Bankavstämning: så gör du och varför det är viktigtså gör du och varför det är viktigt

Bankavstämning innebär att du jämför saldot på företagets bankkonto med bankkontots saldo i bokföringen, och förklarar varje skillnad mellan de två. Stämmer de inte överens har något bokförts fel, hamnat i fel period eller fallit bort helt. Avstämningen är en av de viktigaste kontrollerna i den löpande bokföringen och en förutsättning för ett korrekt bokslut. I vår kompletta guide till bokföring sätter vi in avstämningen i helheten. Den här artikeln går igenom vad bankavstämning är, hur du gör steg för steg, vilka differenser som är vanligast och hur ofta du bör stämma av banken.

Vad är bankavstämning?

Bankavstämning är kontrollen som säkerställer att det banksaldo du har bokfört faktiskt motsvarar pengarna på kontot. I bokföringen registreras banken normalt på konto 1930 (företagskonto) enligt BAS-kontoplanen. Varje gång du bokför en kundinbetalning, en leverantörsbetalning eller en bankavgift förändras saldot på 1930. Banken för samtidigt sin egen liggare över exakt samma konto, och den liggaren ser du i kontoutdraget.

När du stämmer av banken lägger du de två bredvid varandra: huvudbokens saldo på 1930 och saldot enligt kontoutdraget per samma datum. Idealet är att de är identiska. I praktiken uppstår nästan alltid någon skillnad, och poängen med avstämningen är inte bara att konstatera att en differens finns, utan att kunna förklara exakt vad den beror på.

Kontoutdraget är här den externa sanningen. Banken har ingen anledning att räkna fel på ditt saldo, så när bokföringen och kontoutdraget skiljer sig är det nästan alltid bokföringen som behöver rättas. Att stämma av banken är därför att låta verkligheten korrigera bokföringen, inte tvärtom. Det är samma princip som gör att avstämningen fångar både slarvfel och rena glömskor innan de hinner följa med vidare in i moms och bokslut.

Så gör du en bankavstämning steg för steg

Själva avstämningen följer samma rutin oavsett om du gör den manuellt eller i ett bokföringsprogram. Stäm av en period i taget, oftast en kalendermånad.

1. Ta fram kontoutdraget. Ladda ner kontoutdraget från banken för den period du ska stämma av, och notera ingående och utgående saldo.
2. Ta fram huvudboken. Skriv ut eller öppna kontot 1930 i bokföringen för samma period. Det utgående saldot här är det du ska jämföra mot kontoutdraget.
3. Pricka av post för post. Gå igenom raderna och matcha varje transaktion på kontoutdraget mot motsvarande verifikation i bokföringen. Bocka av det som stämmer.
4. Lista det som inte matchar. Allt som finns på kontoutdraget men saknas i bokföringen, eller tvärtom, hamnar på en differenslista.
5. Bokför det som fattas. Avgifter, räntor och inbetalningar som banken registrerat men som du inte bokfört bokförs nu, med rätt datum och konto.
6. Stäm av igen. När differenserna är förklarade och bokförda ska huvudbokens saldo på 1930 vara exakt lika med kontoutdragets saldo. Då är perioden avstämd.

Avstämningen hänger tätt ihop med den löpande bokföringen. Ju mer aktuell bokföringen är, desto färre och mindre blir differenserna, och desto snabbare går avstämningen.

Vanliga differenser och hur du rättar dem

De flesta differenser går att hänföra till en handfull återkommande orsaker. Känner du igen dem hittar du felet på minuter i stället för timmar.

• Ej bokförda bankavgifter och räntor. Banken drar avgifter och räntor direkt från kontot utan att skicka en separat faktura. De syns på kontoutdraget men glöms ofta i bokföringen. Bokför avgifter på konto 6570 (bankkostnader) och räntor på relevant konto i kontoklass 8.
• Inbetalningar och betalningar som inte bokförts. En kundinbetalning eller ett autogiro som finns på kontoutdraget men ännu inte registrerats i bokföringen. Det här är den vanligaste orsaken till att banken visar ett högre saldo än huvudboken.
• Tidsskillnader. En utbetalning är bokförd men har ännu inte lämnat kontot, eller tvärtom. Differensen löser sig själv nästa period, men ska ändå noteras så att du vet att den är känd.
• Dubbletter och felaktiga belopp. Samma faktura bokförd två gånger, eller ett belopp som slagits in fel. Här rättar du den felaktiga verifikationen i stället för att bokföra något nytt.
• Öresavrundningar. Småskillnader på ören som uppstår vid avrundning bokförs mot konto 3740 (öres- och kronutjämning).

