Bokföra utlägg

Ett utlägg är när någon betalar företagets kostnad med sina egna pengar. Kostnaden hör till företaget, men pengarna gör det inte, och därför blir det två steg i bokföringen: först kostnaden med en skuld till den som lade ut, sedan återbetalningen när skulden regleras.

Skulden till en anställd bokförs på 2820 Kortfristiga skulder till anställda, ofta på underkontot 2822 Reseräkningar när utlägget ingår i en reseräkning och 2829 Övriga kortfristiga skulder till anställda i övriga fall.

Konteringsexempel: anställd köper kontorsmaterial

En anställd köper kontorsmaterial för 1 250 kr inklusive moms med sitt privata kort. Nettobeloppet är 1 000 kr och momsen 250 kr.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6110	Kontorsmateriel	1 000 kr
2641	Debiterad ingående moms	250 kr
2820	Kortfristiga skulder till anställda		1 250 kr

När företaget betalar tillbaka pengarna töms skulden mot bankkontot.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2820	Kortfristiga skulder till anställda	1 250 kr
1930	Företagskonto		1 250 kr

Återbetalningen är varken lön eller kostnad. Den anställda får tillbaka sina egna pengar, så inget skatteavdrag görs och ingen arbetsgivaravgift tillkommer. Betala gärna tillbaka separat från lönen, så blir det tydligt både i bokföringen och på lönespecifikationen.

Momsen: gränsen går vid 4 000 kronor

Här sitter den fråga som avgör om avdraget håller. Kvittot står ju i den anställdas namn, inte företagets.

Avdrag för ingående moms ska styrkas genom faktura (13 kap. 32 § mervärdesskattelagen). En förenklad faktura räcker som underlag, och den får utfärdas när totalbeloppet inte överstiger 4 000 kr inklusive moms (17 kap. 26 §). Poängen är innehållskravet: en förenklad faktura behöver bara ange datum, säljaren, vad som köpts och momsbeloppet (17 kap. 28 §). Köparen behöver inte anges. Ett vanligt butikskvitto på 1 250 kr duger alltså, trots att det inte står något om ditt företag på det.

Över 4 000 kr inklusive moms gäller de fullständiga fakturakraven, och där ingår köparens namn och adress. Ett kvitto i den anställdas namn på ett dyrare köp håller inte för momsavdraget. Be den anställda få fakturan ställd till företaget direkt, eller låt företaget göra inköpet.

Kostnaden i sig är avdragsgill oavsett beloppet, så länge den är en kostnad i verksamheten och du kan visa vad som köpts och varför. Det är momsen som har det strängare underlagskravet.

Egna utlägg i enskild firma

I en enskild firma finns ingen skuld till dig själv, eftersom du och firman är samma juridiska person. Betalar du en företagskostnad privat bokförs det i stället som en insättning av eget kapital, normalt på 2018 Övriga egna insättningar.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6110	Kontorsmateriel	1 000 kr
2641	Debiterad ingående moms	250 kr
2018	Övriga egna insättningar		1 250 kr

Tar du sedan ut pengarna ur firman bokförs det som ett eget uttag på 2013, inte som en återbetalning av en skuld. För ägare i aktiebolag gäller motsatsen: bolaget är en egen person, så utlägget är en riktig skuld som ska betalas tillbaka.

Utlägg för kundens räkning är något annat

Ordet utlägg används också om kostnader du lägger ut för en kunds räkning och sedan får ersättning för. Skillnaden ligger i vems namn köpet görs.

Köper du i ditt eget namn och fakturerar vidare är det din kostnad och din försäljning. Då läggs moms på vidarefaktureringen enligt den sålda varans eller tjänstens skattesats.

Ett äkta utlägg är något annat: beskattningsunderlaget ska inte innefatta belopp som tagits emot som betalning för utlägg som gjorts i förvärvarens namn och för förvärvarens räkning och som bokförts på avräkningskonto (artikel 79 c i mervärdesskattedirektivet). Tre saker följer av det. Vem som är betalningsskyldig gentemot säljaren är vägledande, debiteringen måste motsvara självkostnaden utan vinstpålägg, och beloppet ska bokföras på ett avräkningskonto som inte påverkar resultatet, till exempel 2830 Avräkning för annans räkning. Den som gör ett äkta utlägg har inte heller rätt att dra av momsen i utlägget, eftersom inköpet inte används i den egna verksamheten.

Vanliga misstag

1. Att bokföra återbetalningen som lön. Ett utlägg är inte ersättning för arbete. Det ska varken beskattas eller ge arbetsgivaravgifter.
2. Att lyfta moms på ett dyrt kvitto i privat namn. Över 4 000 kr inklusive moms krävs en fullständig faktura, och då måste köparen framgå.
3. Att strunta i skuldkontot. Bokför du kostnaden direkt mot 1930 innan pengarna betalats ut stämmer inte banksaldot, och skulden till den anställda syns inte i balansräkningen.
4. Att betala tillbaka utan underlag. Utan kvitto finns ingen verifikation, och då riskerar utbetalningen att bedömas som lön i stället för utlägg.
5. Att blanda ihop utlägg med milersättning och traktamente. De ersätter inte en utgift den anställda haft mot kvitto utan följer egna schabloner, och bokförs på 7331 respektive 7321.
6. Att bokföra egna utlägg som skuld i enskild firma. Där finns ingen motpart att vara skyldig något. Använd 2018.
7. Att låta utlägg bli en vana. Många privata köp gör bokföringen svårläst och momsavdragen bräckliga. Ett företagskort löser det mesta.

Kraven på kvitton, hur länge de ska sparas och vad som gäller för digitala underlag går vi igenom i guiden om kvitto. I Astrid godkänner du alltid verifikationen själv innan något bokförs. Kom igång här.