Kvitto

Ett kvitto är ett underlag som styrker att ett köp har skett och vilket belopp som betalats. I bokföringen fungerar kvittot som en verifikation: det är beviset bakom en bokförd kostnad eller intäkt, och utan det får du normalt inte dra av kostnaden eller momsen. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, går igenom vad ett kvitto måste innehålla, skillnaden mellan kvitto och faktura, när du som säljare måste ge kunden ett kvitto via kassaregister, hur länge kvitton ska sparas och vad som gäller för digitala kvitton sedan bokföringslagen mjukades upp 2024. Du får också en kvitto-mall, en checklista och ett konkret räkneexempel.

Vad är ett kvitto och varför är det viktigt?

Ett kvitto är en handling som visar att en betalning har genomförts. Det upprättas av säljaren och lämnas till köparen vid kontant- eller kortköp, till skillnad från en faktura som skickas för betalning i efterhand. I redovisningssammanhang är kvittot framför allt ett underlag som styrker en affärshändelse.

För dig som driver företag har kvittot två roller:

• Som köpare behöver du kvittot för att kunna bokföra utgiften och dra av momsen. Ett borttappat kvitto innebär i praktiken att kostnaden inte kan styrkas, och då kan Skatteverket underkänna både avdraget och momsavdraget.
• Som säljare ska du i många fall ta fram ett kvitto ur ett certifierat kassaregister och erbjuda det till kunden vid varje försäljning.

Kvittot är alltså inte en formalitet utan själva grunden för att en post i bokföringen ska hålla vid en granskning. Det är därför verifikationskedjan, från kvitto till bokförd post, måste gå att följa.

Kvittot som verifikation: kraven i bokföringslagen

I bokföringen blir kvittot en verifikation, och då gäller bokföringslagens (1999:1078) krav. Enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen ska en verifikation innehålla följande uppgifter:

Uppgift	Innebörd
Verifikationsdatum	När verifikationen sammanställdes
Affärshändelsens datum	När köpet faktiskt skedde
Vad affärshändelsen avser	Vad som köpts: "kontorsmaterial", "lunch", inte "diverse"
Belopp	Totalbeloppet, med momsen särskild
Motpart	Vem den andra parten är (säljaren)
Hänvisning till underlag	Koppling till själva kvittot eller kvittobilden
Verifikationsnummer	Unik identifierare i en obruten serie

Ett vanligt butikskvitto innehåller de flesta av dessa uppgifter direkt: säljarens namn och organisationsnummer, datum, vad som köpts, belopp och moms. Det du själv lägger till i bokföringen är verifikationsnumret och, vid behov, en tydligare beskrivning av vad köpet avser. Saknas en uppgift är verifikationen formellt ofullständig, och då kan posten ifrågasättas. Mer om hur en verifikation byggs upp finns i guiden om verifikation i bokföring.

Obs: Ett kvitto som bara säger "Diverse 850 kr" räcker inte. Komplettera med en notering om vad köpet avser, annars är beskrivningskravet inte uppfyllt.

Kvitto vs faktura: vad är skillnaden?

Kvitto och faktura är två olika underlag som ofta blandas ihop. Båda kan fungera som verifikation, men de används vid olika tillfällen.

	Kvitto	Faktura
När	Vid direkt betalning (kontant, kort, Swish)	Skickas för betalning i efterhand
Visar	Att betalning skett	Ett betalningskrav med förfallodatum
Vanlig vid	Butiksköp, restaurang, småinköp	Köp mellan företag, tjänster, större belopp
Köparens uppgifter	Behövs normalt inte under 4 000 kr	Krävs på fullständig faktura

För små belopp fungerar ett kvitto som en så kallad förenklad faktura. Det är därför du oftast inte behöver be om en "riktig faktura" för ett litet inköp i en butik. Köpet över en viss gräns kräver dock mer, vilket vi går igenom i avsnittet om momsavdrag nedan.

Kassaregister: när måste du ge kunden ett kvitto?

Säljer du varor eller tjänster mot kontant- eller kortbetalning är huvudregeln enligt skatteförfarandelagen att du ska ha ett certifierat kassaregister. Med kontant- och kortbetalning avses sedlar och mynt, betal- och kreditkort samt elektroniska tjänster som Swish och presentkort. Vid varje försäljning ska kassaregistret ta fram ett kvitto som erbjuds kunden.

