Signera årsredovisning digitalt: vem som skriver under och i vilken ordning

Att signera årsredovisningen digitalt är två olika underskrifter, före och efter stämman. Först skriver samtliga styrelseledamöter under själva årsredovisningen, och den verkställande direktören om en sådan är utsedd. Görs det elektroniskt ska det vara en avancerad elektronisk underskrift enligt EU:s eIDAS-förordning (årsredovisningslagen 2 kap. 7 §). Efter bolagsstämman skriver sedan en styrelseledamot eller vd under fastställelseintyget i Bolagsverkets e-tjänst med svensk e-legitimation, till exempel mobilt BankID. Har ingen i styrelsen e-legitimation skickas årsredovisningen in på papper. Bolagsverket tar för närvarande bara emot årsredovisningar digitalt från aktiebolag. Föreningar och övriga företagsformer skickar in på papper. Den här texten hör till guiden om bokslut, och vad dokumentet innehåller står i årsredovisningen.

Vem skriver under vad

Bolagsverket räknar också arbetstagarrepresentanter som ingår i styrelsen till dem som skriver under årsredovisningen. En suppleant som redan är invald kan ersätta en ledamot vid underskriften och ska då skriva under som suppleant. En ledamot kan inte ge någon annan fullmakt att skriva under. Det är den styrelse och vd som senast är anmäld till Bolagsverket på dagen för underskriften som skriver under.

Fastställelseintyget kan inte heller skrivas under av ett ombud. En redovisningskonsult kan ladda upp filen åt bolaget, men intyget skriver en styrelseledamot eller vd under, digitalt och på papper.

Steg för steg

1. Datera och skriv under årsredovisningen Lagen kräver att årsredovisningen dateras och anger dagen den undertecknades (2 kap. 7 §). Bolagsverket vill se underskrift, namnförtydligande och datum. Skriver alla under samma dag räcker ett datum, annars anges varje datum. Originalet får vara på papper eller elektroniskt, så du kan skriva under på papper och ändå lämna in digitalt.
2. Använd rätt sorts e-underskrift om originalet är elektroniskt En inklistrad bild av namnteckningen är en enkel elektronisk underskrift och räcker inte. Det ska vara en avancerad elektronisk underskrift. Skickar ni senare in en papperskopia av det elektroniska originalet ska det framgå att den skrivits under elektroniskt och av vem, i vissa fall också när. Syns det inte i handlingen kan en logg eller verifikatsida skickas med.
3. Lämna till revisorn, om bolaget har en Årsredovisningen ska lämnas till revisorn senast sex veckor före stämman (årsredovisningslagen 8 kap. 2 §), och revisionsberättelsen till styrelsen senast tre veckor före (aktiebolagslagen 9 kap. 28 §). Revisorn gör på årsredovisningen en hänvisning till revisionsberättelsen och skriver under berättelsen.
4. Håll stämman Ordinarie bolagsstämma hålls inom sex månader från räkenskapsårets utgång (aktiebolagslagen 7 kap. 10 §). Där fastställs resultat- och balansräkningen och resultatet disponeras. Enligt Bolagsverket är fastställelsedagen dagen då årsstämman hölls.
5. Ladda upp en avskrift Ur ett program som stöder digital inlämning laddas en elektronisk avskrift i formatet iXBRL upp, med revisionsberättelsen om det finns en. En PDF tar e-tjänsten inte emot. Den som laddar upp anger personnummer och e-postadress till den ledamot eller vd som ska skriva under intyget.
6. Skriv under intyget och skicka in Den inbjudna loggar in med sin e-legitimation, granskar handlingarna, skriver under fastställelseintyget och skickar in. Först då har handlingarna kommit in till Bolagsverket, och en kvittens visas direkt i e-tjänsten.

Intyget ska ange att resultat- och balansräkningen har fastställts, vilken dag, och vad stämman beslutade om vinsten eller förlusten (8 kap. 3 §). Med intyget bekräftar du också att avskriften, med styrelsens underskrifter, stämmer med originalet. Bestyrkta kopior ska ha kommit in inom en månad efter stämman.

Om en ledamot inte håller med

Har en ledamot anmält en avvikande mening ska yttrandet fogas till årsredovisningen, i ett bolag med styrelse dock bara om meningen har antecknats till styrelsens protokoll (2 kap. 7 §). Enligt Bolagsverket kan ledamoten inte vägra att skriva under och skriver alltså ändå under. Har meningen antecknats i styrelseprotokollet lämnas protokollet in tillsammans med årsredovisningen.

Vanliga misstag

1. Intyget skrivs under före stämman eller med fel dag Fastställelsedagen är dagen då stämman hölls. Ladda upp först när stämman har fastställt räkningarna.
2. Konsulten ska skriva under intyget med fullmakt Det går inte, varken digitalt eller på papper. Ombudet laddar upp, en ledamot eller vd skriver under.
3. BankID-inloggningen tas för styrelsens underskrift Det som skrivs under i e-tjänsten är fastställelseintyget. Årsredovisningen ska redan vara underskriven av hela styrelsen och en eventuell vd.
4. Revisionsberättelsen saknas i uppladdningen Skrivs intyget under innan den är uppladdad går årsredovisningen in utan den, och då får årsredovisningen skickas in igen tillsammans med revisionsberättelsen.
5. Filen blir liggande Den som ska skriva under har 21 dagar på sig. Därefter tas filen bort och måste laddas upp igen.
6. Ny styrelse som inte är anmäld Då är det den förra, anmälda styrelsen som skriver under.

Astrid lämnar inte in årsredovisningen till Bolagsverket och är inte själv ett av programmen som laddar upp iXBRL-filen. Vad lagen säger om digital inlämning, och vad som gäller om förseningsavgiften, står i digital inlämning av årsredovisning. Hur en K2-årsredovisning för ett litet aktiebolag är uppbyggd står i K2-årsredovisning. Astrid Bas är gratis upp till 50 verifikationer per månad för den löpande bokföringen, och årsredovisning enligt K2 ingår i Astrid Go, 89 kr/mån exkl. moms när du betalar för ett helt år (1 068 kr första året om du börjar senast 31 januari, sedan 1 990 kr per år), eller 249 kr/mån, utan bindningstid. Kom igång.