Tips: Spara differenslistan för varje månad. Ett återkommande mönster, till exempel en bankavgift som alltid glöms, är enklare att bygga in i rutinen när du ser det svart på vitt.

En avstämd bank är beviset på att bokföringen speglar verkligheten, inte tvärtom.

Exempel: avstämning av en månad

Anta att du stämmer av juni. Du tar fram kontoutdraget och huvudbokens konto 1930 per den 30 juni och ställer dem mot varandra.

Post	Belopp
Saldo enligt kontoutdrag 30 juni	86 100 kr
Saldo enligt huvudbok, konto 1930	84 250 kr
Differens	1 850 kr

När du prickar av raderna hittar du orsaken: en kundinbetalning på 1 850 kr kom in på kontot den 28 juni men bokfördes aldrig, eftersom fakturan låg kvar som obetald kundfordran på konto 1510. Du bokför inbetalningen:

Debet  1930 Företagskonto      1 850 kr
Kredit 1510 Kundfordringar     1 850 kr

Efter den här verifikationen blir huvudbokens saldo på 1930 lika med 84 250 + 1 850 = 86 100 kr, exakt samma som kontoutdraget. Differensen är förklarad och bokförd, och juni är avstämd. Lägg märke till att avstämningen i det här fallet inte bara rättade banksaldot, utan också nollade en kundfordran som annars hade legat kvar som obetald trots att kunden faktiskt betalat.

Hur ofta bör du stämma av banken?

Det finns inget krav i bokföringslagen som uttryckligen säger "stäm av banken varje månad". Däremot kräver lagen att affärshändelser bokförs löpande: enligt Skatteverket ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast nästa arbetsdag och övriga affärshändelser så snart som möjligt. För att bokföringen ska ge en rättvisande bild blir regelbunden avstämning i praktiken nödvändig.

En rimlig rytm för de flesta företag:

• Varje månad som grundrutin, gärna i samband med att du redovisar moms. Då vet du att underlaget till momsredovisningen bygger på en avstämd bokföring.
• Varje kvartal kan räcka för mycket små verksamheter med få transaktioner, men risken är att fel hinner växa sig större innan de upptäcks.
• Alltid inför bokslut. Bankkontot är ett av de konton som måste vara avstämt innan du kan stänga räkenskapsåret. Se vår checklista för bokslut för hela genomgången.

Automatisera bankavstämningen

Den manuella avstämningen är mekanisk och tidskrävande: du prickar av rad efter rad och letar efter den enda post som inte stämmer. Det är precis den sortens arbete som ett modernt bokföringsprogram tar över. Med en direktkoppling till banken hämtas transaktionerna automatiskt, matchas mot bokförda verifikationer och föreslås för kontering. Du behöver bara titta på det som programmet inte kan matcha på egen hand.

Automatiseringen tar inte bort behovet av att förstå avstämningen. Den tar bort det repetitiva avprickandet och låter dig lägga tiden på att förklara de få differenser som faktiskt kräver ett beslut. Resultatet är detsamma som vid en manuell avstämning, en bokföring som speglar kontoutdraget krona för krona, men du kommer dit på en bråkdel av tiden. Vill du se hur det fungerar på din egen bokföring kan du boka en demo, så går vi igenom uppkopplingen mot Fortnox och den första avstämningen tillsammans.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan bankavstämning och bokföring? Bokföring är att registrera affärshändelserna. Bankavstämning är kontrollen efteråt som verifierar att det bokförda banksaldot faktiskt stämmer med kontoutdraget. Avstämningen hittar det som bokförts fel eller fallit bort.

Hur ofta ska man göra bankavstämning? För de flesta företag minst en gång i månaden, gärna i samband med momsredovisningen, och alltid inför bokslut. Mycket små verksamheter kan klara sig med kvartalsvis avstämning, men ju oftare du stämmer av desto mindre blir differenserna.

Vad gör jag om bankavstämningen inte stämmer? Gå igenom differensen post för post. Leta efter ej bokförda bankavgifter och räntor, inbetalningar som saknas i bokföringen, tidsskillnader och dubbletter. När varje krona i differensen är förklarad och rättad ska saldona vara lika.

Vilket konto används för banken i bokföringen? Vanligtvis konto 1930 (företagskonto) enligt BAS-kontoplanen. Har företaget flera bankkonton används flera konton i 19-serien, och varje konto stäms av för sig.

Måste man göra bankavstämning enligt lag? Bokföringslagen använder inte ordet bankavstämning, men den kräver att bokföringen ger en rättvisande bild och att affärshändelser bokförs löpande. För att uppfylla det, och för att kunna göra ett korrekt bokslut, är avstämning i praktiken nödvändig.