Det finns dock undantag. Det viktigaste för många mindre verksamheter är gränsen för obetydlig kontantförsäljning: du behöver inte ha ett kassaregister om din försäljning mot kontant- eller kortbetalning uppgår till högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader (vid förkortat eller förlängt räkenskapsår justeras gränsen i motsvarande mån). Prisbasbeloppet för 2026 är 59 200 kronor, vilket innebär en gräns på 236 800 kronor (4 × 59 200 kr) för 2026.

Andra undantag enligt Skatteverket är bland annat:

• Torg- och marknadshandel av obetydlig omfattning.
• Försäljning genom automat.
• Taxiverksamhet med taxameter.

Viktigt: Om du inte är skyldig att ha ett certifierat kassaregister är du heller inte skyldig att erbjuda kvitto, men det är ofta lämpligt att ändå göra det. Gränsen på fyra prisbasbelopp följer prisbasbeloppet och ändras varje år. Kontrollera aktuellt belopp och de fullständiga undantagen på skatteverket.se.

Vad ett giltigt kvitto måste innehålla: kvitto-mall och checklista

För att ett kvitto ska fungera som underlag för momsavdrag behöver det uppfylla kraven på en förenklad faktura. En förenklad faktura får användas när totalbeloppet inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms. Enligt Skatteverket ska en förenklad faktura innehålla:

• Datum då fakturan (kvittot) utfärdades.
• Identifiering av säljaren, normalt momsregistrerings- eller organisationsnummer.
• Vilka varor eller tjänster som har sålts.
• Momsbeloppet, eller uppgifter som gör att momsen kan räknas ut (skattesatsen ska framgå).

Detta är samtidigt en användbar kvitto-mall för dig som själv skriver ut eller upprättar kvitton. En enkel checklista för ett giltigt kvitto:

1. Datum för köpet.
2. Säljarens namn och organisationsnummer eller momsregistreringsnummer.
3. Vad som sålts (en begriplig beskrivning, inte "diverse").
4. Totalbelopp inklusive moms.
5. Momsbeloppet eller momssatsen, så att momsen kan beräknas.

Överstiger köpet 4 000 kronor inklusive moms räcker det inte med en förenklad faktura för att dra av momsen. Då behöver du en fullständig faktura där även köparens namn och adress framgår. Det är därför du som företagare bör be om en fullständig faktura med dina företagsuppgifter vid större kontantköp, annars går momsavdraget förlorat.

Spara kvitton: arkivering, 7-årsregeln och termokvitton

Ett kvitto är räkenskapsinformation och ska sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutats. Regeln finns i 7 kap. 2 § bokföringslagen och gäller all räkenskapsinformation, alltså även kvitton. Ett kvitto från räkenskapsår 2026 ska därmed sparas till och med 31 december 2033.

Här uppstår ett välkänt praktiskt problem: många kvitton skrivs ut på termopapper, och texten på sådana kvitton bleknar med tiden. Ett blekt kvitto där belopp och säljare inte längre går att läsa är inte längre en giltig verifikation. Lösningen är att fotografera eller skanna termokvittot direkt, så att informationen finns kvar läsbar under hela sjuårsperioden.

Sedan en ändring i bokföringslagen som trädde i kraft 1 juli 2024 får du dessutom slänga pappersoriginalet direkt efter att informationen överförts till en annan form. Reglerna finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen. Tidigare krävdes att pappersoriginalet sparades i tre år.

Underlag	Före 1 juli 2024	Från 1 juli 2024
Papperskvitto	Original i 3 år	Foto/scan, släng original
Termokvitto	Original i 3 år (men bleknar)	Foto/scan direkt, släng original
Digitalt kvitto (PDF, e-kvitto)	Spara digitalt 7 år	Spara digitalt 7 år

Två villkor gäller för att få förstöra pappersoriginalet enligt Bokföringsnämnden:

1. Informationen ska ha överförts till en annan form (foto, skanning, digitalt kvitto).
2. Överföringen får inte innebära risk för att informationen förändras eller försvinner. Bilden ska alltså vara fullt läsbar och säkert sparad.

Den digitala kopian ska sedan finnas kvar i hela sjuårsperioden. Mer om hur du håller arkivet i ordning som en del av den löpande bokföringen finns i den guiden.

Ett termokvitto som bleknat bort är ingen verifikation. Fotografera direkt, släng sedan papperet.

Representation och utlägg: kvitto med extra krav

Vid representation ställs det extra krav på kvittot. Förutom de vanliga uppgifterna ska du anteckna syftet med representationen och vilka som deltog. Ett restaurangkvitto utan deltagarlista och syfte räcker inte för att styrka ett representationsavdrag. Skriv namn och företag för deltagarna samt anledningen (till exempel "affärsförhandling med kund") på eller i anslutning till kvittot.

