skattemässiga bedömningen är det inte.

När det blir skattepliktigt i stället

Överskrids gränsen för friskvårdsbidrag, eller brister något av villkoren, är hela beloppet en skattepliktig förmån. Då tillkommer arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet och redovisning på individuppgift i arbetsgivardeklarationen, och skatteavdrag ska göras på den anställdas lön. Kostnaden är fortfarande avdragsgill för företaget.

Exemplet nedan visar bara avgiftsdelen. Skatteavdraget hanteras i lönekörningen och syns därför inte här.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7699	Övriga personalkostnader	6 000 kr
1930	Företagskonto		6 000 kr
7512	Arbetsgivaravgifter för förmånsvärden	1 885 kr
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		1 885 kr

Arbetsgivaravgiften är beräknad med 31,42 procent på 6 000 kronor.

Vanliga misstag

1. Att erbjuda friskvård till bara några. Förmånen ska rikta sig till hela personalen för att vara skattefri.
2. Att låta den anställda välja pengar i stället. En förmån som kan bytas mot kontanter är ingen personalvårdsförmån.
3. Att avstå momsavdraget för att kvittot står på den anställda. Är köpet ett utlägg för arbetsgivarens räkning är momsen avdragsgill. Det är en ren kostnadsersättning som saknar avdragsrätt.
4. Att tro att 5 000 kronor står i lagen. Beloppet är Skatteverkets tolkning av "mindre värde".
5. Att beskatta bara överskjutande del. Spricker gränsen för friskvårdsbidraget är hela beloppet en skattepliktig förmån.
6. Att tillämpa 5 000-gränsen på ett gymkort företaget betalar direkt. Det är en naturaförmån och har ingen fast gräns.

Vilka aktiviteter som godkänns och hur gränsen tillämpas i praktiken går vi igenom i guiden om friskvårdsbidrag. Reglerna för andra skattefria förmåner finns i gåvor till anställda.