Kvittomall

En kvittomall är ett färdigt underlag du fyller i när du säljer varor eller tjänster mot direkt betalning och behöver ge kunden ett kvitto som också klarar bokförings- och momskraven. Mallen ska innehålla datum, säljarens organisationsnummer, en tydlig beskrivning av köpet, totalbelopp och moms så att kvittot fungerar som en förenklad faktura upp till 4 000 kronor inklusive moms. Den här guiden, som hör till vår kompletta guide om bokföring, ger dig en gratis textmall att kopiera, en checklista för både säljare och köpare, skillnaden mot en fullständig faktura och vanliga misstag som gör att Skatteverket underkänner underlaget. För hela regelverket kring kvitton, kassaregister och arkivering, se guiden om kvitto.

När räcker en enkel kvittomall?

En förenklad faktura får användas när totalbeloppet inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms. I praktiken betyder det att de flesta butiksköp, luncher, parkeringar och små kontorsinköp kan styrkas med ett enkelt kvitto, förutsatt att alla obligatoriska uppgifter finns med.

Situation	Räcker kvittomall?	Kommentar
Butiksköp under 4 000 kr inkl. moms	Ja	Kvittot = förenklad faktura
Restauranglunch 350 kr	Ja	Moms och org.nr ska framgå
Inköp över 4 000 kr inkl. moms	Nej	Fullständig faktura med köparens uppgifter krävs
Representation	Ja, men med tillägg	Syfte och deltagare ska antecknas
Privat köp utan org.nr	Ja som privatperson	Men inget momsavdrag i företaget

Som köpare i företaget behöver du alltså inte be om en "riktig faktura" för små belopp, så länge kvittot uppfyller kraven. Överstiger köpet 4 000 kronor inklusive moms måste du istället be säljaren om en fullständig faktura med företagets namn och adress, annars förlorar du momsavdraget.

Obligatoriska uppgifter i kvittomallen

Enligt Skatteverket ska en förenklad faktura, och därmed ett giltigt kvitto för momsavdrag, innehålla:

1. Datum då kvittot utfärdades.
2. Säljarens identifiering, normalt organisationsnummer eller momsregistreringsnummer.
3. Vilka varor eller tjänster som sålts, med en begriplig beskrivning.
4. Momsbeloppet, eller uppgifter som gör att momsen kan räknas ut (momssatsen ska framgå).

I bokföringen blir kvittot dessutom en verifikation. Då ska du som bokförare kunna koppla kvittot till rätt affärshändelse, belopp och verifikationsnummer enligt bokföringslagen. Säljarens kvittomall täcker momsreglerna; bokföraren lägger till verifikationsnummer och eventuell tydligare beskrivning i bokföringsprogrammet.

Obs: En rad som bara säger "Diverse 850 kr" räcker inte. Beskrivningen ska vara så tydlig att en utomstående förstår vad som köpts.

Gratis kvittomall att kopiera

Nedan följer en enkel textmall du kan klistra in i Word, Google Docs eller ett kassasystem. Anpassa uppgifterna till din verksamhet.

KVITTO

[Företagsnamn]
Org.nr: [XXXXXX-XXXX]
[Momsreg.nr om annat än org.nr]

Datum: [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Kvittonr: [löpnummer]

Beskrivning:
[Kort beskrivning av vara/tjänst, t.ex. "Kontorsmaterial" eller "Lunch catering"]

Antal    á-pris exkl. moms    Summa exkl. moms
[1]      [800,00 kr]          [800,00 kr]

Momssats: 25 %
Moms: [200,00 kr]

TOTALT att betala: [1 000,00 kr] inkl. moms

Betalningssätt: [Kort / Swish / Kontant]
Tack för ditt köp!

Mallen fungerar både utskriven och som PDF skickad till kundens e-post. Viktigast är att alla fyra momskraven ovan syns tydligt, inte att layouten är snygg.

Checklista innan du skickar eller skriver ut

1. Datum finns med.
2. Organisationsnummer (eller momsregistreringsnummer) finns med.
3. Beskrivningen säger vad som sålts, inte bara "diverse".
4. Totalbelopp inklusive moms framgår.
5. Momsbelopp eller momssats framgår så att momsen kan kontrolleras.
6. Köpet är under 4 000 kr inklusive moms, eller du har utfärdat fullständig faktura istället.

Kvittomall vs kassaregister

Säljer du varor eller tjänster mot kontant- eller kortbetalning är huvudregeln att du ska ha ett certifierat kassaregister och att kvittot tas fram automatiskt vid varje försäljning. Då behöver du sällan skriva en egen mall för hand, eftersom kassasystemet fyller i uppgifterna åt dig.

