Bokföra konferens

BAS-kontoplanen har inget konto som heter konferens. En konferensfaktura är i stället flera olika kostnader klistrade på samma papper, och de ska bokföras var för sig eftersom både momsen och avdragsrätten skiljer sig åt.

Kostnad	Konto	Kommentar
Deltagaravgift till extern kurs eller konferens	7610 Utbildning	Full avdragsrätt
Resa till och från	5810 Biljetter	Full avdragsrätt
Hotellrum	5831 Kost och logi i Sverige	12 procent moms
Måltider vid intern konferens	7631 eller 7632 Personalrepresentation	Tak för momsavdraget
Hyrd konferenslokal	5010 Lokalhyra	25 procent moms

Deltar kunder eller andra utomstående i måltiderna är det extern representation i stället, och då används 6071 och 6072.

Momssatserna på hotellfakturan

En konferens på hotell blandar nästan alltid flera skattesatser. Logi och frukost som ingår i rumspriset har 12 procent. Själva konferensarrangemanget, alltså lokal, teknik och service, har 25 procent. Lunch och middag under konferensen har 12 procent, medan alkohol har 25 procent.

Det betyder att du inte kan bokföra en klumpsumma och räkna baklänges på en enda momssats. Hotellet specificerar raderna, och det är specifikationen du ska följa. Hur du läser en sådan faktura går vi igenom i guiden om moms på hotell.

Taket som bara gäller maten

Måltider är representation, och representationsmåltider är inte avdragsgilla på inkomstskatten sedan 2017. Däremot får du göra momsavdrag på underlag upp till 300 kr exklusive moms per person och tillfälle.

Åtta personer äter middag för 600 kr per person exklusive moms, totalt 4 800 kr plus 576 kr i moms.

Avdragsgillt momsunderlag är 8 × 300 = 2 400 kr. Momsen på det är 12 procent, alltså 288 kr. Resterande 288 kr i moms får inte lyftas utan blir en del av kostnaden.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7632	Personalrepresentation, ej avdragsgill	5 088 kr
2641	Debiterad ingående moms	288 kr
2440	Leverantörsskulder		5 376 kr

Kostnaden på 5 088 kr är måltiden plus den moms som inte fick lyftas. Hela beloppet återförs sedan i deklarationen, eftersom måltiden inte är avdragsgill.

Kraven som avgör om maten blir en förmån

En intern planeringskonferens eller kickoff är intern representation. Förmån av kost vid representation ska inte tas upp, men för intern representation gäller det bara vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga (11 kap. 2 § inkomstskattelagen). Kortvarig betyder högst en vecka. Åker deltagarna hem över helgen läggs tiden före och efter helgen ihop. Tillfällig betyder att mötet inte återkommer regelbundet med korta mellanrum.

Det som fäller flest arbetsgivare är dokumentationen. Av underlaget bör framgå i vilket sammanhang mötet hölls, syftet, innehållet och vilka persongrupper som deltog. Saknas det kan kostnaden i efterhand bedömas som en skattepliktig förmån, med arbetsgivaravgifter och skatteavdrag ovanpå.

Spara därför agendan tillsammans med fakturan. Ett kort program med tider, innehåll och deltagarlista är den verifikationsbilaga som gör skillnad vid en kontroll.

Vanliga misstag

1. Att bokföra hela fakturan på ett konto. Arrangemang, logi och mat har olika momssatser och olika avdragsrätt.
2. Att lyfta hela momsen på måltiderna. Taket är 300 kr exklusive moms per person och tillfälle.
3. Att dra av måltidskostnaden på inkomstskatten. Representationsmåltider är inte avdragsgilla, bara momsen upp till taket.
4. Att räkna 25 procent på hela hotellfakturan. Logi och mat ligger på 12 procent.
5. Att glömma alkoholen. Den har 25 procent moms och ingår i samma representationstak som maten.
6. Att inte dokumentera syftet. Utan agenda och deltagarlista riskerar hela konferensen att bli en kostförmån.
7. Att kalla en återkommande veckoavstämning för konferens. Regelbundna möten om det löpande arbetet är inte intern representation.

Beloppsgränserna för intern och extern representation, inklusive personalfesterna, finns i guiden om representation och avdrag. I Astrid godkänner du alltid verifikationen själv innan något bokförs. Kom igång här.