Bokföra utlägg: skuld till den anställda, inte lön

Ett utlägg är när någon betalar företagets kostnad med sina egna pengar. Kostnaden hör till företaget, men pengarna gör det inte, och därför blir det två steg i bokföringen: först kostnaden med en skuld till den som lade ut, sedan återbetalningen när skulden regleras.

Skulden till en anställd bokförs på 2820 Kortfristiga skulder till anställda, på underkontot 2822 Reseräkningar när utlägget ingår i en reseräkning och 2829 Övriga kortfristiga skulder till anställda i övriga fall.

Konteringsexempel: anställd köper kontorsmaterial

En anställd köper kontorsmaterial för 1 250 kr inklusive moms med sitt privata kort. Nettobeloppet är 1 000 kr och momsen 250 kr.

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

När företaget betalar tillbaka pengarna töms skulden mot bankkontot.

Återbetalningen är varken lön eller kostnad. Den anställda får tillbaka sina egna pengar, så inget skatteavdrag görs och ingen arbetsgivaravgift tillkommer. Betala gärna tillbaka separat från lönen, så blir det tydligt både i bokföringen och på lönespecifikationen.

Momsen: gränsen går vid 4 000 kronor

Här sitter den fråga som avgör om avdraget håller. Kvittot står ju i den anställdas namn, inte företagets.

Avdrag för ingående moms ska styrkas genom faktura (13 kap. 32 § mervärdesskattelagen). En förenklad faktura räcker som underlag, och den får utfärdas när totalbeloppet inte överstiger 4 000 kr inklusive moms (17 kap. 26 §). Poängen är innehållskravet: en förenklad faktura behöver bara ange datum, säljaren, vad som köpts och momsbeloppet (17 kap. 28 §). Köparen behöver inte anges. Ett vanligt butikskvitto på 1 250 kr duger alltså, trots att det inte står något om ditt företag på det, om köpet är ett utlägg för företagets räkning: det ska vara naturligt att företaget står för inköpet, och den anställda ska få tillbaka pengarna i nära anslutning mot kvittot.

Över 4 000 kr inklusive moms gäller de fullständiga fakturakraven, och där ingår köparens namn och adress. Är köpet ett utlägg för företagets räkning, till exempel logi, kost, representation eller facklitteratur, godtar Skatteverket att den anställdas namn står i stället för företagets om fakturan i övrigt uppfyller kraven i 17 kap. mervärdesskattelagen. Det säkraste är att låta säljaren ställa fakturan till företaget eller att företaget gör inköpet.

Kostnaden dras av enligt de vanliga reglerna oavsett beloppet, men representation har egna gränser (16 kap. 2 § inkomstskattelagen). 4 000-kronorsgränsen gäller bara underlaget för momsen.

Egna utlägg i enskild firma

I en enskild firma finns ingen skuld till dig själv, eftersom firman inte är en egen juridisk person: du och firman är samma person. Betalar du en företagskostnad privat bokförs det i stället som en insättning av eget kapital, normalt på 2018 Övriga egna insättningar.

Tar du sedan ut pengarna ur firman bokförs det som ett eget uttag på 2013, inte som en återbetalning av en skuld. För ägare i aktiebolag gäller motsatsen: bolaget är en egen person, så utlägget är en riktig skuld som ska betalas tillbaka.

Utlägg för kundens räkning är något annat

Ordet utlägg används också om kostnader du lägger ut för en kunds räkning och sedan får ersättning för. Skillnaden ligger i vems namn köpet görs.

Köper du i ditt eget namn och fakturerar vidare är det din kostnad och din försäljning. Då läggs moms på vidarefaktureringen enligt den sålda varans eller tjänstens skattesats.

Ett äkta utlägg är något annat: beskattningsunderlaget ska inte innefatta belopp som tagits emot som betalning för utlägg som gjorts i förvärvarens namn och för förvärvarens räkning och som bokförts på avräkningskonto (artikel 79 c i mervärdesskattedirektivet). Tre saker följer av det. Vem som är betalningsskyldig gentemot säljaren är vägledande, debiteringen måste motsvara självkostnaden utan vinstpålägg, och beloppet ska bokföras på ett avräkningskonto som inte påverkar resultatet, till exempel 2830 Avräkning för annans räkning. Den som gör ett äkta utlägg har inte heller rätt att dra av momsen i utlägget, eftersom inköpet inte används i den egna verksamheten.

Vanliga misstag

1. Att bokföra återbetalningen som lön Ett utlägg är inte ersättning för arbete. Det ska varken beskattas eller ge arbetsgivaravgifter.
2. Att lyfta moms på ett dyrt kvitto utan fullständig faktura Över 4 000 kr inklusive moms krävs en fullständig faktura, och den anställdas namn får bara stå i stället för företagets när köpet är ett utlägg för företagets räkning.
3. Att strunta i skuldkontot Bokför du kostnaden direkt mot 1930 innan pengarna betalats ut stämmer inte banksaldot, och skulden till den anställda syns inte i balansräkningen.
4. Att betala tillbaka utan underlag Utan kvitto finns ingen verifikation för företaget. Då är utbetalningen inte ett utlägg utan en kostnadsersättning: den redovisas i arbetsgivardeklarationen och är inkomst för den anställda, och företaget får inte dra av någon moms.
5. Att blanda ihop utlägg med milersättning och traktamente De ersätter inte en utgift den anställda haft mot kvitto utan följer egna schabloner, och de skattefria delarna bokförs på 7331 Skattefria bilersättningar respektive 7321 Skattefria traktamenten, Sverige (utlandstraktamente på 7323, skattepliktiga delar på 7332 och 7322).
6. Att bokföra egna utlägg som skuld i enskild firma Där finns ingen motpart att vara skyldig något. Använd 2018.
7. Att låta utlägg bli en vana Många privata köp gör bokföringen svårläst och momsavdragen bräckliga. Ett företagskort löser det mesta.

Kraven på kvitton, hur länge de ska sparas och vad som gäller för digitala underlag går vi igenom i guiden om kvitto. Med Astrid Go läser vi kvittot och föreslår bokföringen. Kom igång här.