Gratis bokföringsprogram

Ett gratis bokföringsprogram är en mjukvara där du kan registrera affärshändelser, skapa fakturor och i många fall lämna momsdeklaration utan att betala för själva programmet. För enskilda firmor och nystartade aktiebolag med låg volym räcker gratisalternativen ofta hela vägen, men varje fri plan har begränsningar du behöver känna till innan du väljer. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, jämför de mest använda gratisprogrammen i Sverige 2026, går igenom vad du faktiskt får i gratisversionerna, vilka funktioner som låses bakom betaltrappan och när uppgradering till en betalplan börjar löna sig.

Vad innebär ett gratis bokföringsprogram?

Med "gratis bokföringsprogram" menas en programvara där grundfunktionerna kostar 0 kr per månad. Du betalar inget för själva kontot, ingen licensavgift och ingen avgift per användare. Däremot är det vanligt att leverantörerna tar betalt för:

• Volym över ett visst tak. Antal verifikationer, fakturor eller bankhändelser per månad.
• Specifika moduler. Lönehantering, momsdeklaration direkt till Skatteverket, automatisk bankkoppling, projektredovisning.
• Support utöver e-post. Telefon, chatt eller dedikerad konsult.
• Bokslut och årsredovisning. Aktiebolagens K2/K3-årsredovisning ligger ofta i en separat betalprodukt.

Affärsmodellen kallas freemium: leverantören räknar med att en del av användarna växer in i en betalplan när volymen eller behoven ökar. För dig betyder det att gratisversionen är ett fullt fungerande verktyg så länge du håller dig inom takets gränser. Hoppar du över taket utan att uppgradera försvinner inte din data, men nya verifikationer eller fakturor blir låsta tills du väljer en plan.

För en bredare översikt av vilka program som finns på marknaden, se vår jämförelse av bokföringsprogram.

Bokio Free: det mest kända gratisalternativet

Bokio är det svenska bokföringsprogram som länge satt standarden för gratis bokföring online. Bokio Free riktar sig till enskilda näringsidkare och små aktiebolag och innehåller löpande bokföring, fakturering och digital kvittohantering utan månadsavgift.

Det här ingår normalt i Bokio Free:

• Löpande bokföring efter kontantmetoden eller faktureringsmetoden enligt BAS-kontoplanen
• Fakturering till svenska kunder med automatisk verifikation
• Digital kvittohantering via app
• AI-förslag på kontering på inkommande underlag

Bokio tar däremot betalt för momsdeklaration direkt till Skatteverket, automatisk bankkoppling, lönefunktion samt bokslut och årsredovisning. Aktuella priser och vad som ligger i respektive plan hittar du på bokio.se. Bokio är ett självständigt bokföringssystem, vilket betyder att du inte behöver något annat program för att komma igång.

Notera att gränsdragningen mellan gratisplanen och betalplanerna kan ändras över tid. Innan du väljer Bokio är det värt att läsa det aktuella prisbladet noga, särskilt vad gäller momsdeklaration och bankkoppling, eftersom det är där de flesta småföretag landar i en betalplan i praktiken.

Andra gratisalternativ på marknaden

Utöver Bokio finns några program som tidvis erbjuder gratisplaner eller mycket långa provperioder för enskilda näringsidkare:

• Wave och ZipBooks. Internationella verktyg som är gratis i grunden, men som inte är byggda för svensk moms eller BAS-kontoplan. Lämpar sig dåligt för svensk bokföring.
• Open source-alternativ. GnuCash och liknande är fria, men kräver att du själv hanterar kontoplan, momssatser och uppdateringar. Passar mest tekniskt vana användare som inte är beroende av integrationer mot svenska banker eller Skatteverket.
• Provkonton hos etablerade aktörer. Fortnox, Visma och Björn Lundén har provperioder, men ingen permanent gratisplan i samma anda som Bokio.

Den praktiska slutsatsen är att om du driver enskild firma eller AB i Sverige och vill ha allt på svenska med rätt momssatser och svensk kontoplan, är det Bokio Free som är det realistiska gratisalternativet bland fristående bokföringsprogram. Vill du i stället bygga vidare på Fortnox finns Astrid Base som ett gratis AI-tillägg, vilket vi går igenom härnäst.

Astrid Base: gratis AI-tillägg till Fortnox

Astrid är inte ett självständigt bokföringsprogram utan ett AI-tillägg till Fortnox. Det betyder att du kopplar Astrid till ditt befintliga Fortnox-konto, varpå Astrid läser dina verifikationer, föreslår kontering och flaggar avvikelser. Astrid Base är gratis upp till 50 verifikationer per månad och innehåller:

• AI-driven kontering enligt BAS-kontoplanen, så du slipper memorera kontonumren
• Fortnox-integration via officiell API
• Månatlig momsrapport
• E-postsupport

Volymtaket på 50 verifikationer i månaden räcker för de flesta soloföretagare och nystartade enskilda firmor. När verifikationerna stiger över taket går du över till Astrid Pro, eller stannar på Base och accepterar att nya verifikationer behöver hanteras manuellt i Fortnox tills nästa månad.

Den viktiga skillnaden mot Bokio Free är att Astrid förutsätter att du redan har Fortnox. Fortnox själva tar månadsavgift, vilket innebär att hela mjukvarustacken (Fortnox + Astrid Base) inte är gratis i strikt mening. Däremot är Astrid-delen kostnadsfri upp till 50 verifikationer, vilket gör att du får AI-stöd ovanpå ditt befintliga Fortnox utan extra kostnad.

