Artikel
Bokföra kvitto
Ett kvitto bokförs som kostnad och ingående moms mot hur det betalades. Det svåra är sällan konteringen, utan att kvittot håller som underlag: momsen ska synas, och informationen ska finnas kvar i någon form i minst sju år.
Ellen··3 min
Ett kvitto bokförs med kostnaden på det konto som passar inköpet, momsen på 2641 Debiterad ingående moms och betalningen på det konto pengarna togs från. Tre rader. Kvittot är verifikationen, alltså beviset för att affärshändelsen har ägt rum.
Det mesta som går fel med kvitton handlar inte om kontot, utan om att kvittot saknar momsuppgift, att syftet inte går att utläsa eller att pappret har bleknat innan någon hann fota det.
Konteringsexempel: kontorsmaterial med företagskortet
Du köper pärmar och papper för 500 kr inklusive moms.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6110 | Kontorsmateriel | 400 kr | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 100 kr | |
| 1930 | Företagskonto | 500 kr |
Kontona i exemplet är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.
Har du betalat privat i ett aktiebolag går kreditraden i stället mot en skuld till dig, och i en enskild firma mot 2018 Övriga egna insättningar. Det flödet finns i bokföra utlägg.
Vad kvittot måste innehålla
Två regelverk ställer krav, och de överlappar bara delvis.
Bokföringslagen kräver att verifikationen visar när den sammanställts, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör (5 kap. 7 §). Framgår inte vad köpet avser av kvittot får du komplettera med en anteckning.
Mervärdesskattelagen kräver faktura för momsavdraget, men ett kvitto räknas som en förenklad faktura när totalbeloppet är högst 4 000 kr inklusive moms (17 kap. 26 §). Det ska då minst innehålla:
| Uppgift | Krav enligt 17 kap. 28 § |
|---|---|
| Datum | När kvittot utfärdades |
| Säljare | Vem som sålt varan eller tjänsten |
| Vad som köpts | Typ av varor eller tjänster |
| Moms | Momsbeloppet, eller uppgifter som gör att det kan räknas fram |
Över 4 000 kr behövs en fullständig faktura med bland annat ditt företags namn och adress. Be om en sådan i kassan när du handlar för större belopp.
Vilket konto?
Kontot följer vad du köpt, inte var du handlade. Ett kvitto från en bensinstation kan vara drivmedel, en parkeringsavgift eller kaffe till kontoret. Samma slags inköp ska hamna på samma konto varje gång, så att kostnaderna går att jämföra mellan månaderna.
Titta också på momssatsen. Livsmedel, restaurang, taxi, böcker och hotell har andra satser än 25 procent, och ett kvitto kan ha flera satser på en gång. Räkna aldrig fram momsen baklänges utan att kontrollera vad som står på kvittot.
Spara kvittot i minst sju år, men inte nödvändigtvis på papper
Räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 § bokföringslagen). Ett kvitto från 2026 ska alltså finnas kvar till och med 2033.
Pappret behöver däremot inte överleva hela tiden. Ett företag får förstöra en pappershandling om räkenskapsinformationen förs över till en elektronisk handling, så länge överföringen inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner (7 kap. 6 §). Fotar du kvittot och sparar bilden på ett betryggande sätt får originalet alltså slängas. Bilden ska vara läsbar och gå att ta fram under hela bevarandetiden.
Kvitton på termopapper bleknar. Fota dem samma dag.
Kvitto utan moms
Står det ingen moms på kvittot finns ingen moms att dra av. Hela beloppet bokförs som kostnad. Det gäller också kvitton från utlandet: utländsk moms är inte svensk ingående moms.
Vanliga misstag
- Att bokföra kontoutdraget i stället för kvittot. Kortdragningen visar varken moms eller vad som köptes.
- Att räkna 25 procent baklänges på allt. Kontrollera satsen på kvittot.
- Att dra av moms på ett kvitto utan momsuppgift. Avdraget kräver att momsen framgår.
- Att nöja sig med kvitto över 4 000 kr. Då behövs en fullständig faktura.
- Att sakna syfte. Anteckna vad köpet avsåg när det inte framgår.
- Att slänga kvittot utan att ha en läsbar kopia. Informationen ska finnas kvar till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
- Att bokföra privata kvitton i företaget. Ett kvitto bevisar ett köp, inte att köpet hör till verksamheten.
Allt om vad som gäller för kvitton, också när de saknas, finns i guiden om kvitto. Med Astrid Go läser vi kvittot och fyller i konto och moms åt dig. Kom igång här.