BAS-kontoplanen har inget konto som heter konferens. En konferensfaktura är i stället flera olika kostnader klistrade på samma papper, och de ska bokföras var för sig eftersom både momsen och avdragsrätten skiljer sig åt.
| Kostnad | Konto | Kommentar |
|---|---|---|
| Deltagaravgift till extern kurs eller konferens | 7610 Utbildning | Full avdragsrätt |
| Resa till och från | 5810 Biljetter | Full avdragsrätt |
| Hotellrum | 5831 Kost och logi i Sverige | 12 procent moms |
| Måltider som ingår i konferensarrangemanget, till exempel lunch | 7690 Övriga personalkostnader | Full avdragsrätt, 25 procent moms |
| Personalfest eller middag med underhållning efteråt | 7631 eller 7632 Personalrepresentation | Tak för avdrag och momsavdrag |
| Hyrd konferenslokal utan andra tjänster | 5010 Lokalhyra | Normalt ingen moms (upplåtelse av fastighet, 10 kap. 35 § ML). Ingår lokalen i ett konferensarrangemang har hela arrangemanget 25 procent |
Deltar kunder eller andra utomstående i en representationsmåltid är det extern representation i stället, och då används 6071 och 6072.
Momssatserna på hotellfakturan
En konferens på hotell blandar nästan alltid flera skattesatser. Logi och frukost som ingår i rumspriset har 12 procent. Själva konferensarrangemanget har 25 procent. Det räknas som en tjänst även när det innehåller lokal, personal, teknisk utrustning, förfriskningar och måltider, så lunch och fika som ingår i arrangemanget har också 25 procent. Frukost i samband med logi ingår normalt inte i arrangemanget och har 12 procent. Köper ni till middag eller logi mot separata priser är det egna delar vid sidan av konferenstjänsten, och middagen är då en restaurangtjänst med 12 procent på maten. Alkohol har 25 procent.
Det betyder att du inte kan bokföra en klumpsumma och räkna baklänges på en enda momssats. Hotellet specificerar raderna, och det är specifikationen du ska följa. Hur du läser en sådan faktura går vi igenom i guiden om moms på hotell.
Konferens eller fest: det avgör avdraget
Representation har en snävare betydelse vid avdrag än i vardagligt tal. Kurser, konferenser och liknande arrangemang ingår inte i representationsbegreppet, och konferenskostnader dras i stället av enligt huvudregeln för utgifter i verksamheten. Skatteverket illustrerar det med en informationsdag med föreläsningar och lunch: dagen är en konferens och inte representation, och momsen på föreläsare och lunch är helt avdragsgill.
Samma exempel slutar med en personalfest med middag och dans. Den är intern representation. Där är måltiden inte avdragsgill på inkomstskatten, och momsavdraget begränsas till momsen på 300 kr exklusive moms per person och tillfälle.
Konferensens lunch för åtta personer ingår i hotellets konferensarrangemang: 8 × 200 = 1 600 kr plus 25 procent moms, 400 kr:
Övriga personalkostnader
- Debet och kredit går jämnt ut
- Med moms
Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.
Kvittot in, bokföringen föreslagen. Prova Astrid Go gratis i 14 dagar.Skapa konto
Festmiddagen efteråt äts på en restaurang och köps separat, utanför konferensarrangemanget. Den är då en restaurangtjänst, med 12 procent moms på maten och 25 procent på spritdrycker, vin och starköl. Middagen kostar 600 kr per person exklusive moms för maten, totalt 4 800 kr plus 576 kr i moms:
Avdragsgillt momsunderlag är 8 × 300 = 2 400 kr. Momsen på det är 12 procent, alltså 288 kr. Resterande 288 kr i moms får inte lyftas utan blir en del av kostnaden.
Personalrepresentation, ej avdragsgill
- Debet och kredit går jämnt ut
- Med moms
Kostnaden på 5 088 kr är måltiden plus den moms som inte fick lyftas. Hela beloppet återförs sedan i deklarationen, eftersom måltiden inte är avdragsgill.
Kraven som avgör om maten blir en förmån
För den anställda gäller en annan indelning. Vid förmånsbeskattningen räknas kost vid en intern konferens eller kickoff som intern representation, och Skatteverket påpekar själva att begreppet skiljer sig mellan avdrag och förmån. Förmån av kost vid representation ska inte tas upp, men för intern representation gäller det bara vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga (11 kap. 2 § inkomstskattelagen). Kortvarig betyder högst en vecka. Åker deltagarna hem över helgen läggs tiden före och efter helgen ihop. Tillfällig betyder att mötet inte återkommer regelbundet med korta mellanrum.
Det som fäller flest arbetsgivare är dokumentationen. Av underlaget bör framgå i vilket sammanhang mötet hölls, syftet, innehållet och vilka persongrupper som deltog. Saknas det kan kostnaden i efterhand bedömas som en skattepliktig förmån, med arbetsgivaravgifter och skatteavdrag ovanpå.
Spara därför agendan tillsammans med fakturan. Ett kort program med tider, innehåll och deltagarlista är den verifikationsbilaga som gör skillnad vid en kontroll.
Vanliga misstag
- Att bokföra hela fakturan på ett konto Arrangemang, logi och mat har olika momssatser och olika avdragsrätt.
- Att behandla konferensens lunch som representation Måltider som ingår i en konferens hör till konferensen, med full avdragsrätt.
- Att behandla festmiddagen som konferens En personalfest efter konferensen är intern representation, med tak för momsen och utan avdrag för måltiden.
- Att räkna samma momssats på hela hotellfakturan Logi och hotellfrukost har 12 procent, medan konferensarrangemanget och måltiderna som ingår i det har 25 procent.
- Att glömma alkoholen Den har 25 procent moms och ingår i samma representationstak som maten.
- Att inte dokumentera syftet Utan agenda och deltagarlista riskerar hela konferensen att bli en kostförmån.
- Att kalla en återkommande veckoavstämning för konferens Regelbundna möten om det löpande arbetet är inte intern representation.
Beloppsgränserna för intern och extern representation, inklusive personalfesterna, finns i guiden om representation och avdrag. Med Astrid Go läser vi fakturan och föreslår bokföringen åt dig. Kom igång här.