Begränsningar du bör räkna med

Oavsett vilket gratis bokföringsprogram du väljer återkommer fyra typer av begränsningar:

1. Volymtak. Antal verifikationer, fakturor eller bankhändelser per månad. När du växer ur taket är uppgradering eller programbyte nästan oundvikligt.
2. Saknade integrationer. Automatisk bankkoppling och elektroniska leverantörsfakturor (PEPPOL, Svefaktura) ligger ofta i betalplaner. Utan dem måste du läsa in transaktioner manuellt.
3. Begränsad support. Gratisplaner har normalt e-postsupport med längre svarstider. Vid bråttom-frågor inför momsdeklarationen kan det bli ett problem.
4. Bokslut och årsredovisning utanför. Aktiebolagens årsredovisning enligt K2 eller K3 ligger ofta i ett tilläggsabonnemang eller hanteras av en redovisningskonsult.

Lägg till detta att rapporter, projektredovisning, attestflöden och flera användare ofta är funktioner som låses bakom paywall. Det är inget fel i sig, men det betyder att gratisplanen är optimerad för soloföretagaren med rak verksamhet, inte för flerpersonsbolag eller verksamheter med komplexa flöden.

När lönar sig uppgradering? Räkneexempel

Den mest pålitliga signalen är arbetstid per månad. Tre konkreta scenarier:

Scenario 1: Soloföretagare, enskild firma, 25 verifikationer per månad. Här räcker en gratis plan väl. Tidsåtgång cirka 1-2 timmar i månaden för bokföring och momsuppföljning. Uppgradering tillför sällan värde.

Scenario 2: Nystartat AB, 60 verifikationer per månad, ingen anställd. Du tippar precis över Astrid Base-taket på 50 och Bokio Free börjar bli trångt på momsdeklarationen. Astrid Pro kostar 499 kr/månad och tar bort taket. Räknar du med 4-6 timmar bokföring per månad värderad till 600 kr/timme blir den manuella arbetstiden 2 400-3 600 kr/månad. Uppgraderingen betalar sig om den sparar dig en halv timme i månaden.

Scenario 3: Konsultbolag, 150 verifikationer per månad, momsregistrerat. Gratisplanen är inte längre realistisk. Du behöver bankkoppling, automatisk momsperiodisering och rimlig support. Uppgraderingen är inte längre en optimering utan en förutsättning för att hinna med.

Antal verifikationer/mån	Lämplig plan	Typisk månadskostnad mjukvara
0–25	Gratisplan (Bokio Free eller Astrid Base ovanpå Fortnox)	0 kr (Astrid) eller Fortnox-baspris
25–50	Gratisplan, men håll uppsikt på taket	Som ovan
50–150	Betalplan med bankkoppling	300–600 kr
150+	Full betalplan eller redovisningskonsult	600 kr och uppåt

Tänk på att kostnaden för programmet sällan är den viktigaste posten. Tidsbesparingen, lägre risk för felkonteringar och korrekta momsdeklarationer är där den verkliga ekonomin avgörs. Vill du läsa mer om när du själv ska sköta bokföringen och när du ska köpa hjälp, se bokföring för enskild firma.

Vanliga misstag när du väljer gratis bokföringsprogram

1. Välja efter pris i stället för volym. Den dyraste fellen är att starta i ett program du växer ur efter sex månader och tvingas migrera mitt under räkenskapsåret. Räkna på din faktiska verifikationsvolym och välj en plan som rymmer ett års tillväxt.
2. Glömma att momsdeklarationen kan ligga i betalplanen. Att kunna bokföra gratis hjälper inte om du ändå måste betala för att lämna momsdeklarationen. Läs igenom prisbladet innan du väljer.
3. Köra utan bankkoppling. Manuell inläsning av bankhändelser tar tid och introducerar fel. Om du har över 30-40 banktransaktioner i månaden är bankkoppling i praktiken nödvändig, även om den kostar.
4. Underskatta bokslutet. Aktiebolagens årsredovisning kräver oftast antingen ett bokslutsabonnemang eller en konsult. Räkna in den kostnaden i totalen, inte bara den löpande bokföringen.
5. Hålla kvar i gratisplanen för länge. När du tydligt har växt ur volymtaket är det billigare att uppgradera än att hantera överskridande verifikationer manuellt. Räkna på arbetstiden.

FAQ

Finns det ett helt gratis bokföringsprogram för enskild firma? Ja. Bokio Free är det vanligaste fristående gratisalternativet på svenska marknaden och täcker löpande bokföring, fakturering och digital kvittohantering. Använder du Fortnox kan Astrid Base ge dig gratis AI-stöd ovanpå Fortnox upp till 50 verifikationer per månad.

Vad är skillnaden mellan gratis och betalplan i bokföringsprogram? Vanligen handlar det om volymtak, automatisk bankkoppling, momsdeklaration direkt till Skatteverket, lönefunktion och bokslutsstöd. Gratisplaner duger för låg volym och rak verksamhet, betalplaner skalar med flera användare, integrationer och support.

Kan jag göra momsdeklarationen i ett gratis bokföringsprogram? Ofta kan du räkna fram momsen i gratisplanen, men själva inlämningen direkt till Skatteverket ligger normalt i en betalplan. Du kan alltid lämna momsdeklarationen manuellt via Skatteverkets e-tjänst utan att betala för funktionen i programmet.

Är Astrid Base ett självständigt bokföringsprogram? Nej. Astrid är ett AI-tillägg till Fortnox, inte ett fristående bokföringssystem. Astrid Base är gratis upp till 50 verifikationer per månad, men du behöver ett aktivt Fortnox-konto för att använda Astrid över huvud taget.

Vad händer när jag växer ur ett gratis bokföringsprogram? Du väljer mellan att uppgradera till en betalplan, byta program eller hantera överskridande verifikationer manuellt utanför programmet. Migrering mitt under räkenskapsåret är möjlig men jobbig, så det vanligaste är att uppgradera när taket närmar sig.