Bokföra lunch

Hur en lunch bokförs beror på vem som äter den. Tre fall täcker nästan allt:

Lunchen	Avdrag för kostnaden	Moms
Din egen, en vanlig arbetsdag	Nej, privat	Nej
Med kund eller affärskontakt	Nej, måltider är inte avdragsgilla	Ja, på högst 300 kr per person
Till anställda	Ja, men den anställda beskattas för kostförmån	Ja

Din egen lunch

Lunch en vanlig arbetsdag är en privat levnadskostnad och får inte dras av (9 kap. 2 § inkomstskattelagen). Det gäller oavsett om du driver enskild firma eller är anställd i ditt eget aktiebolag. Har lunchen betalats med företagskortet bokförs den som ett eget uttag i en enskild firma, eller som en fordran på dig i ett aktiebolag.

Lunch med kund: representation

Vid representation får utgifter för förtäring bara dras av om det är förfriskningar eller annan enklare förtäring som inte kan anses som en måltid (16 kap. 2 § inkomstskattelagen). En lunch är en måltid. Kostnaden bokförs därför på 6072 Representation, ej avdragsgill och läggs tillbaka i deklarationen.

Momsen får däremot dras av, på ett underlag upp till 300 kronor per person och tillfälle (13 kap. 25 § mervärdesskattelagen). Restaurangmat har 12 procents moms, så det högsta momsavdraget är 36 kr per person.

Du äter lunch med en kund. Notan är 800 kr plus 96 kr moms, alltså 400 kr per person. Avdragsgill moms: 2 × 300 × 12 % = 72 kr. Resten av momsen, 24 kr, blir kostnad.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6072	Representation, ej avdragsgill	824 kr
2641	Debiterad ingående moms	72 kr
1930	Företagskonto		896 kr

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Kostar lunchen högst 300 kr per person exklusive moms får hela momsen dras av. Ingick vin eller öl finns flera momssatser på notan. Då godtar Skatteverket en schablon på 46 kr per person, om kostnaden är minst 300 kr exklusive moms per person.

Anteckna vilka som deltog och syftet på kvittot.

Lunch till anställda: kostförmån

Bjuder företaget en anställd på lunch utan att det är representation får den anställda en skattepliktig kostförmån. Möten för information och planering av det löpande arbetet, så kallade arbetsluncher, räknas inte som intern representation.

Förmånsvärdet är en schablon. För 2026 är lunch eller middag värd 124 kr, frukost 62 kr och helt fri kost 310 kr per dag (61 kap. 3 § inkomstskattelagen). Företagets kostnad är avdragsgill och momsen får dras av.

Lunchen kostar 150 kr plus 18 kr moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7382	Kostnader för fria eller subventionerade måltider	150 kr
2641	Debiterad ingående moms	18 kr
1930	Företagskonto		168 kr

Förmånsvärdet på 124 kr tas sedan med i lönekörningen som underlag för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Det är förmånsvärdet som beskattas, inte vad lunchen kostade.

Lunch på konferens och kickoff

Vid intern representation, som en kickoff eller en planeringskonferens, är kosten skattefri för de anställda om sammankomsten är tillfällig och kortvarig. Hur måltiderna då bokförs finns i bokföra konferens.

Vanliga misstag

1. Att bokföra sin egen lunch som kostnad. Den är privat.
2. Att dra av kundlunchen. Måltiden är inte avdragsgill, bara momsen upp till taket.
3. Att lyfta hela momsen på en dyr lunch. Underlaget är högst 300 kr per person.
4. Att räkna 25 procent moms på notan. Restaurangmat har 12 procent.
5. Att kalla en arbetslunch för representation. Den är en skattepliktig kostförmån.
6. Att beskatta lunchens pris i stället för schablonen. Förmånsvärdet för lunch är 124 kr 2026.
7. Att sakna deltagare och syfte. Utan anteckning går representationen inte att visa.

Alla beloppsgränser för representation finns i guiden om representation och avdrag. Med Astrid Go läser vi kvittot och fyller i konto och moms åt dig. Kom igång här.