Vid utlägg uppstår en annan situation. När en anställd eller delägare lägger ut för ett företagsköp med egna pengar, ett så kallat eget utlägg, är det fortfarande kvittot som är underlaget. För att företaget ska kunna ersätta utlägget och bokföra kostnaden krävs originalkvittot (eller en läsbar kopia). Tänk på att momsavdrag bara medges om kvittot uppfyller kraven på en förenklad faktura, det vill säga att säljarens organisationsnummer och momsen framgår.

Räkneexempel: bokför ett kvitto med ingående moms

Du köper kontorsmaterial för 1 250 kronor inklusive 25 % moms och betalar med företagskortet. Du fotograferar kvittot direkt i din bokföringsapp.

Först delas beloppet upp:

• Totalbelopp: 1 250 kr inkl. moms
• Moms (25 %): 1 250 × 0,20 = 250 kr
• Belopp exklusive moms: 1 250 − 250 = 1 000 kr

Konteringen blir, med konton från BAS-kontoplanen:

Debet:   6110 Kontorsmateriel        1 000
Debet:   2640 Ingående moms 25 %       250
Kredit:  1930 Företagskonto          1 250

Eftersom köpet är under 4 000 kronor inklusive moms och kvittot visar säljarens organisationsnummer och momsen, fungerar det som förenklad faktura och momsen på 250 kr får dras av. Verifikationen får ett nummer i serien, kvittobilden kopplas till numret, och pappersoriginalet kan slängas så snart fotot är sparat. Den digitala kopian ska finnas kvar i sju år, alltså till och med 31 december 2033 om köpet skedde under räkenskapsår 2026.

Vanliga misstag med kvitton

1. Borttappat eller blekt kvitto. Utan läsbart underlag underkänns både kostnaden och momsavdraget. Fotografera termokvitton direkt.
2. Köp över 4 000 kr på ett vanligt kvitto. Ett förenklat kvitto räcker inte över gränsen. Be om en fullständig faktura med företagets uppgifter, annars förlorar du momsavdraget.
3. "Diverse" som beskrivning. Beskrivningen ska vara så tydlig att en utomstående förstår köpet. Skriv vad som faktiskt köpts.
4. Representationskvitto utan syfte och deltagare. Anteckningen om vilka som deltog och varför är ett krav, inte en rekommendation.
5. Blandat pappers- och digitalt arkiv. Att ha hälften av kvittona i en skokartong och hälften i molnet leder till att något försvinner. Välj en metod, helst digital, och håll den konsekvent.

FAQ

Räknas ett kvitto som verifikation i bokföringen? Ja. Ett kvitto är ett av de vanligaste underlagen och fungerar som verifikation enligt bokföringslagen, förutsatt att det innehåller datum, vad köpet avser, belopp, moms och säljaren. I bokföringen kompletterar du med verifikationsnummer och kopplar kvittot till rätt post.

Hur länge måste jag spara kvitton? I minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutats, enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen. Ett kvitto från räkenskapsår 2026 ska sparas till och med 31 december 2033. Termokvitton som bleknar bör fotograferas så att informationen finns kvar läsbar hela perioden.

Får jag slänga papperskvittot om jag fotograferar det? Ja, sedan 1 juli 2024. När informationen har överförts till en annan form, till exempel ett foto eller en skanning, får pappersoriginalet förstöras direkt enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen. Villkoret är att överföringen inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner, så bilden måste vara läsbar och säkert sparad i sju år.

Vad måste ett kvitto innehålla för att jag ska få dra av momsen? Kvittot ska uppfylla kraven på en förenklad faktura: datum, säljarens momsregistrerings- eller organisationsnummer, vilka varor eller tjänster som sålts samt momsbeloppet eller uppgifter som gör att momsen kan beräknas. En förenklad faktura får användas upp till 4 000 kronor inklusive moms. Över den gränsen krävs en fullständig faktura med köparens uppgifter.

Måste jag alltid ge kunden ett kvitto? Om du är skyldig att ha ett certifierat kassaregister ska du ta fram ett kvitto och erbjuda det till kunden vid varje försäljning. Är din kontant- och kortförsäljning högst fyra prisbasbelopp (236 800 kr för 2026) per räkenskapsår är du undantagen från kassaregisterkravet och behöver då inte heller erbjuda kvitto, även om det ofta är lämpligt. Kontrollera aktuella belopp och undantag på skatteverket.se.