Du behöver inte ha kassaregister om din kontant- och kortförsäljning uppgår till högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under räkenskapsåret. Prisbasbeloppet för 2026 är 59 200 kronor, vilket ger en gräns på 236 800 kronor (4 × 59 200 kr). Inom den gränsen kan en enkel kvittomall räcka, men du är då själv ansvarig för att varje kvitto uppfyller kraven.

När kvittomallen inte räcker: fullständig faktura

Överstiger försäljningen 4 000 kronor inklusive moms räcker inte en förenklad kvittomall. Då krävs en fullständig faktura med köparens namn och adress utöver säljarens uppgifter. Samma regel gäller när du som företagare köper något dyrt i butik: be om faktura med dina företagsuppgifter, inte bara ett kassakvitto.

	Förenklad faktura (kvittomall)	Fullständig faktura
Maxbelopp	4 000 kr inkl. moms	Ingen övre gräns
Köparens namn och adress	Behövs normalt inte	Krävs
Säljarens org.nr	Krävs	Krävs
Moms	Krävs	Krävs
Vanligt vid	Småbutiksköp, lunch, parkering	B2B-köp, större inköp

Digital kvittomall och arkivering

Sedan 1 juli 2024 får du slänga pappersoriginalet när informationen har överförts till en annan form, till exempel foto eller PDF, enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen. En digital kvittomall sparad som PDF räknas som räkenskapsinformation och ska finnas kvar i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Termokvitton från kassaregister bleknar ofta. Om du använder pappersmall eller får termokvitton bör du fotografera dem direkt. Ett blekt kvitto där beloppet inte går att läsa är inte längre ett giltigt underlag. Mer om sparreglerna finns i guiden om kvitto och kontoutdrag.

Ett kvitto utan organisationsnummer ger inget momsavdrag, oavsett hur snygg mallen är.

Räkneexempel: kvittomall med 25 % moms

Du säljer en konsulttjänst på plats för 2 500 kronor inklusive 25 % moms och ger kunden ett kvitto enligt mallen ovan.

1. Totalbelopp inkl. moms: 2 500 kr.
2. Belopp exkl. moms: 2 500 ÷ 1,25 = 2 000 kr.
3. Moms 25 %: 2 500 − 2 000 = 500 kr.

Kunden kan bokföra:

Debet:   [kostnadskonto]     2 000
Debet:   2640 Ingående moms    500
Kredit:  1930 Företagskonto   2 500

Eftersom beloppet är under 4 000 kr inklusive moms och kvittot visar org.nr, beskrivning och moms, fungerar det som förenklad faktura. Hade totalbeloppet varit 4 500 kr hade kunden behövt en fullständig faktura med sitt företagsnamn och adress.

Vanliga misstag med kvittomallar

1. Saknat organisationsnummer. Privatpersoners kvitton utan org.nr ger inget momsavdrag i företaget.
2. "Diverse" som enda beskrivning. Skatteverket kräver en begriplig specifikation av köpet.
3. Moms saknas på kvittot. Utan momssats eller momsbelopp kan köparen inte dra av momsen.
4. Använda förenklad mall över 4 000 kr. Då underkänns momsavdraget trots att kvittot i övrigt ser korrekt ut.
5. Blanda kvittomall och kontoutdrag. Bankens utdrag visar att pengar lämnat kontot, men ersätter inte kvittot som verifikation för vad köpet avsåg.

FAQ

Vad ska en kvittomall innehålla? Datum, säljarens organisationsnummer eller momsregistreringsnummer, en tydlig beskrivning av varan eller tjänsten, totalbelopp inklusive moms samt momsbelopp eller momssats. Det är samma uppgifter som krävs för en förenklad faktura enligt Skatteverket.

Finns det en gratis kvittomall att ladda ner? Ja. Textmallen i den här guiden kan kopieras fritt till Word, Google Docs eller ditt kassasystem. Det viktiga är innehållet, inte layouten.

När räcker kvittot som förenklad faktura? När totalbeloppet inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms och alla obligatoriska uppgifter finns med. Över den gränsen krävs en fullständig faktura med köparens namn och adress.

Måste jag ha kassaregister om jag använder egen kvittomall? Om din kontant- och kortförsäljning överstiger fyra prisbasbelopp (236 800 kr för 2026) per räkenskapsår ska du normalt ha certifierat kassaregister. Inom gränsen kan du använda en egen mall, men varje kvitto ska fortfarande uppfylla samma krav.

Hur länge ska jag spara kvitton från mallen? I minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen. Digital kopia räcker sedan 1 juli 2024 om den är läsbar och säkert sparad.