Bokföra representation

Representation bokförs på 6071 Representation, avdragsgill eller 6072 Representation, ej avdragsgill. En affärsmåltid hamnar alltid på 6072, eftersom måltider inte är avdragsgilla sedan 2017. Enklare förtäring hamnar på 6071, men bara upp till 60 kronor per person.

Momsen följer en egen gräns. Även när kostnaden inte är avdragsgill får du dra momsen på ett underlag om högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Det är därför en icke avdragsgill middag ändå ger ett momsavdrag.

Vad som får dras av som kostnad

Utgifter för representation dras av bara om de har omedelbart samband med näringsverksamheten, exempelvis för att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser, och avdraget får inte överstiga vad som kan anses skäligt (16 kap. 2 § inkomstskattelagen).

För förtäring är regeln snävare, och det är den som förvånar: utgifter för förtäring dras av bara om det är fråga om förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som en måltid och som är av mindre värde. Formuleringen kom in genom lag (2016:1055) och innebär i praktiken att lunchen, middagen och vinet inte är avdragsgilla alls.

Kvar som avdragsgillt är kaffe, läsk, frukt, enklare smörgås och liknande. Men även där finns ett tak, och det är en tröskel snarare än ett avdragsutrymme. Skatteverket: du får göra avdrag med högst 60 kronor per person, exklusive moms, och är kostnaden högre än så är den inte av mindre värde och du får inte göra något avdrag alls. Femtionio kronor per person ger fullt avdrag, sextioen ger noll. Driver du inte momspliktig verksamhet får schablonbeloppet i stället ökas med momsen.

För kringkostnader som teaterbesök och greenfee gäller i stället 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Samma belopp återkommer på momssidan som underlag för momsavdrag, och gäller även kringkostnader vid personalfest, exempelvis hyra av bord eller musikunderhållning.

Momsen följer en egen regel

Här kommer det som gör kontouppdelningen nödvändig. Avdragsförbudet för moms på representation gäller inte måltider, om tre villkor är uppfyllda (13 kap. 25 § mervärdesskattelagen):

1. utgifterna har ett sådant omedelbart samband med verksamheten som avses i 16 kap. 2 § IL
2. avdraget överstiger inte vad som kan anses skäligt
3. avdraget uppgår till högst den ingående skatten på 300 kronor per person och tillfälle

Du får alltså dra momsen på ett underlag om högst 300 kronor exklusive moms per person, även när själva måltiden inte är avdragsgill som kostnad. Ligger notan över det dras moms bara på de 300.

En sak att hålla reda på 2026: momsen på livsmedel sänktes från 12 till 6 procent den 1 april 2026. Serverad mat på restaurang är fortfarande en restaurangtjänst med 12 procent, medan inköpta livsmedel numera ligger på 6. Innehåller notan både mat och alkohol får du dra 12 procent på matdelen av de 300 kronorna och 25 procent på alkoholdelen.

Konteringsexempel

En affärsmiddag för fyra personer, 2 000 kr inklusive 12 procent moms på mat. Underlaget för momsavdrag är högst 300 kr per person, alltså 1 200 kr, och momsen på det är 144 kr. Resterande del av notan bokförs som ej avdragsgill kostnad inklusive sin moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6072	Representation, ej avdragsgill	1 856 kr
2641	Debiterad ingående moms	144 kr
1930	Företagskonto		2 000 kr

Serverades i stället kaffe och smörgås för 200 kr totalt till samma fyra personer, alltså 50 kr per person inklusive moms och därmed under 45 kr exklusive, ligger det klart under 60-kronorsgränsen. Då är kostnaden avdragsgill och hamnar på 6071. Hade notan varit 400 kr, alltså 100 kr per person, hade avdraget fallit bort helt och hela beloppet gått till 6072.

Personalrepresentation är egna konton

Julbord, personalfest och liknande interna tillställningar bokförs inte på 6070-serien utan på 7631 Personalrepresentation, avdragsgill och 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill. Samma logik gäller: måltiden är normalt inte avdragsgill, men momsen kan vara det inom 300-kronorsgränsen.

Vanliga misstag

1. Att bokföra hela notan på 6071. Måltidsdelen är inte avdragsgill sedan 2017.
2. Att tro att 60-kronorsgränsen är ett avdragsutrymme. Överskrids den försvinner hela avdraget, inte bara den överskjutande delen.
3. Att missa momsavdraget helt. Att kostnaden är ej avdragsgill betyder inte att momsen är det.
4. Att räkna 300 kronor per nota. Gränsen är per person och tillfälle, och den avser belopp exklusive moms.
5. Att blanda extern och intern representation. 6070-serien mot kund, 7630-serien mot personal.
6. Att sakna underlag. Anteckna syfte och deltagare på kvittot. Utan det går sambandet med verksamheten inte att visa.

Reglerna bakom avdraget går vi igenom närmare i guiden om representation och avdrag. Astrid föreslår kontering och momssats på den här typen av underlag, men ingenting bokförs utan att du godkänt det.