Kassabok: vem som behöver en och hur du för denvem som behöver en och hur du för den

En kassabok är den löpande redovisningen av ett företags kontanta in- och utbetalningar. Driver du verksamhet med kontant försäljning, en butik, ett kafé eller en marknadsplats, behöver du hålla ordning på kontanterna dag för dag, och i de flesta fall registrera försäljningen i ett certifierat kassaregister. Den här guiden går igenom vad en kassabok är, vem som omfattas av kassaregisterkravet, hur du bokför dagskassan i rätt tid och hur du hanterar kassadifferenser. Kassaboken är en del av den löpande bokföringen och bygger på samma krav på verifikationer som all annan bokföring.

Vad är en kassabok?

En kassabok är en löpande dokumentation av alla kontanta in- och utbetalningar i verksamheten. I den registrerar du dagens kontanta affärshändelser och knyter dem till underlag, precis som i den övriga bokföringen. Begreppet är en redovisningsterm snarare än en egen lagdefinition: den juridiska grunden är bokföringslagens krav på att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras, och möjligheten att dokumentera en dags kontantförsäljning med en gemensam verifikation.

I moderna bokföringsprogram finns ingen separat "kassabok" som en fysisk bok. I stället förs kontantkassan på ett konto i bokföringen, typiskt 1910 Kassa, och varje dags försäljning bokförs som en dagskassa. För den som fortfarande arbetar med papper eller kalkylark fyller kassaboken samma funktion: en kronologisk lista över vad som kommit in och gått ut kontant, med ett löpande saldo.

Måste du ha ett kassaregister?

De flesta som säljer mot kontant betalning omfattas av kassaregisterkravet. Reglerna finns i skatteförfarandelagen och innebär att försäljning mot kontant betalning eller kort ska registreras i ett certifierat (tillverkardeklarerat) kassaregister. Med kontant betalning menas sedlar och mynt, men även presentkort. Betalning med kort och elektroniska tjänster som Swish räknas som kortbetalning, och omfattas också av kravet.

Det viktigaste undantaget gäller försäljning av obetydlig omfattning. Säljer du kontant eller mot kort för högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader behöver du inget certifierat kassaregister. Med prisbasbeloppet 59 200 kr för 2026 går gränsen vid 236 800 kr (4 × 59 200 kr). Gränsen uttrycks i prisbasbelopp och räknas därför om varje år.

Det finns även andra undantag, bland annat för verksamheter som är befriade från skattskyldighet (stat, kommun, region och vissa ideella föreningar). Är du osäker på om din försäljning omfattas, kontrollera mot Skatteverket. Tänk på att Swish och kort räknas in i underlaget för fyra-prisbasbeloppsgränsen, även om de inte är kontanter.

Bokför kontanterna i rätt tid

Kontanter har en strängare tidsregel än annan bokföring. Enligt bokföringslagen (5 kap. 2 §) ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag, medan andra affärshändelser får vänta något. Säljer du kontant på måndagen ska måndagens kassa alltså vara bokförd senast på tisdagen.

Skälet är kontrollen: kontanter är lätta att tappa bort eller blanda ihop, och en daglig bokföring gör att kassan stämmer löpande. Registrerar du försäljningen i ett certifierat kassaregister finns en uppmjukning som tillåter att själva bokföringen senareläggs något, men huvudregeln för kontanter är nästa arbetsdag. Den löpande rutinen beskrivs närmare i guiden om löpande bokföring.

Dagskassa: så bokför du dagens försäljning

Du behöver inte bokföra varje enskild transaktion. Vid dagens slut tar du ut en dagsrapport (Z-rapport) ur kassaregistret och bokför hela dagens försäljning som en gemensam verifikation. Det är detta bokföringslagen tillåter för kontant försäljning.

Dagskassan delas upp på försäljning, moms och betalsätt. Sålde du för 12 500 kr inklusive 25 procent moms, varav 6 000 kr kontant, 4 000 kr med kort och 2 500 kr med Swish, blir konteringen:

Debet:  1910 Kassa (kontant)                6 000 kr
Debet:  1580 Fordringar kontokort           4 000 kr
Debet:  1930 Företagskonto (Swish)          2 500 kr
Kredit: 3001 Försäljning (25 % moms)       10 000 kr
Kredit: 2611 Utgående moms 25 %             2 500 kr

Den kontanta delen hamnar på kontot 1910 Kassa, medan kortbetalningarna ligger kvar som en fordran på 1580 tills inlösenföretaget betalar ut dem. Swish är däremot kopplat till företagskontot, så den delen bokförs direkt mot banken (1930) eftersom pengarna går in på kontot i stort sett samma dag. Försäljningen redovisas exklusive moms med den utgående momsen separat. Har du flera momssatser delas försäljningen upp per sats. Ett kafé kan till exempel ha 12 procent moms på serveringen och 25 procent på vissa varor, och då bokförs dagskassan på ett försäljningskonto per momssats även om allt kommer från samma Z-rapport. Summan av delbeloppen ska alltid stämma med dagskassans totalsumma, annars är något felregistrerat.

Kassadifferenser och hur du bokför dem

En kassadifferens är skillnaden mellan vad kassaregistret säger att kassan borde innehålla och vad du faktiskt räknar fram i kassalådan. Den uppstår lätt vid felväxling eller en missad registrering. Ett underskott betyder mindre pengar än registrerat, ett överskott mer.

Differensen bokförs så att kontot 1910 Kassa stämmer med den verkligt räknade kassan. I praktiken används oftast konto 3740 Öres- och kronutjämning:

• Underskott (för lite i kassan): debet 3740, kredit 1910 Kassa.
• Överskott (för mycket i kassan): debet 1910 Kassa, kredit 3740.

Fortsätter exemplet ovan: bokföringen säger att lådan borde innehålla 6 000 kr kontant, men du räknar bara fram 5 980 kr. Differensen är ett underskott på 20 kr:

Debet:  3740 Öres- och kronutjämning   20 kr
Kredit: 1910 Kassa                     20 kr

Efter detta visar kontot 1910 Kassa 5 980 kr, vilket stämmer med den fysiska kassan. Konto 3740 är det vanligaste valet och används även för öresavrundning, men det är två olika saker: öresavrundning är avrundning av ett totalbelopp, en kassadifferens är pengar som faktiskt fattas eller blivit över. Större eller återkommande differenser kan behöva bokföras på ett särskilt konto.

Vanliga misstag

1. Bokföra kontanterna för sent. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag, inte i klump vid månadsskiftet.
2. Sakna kassaregister utan att uppfylla undantaget. Tror du att du klarar dig utan kassaregister, kontrollera att din kontanta försäljning verkligen ligger under fyra prisbasbelopp (236 800 kr för 2026).
3. Glömma att Swish räknas in. Swish och kort är inte kontanter, men de räknas ändå med i underlaget för kassaregistergränsen.
4. Inte räkna kassan. Utan en daglig avstämning mot Z-rapporten upptäcks varken stölder, felväxlingar eller registreringsfel.
5. Blanda ihop privat och kassa. Ta aldrig pengar ur kassalådan för privata utlägg utan att bokföra det. Kassan ska alltid spegla bokföringen, vilket också är grunden i bankavstämning och i verifikationskravet.

FAQ

Vad är en kassabok? Den löpande redovisningen av ett företags kontanta in- och utbetalningar. I dag förs den oftast som ett konto i bokföringen (1910 Kassa) snarare än en fysisk bok, men funktionen är densamma: en kronologisk dokumentation av kontanthandeln med underlag.

Måste alla ha ett kassaregister? Nej. Huvudregeln är att försäljning mot kontant betalning eller kort ska registreras i ett certifierat kassaregister, men det finns undantag. Det vanligaste är försäljning av obetydlig omfattning: högst fyra prisbasbelopp inklusive moms per räkenskapsår, vilket för 2026 är 236 800 kr.

När ska kontant försäljning bokföras? Senast påföljande arbetsdag, enligt bokföringslagen. Det är en strängare regel än för annan bokföring, just för att kontanter ska stämmas av löpande.

Räknas Swish som kontant betalning? Nej, Swish och kortbetalningar räknas som kortbetalning, inte kontant. Men de omfattas också av kassaregisterkravet och räknas in i underlaget för fyra-prisbasbeloppsgränsen.

Hur bokför jag en kassadifferens? Vanligen mot konto 3740 Öres- och kronutjämning, så att kontot 1910 Kassa stämmer med den verkligt räknade kassan. Ett underskott bokförs som debet 3740 och kredit 1910, ett överskott tvärtom.