Kvitto på engelska

Ett kvitto på engelska är ett vanligt inslag i nästan varje svenskt företags bokföring. Köper du molntjänster, programvara, en flygbiljett eller varor från en utländsk webbutik får du nästan alltid kvittot på engelska, och frågan blir snabbt hur du hanterar det i din svenska bokföring. Den goda nyheten är att ett kvitto på engelska är en fullt giltig verifikation, precis som ett svenskt. Det knepiga ligger i stället i momsen och valutan: utländsk moms får du inte dra av som svensk ingående moms, beloppet ska räknas om till kronor, och ibland ska du själv beräkna svensk moms på inköpet. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, går igenom hur du bokför ett utländskt kvitto rätt, hur du räknar om till SEK, hur länge du sparar det, och ger dig en ordlista för dig som själv ska skriva ett kvitto till en utländsk kund. De grundläggande kraven på ett kvitto tar vi inte upp på nytt här, utan fokuserar på det som skiljer ett engelskt eller utländskt kvitto från ett vanligt svenskt.

Är ett kvitto på engelska en giltig verifikation?

Ja. Bokföringslagen (1999:1078) ställer inga krav på att underlaget ska vara på svenska. Ett kvitto på engelska, tyska, franska eller något annat språk fungerar som verifikation så länge det innehåller den information som krävs: datum, vad köpet avser, belopp, moms och vem säljaren är. Du behöver alltså inte översätta kvittot, och du behöver inte be om en svensk version.

Det innebär i praktiken att:

• Ett engelskt kvitto är godkänt rakt av: ett kvitto från en utländsk leverantör behöver inte översättas för att du ska kunna bokföra det.
• Bokföringen får vara på engelska: bokföringslagen tillåter svenska, danska, norska och engelska som redovisningsspråk, så även din verifikationstext får vara engelsk.
• Innehållskraven är desamma: ett engelskt kvitto måste innehålla samma uppgifter som ett svenskt för att hålla vid en granskning. Saknas beloppet eller säljaren är det ofullständigt oavsett språk.

Vid en revision kan Skatteverket be dig förklara vad ett utländskt underlag avser, men det är inget hinder mot att bokföra det. Det praktiska problemet är sällan språket utan momsen och valutan, och det är där resten av guiden lägger fokus.

Kort regel: Ett kvitto på engelska behöver inte översättas. Det är en giltig verifikation precis som ett svenskt kvitto, så länge belopp, moms, datum och säljare framgår.

Momsen på ett utländskt kvitto: tre situationer

Här gör många fel. Den moms som står på ett utländskt kvitto är nästan aldrig svensk moms, och då får du inte hantera den som vanlig ingående moms. Hur du gör beror på var säljaren finns och vad du köpt. Tre situationer täcker det mesta.

1. Utländsk moms på kvittot: dra inte av den som ingående moms

Står det utländsk moms på kvittot, till exempel tysk MwSt eller brittisk VAT, får du inte dra av den i din svenska momsdeklaration. Den utländska momsen är ingen svensk ingående moms. I praktiken blir den i stället en del av kostnaden, alltså du bokför hela beloppet inklusive den utländska momsen som kostnad.

Det här inträffar typiskt när du handlar som privatperson i en utländsk butik, eller när du glömt att uppge ditt VAT-nummer vid ett EU-köp så att säljaren lagt på sitt lands moms. Du kan i stället ansöka om återbetalning av den utländska momsen i säljarens land via Skatteverkets elektroniska portal, förutsatt att beloppet når minimigränsen (minst 500 kr per kalenderår) och att ansökan lämnas senast den 30 september året efter. För ett vanligt kvitto är huvudregeln ändå enkel: utländsk moms dras inte av här hemma.

2. Köp av varor eller tjänster inom EU: förvärvsmoms

Köper du som företag varor eller tjänster från en momsregistrerad säljare i ett annat EU-land, och uppger ditt VAT-nummer, ska säljaren fakturera utan moms. I stället tillämpas omvänd skattskyldighet: du beräknar och redovisar själv den svenska momsen på inköpet, så kallad förvärvsmoms. Du lägger på svensk moms (oftast 25 %) som utgående moms och drar samtidigt av samma belopp som ingående moms, förutsatt att inköpet hör till din momspliktiga verksamhet. Nettot blir då noll, men beloppen ska ändå redovisas i momsdeklarationen.

På kvittot eller fakturan står då ofta texten reverse charge eller en hänvisning till momsdirektivet. Det är signalen om att du själv ska sköta momsen.

3. Import från land utanför EU: importmoms

Köper du varor från ett land utanför EU, till exempel USA, Storbritannien efter Brexit eller Kina, är det fråga om import. Då tillkommer importmoms. Är du momsregistrerad ska du redovisa importmomsen till Skatteverket i din momsdeklaration, med Tullverkets tullräkning som underlag. Tullverket avgör vem som är beskattningsmyndighet, och för momsregistrerade företag är det normalt Skatteverket som hanterar momsen, inte Tullverket. Är du inte momsregistrerad betalar du i stället momsen till Tullverket.

Var säljaren finns	Vad som gäller med momsen	Underlag
Sverige	Vanlig svensk ingående moms, dras av som vanligt	Svenskt kvitto/faktura
EU (B2B, du uppger VAT-nr)	Förvärvsmoms: du beräknar svensk moms själv	Kvitto/faktura utan moms, ofta "reverse charge"
EU (du angav inget VAT-nr)	Utländsk moms på kvittot, ej avdragsgill här	Kvitto med utländsk moms
Utanför EU (import av varor)	Importmoms redovisas till Skatteverket (momsreg.)	Tullräkning från Tullverket

Tumregel: Den moms som står tryckt på ett utländskt kvitto är sällan din svenska ingående moms. Vid EU-köp beräknar du momsen själv, vid import kommer den via Tullverkets tullräkning.

Valutaomräkning: så får du beloppet i kronor

Ett utländskt kvitto är ofta i euro, dollar eller pund, men din bokföring förs i svenska kronor. Beloppet ska därför räknas om till SEK. Enligt Bokföringsnämndens regler (BFNAR 2013:2) ska en affärshändelse i utländsk valuta räknas om till redovisningsvalutan med kursen på dagen för affärshändelsen, alltså normalt transaktions- eller fakturadatumet.

Vilken kurs du använder är inte helt fritt, men du har några godtagbara alternativ:

• Riksbankens dagskurs: Riksbanken publicerar dagliga mittkurser mot kronan. Dessa bygger på Europeiska centralbankens (ECB) referenskurser, omräknade till svenska kronor.
• ECB:s referenskurs: Europeiska centralbankens dagliga referenskurser fungerar också.
• Kursen i ditt bokföringssystem: många bokföringsprogram hämtar dagskurser automatiskt, vilket räcker som underlag.

Det viktiga är att du dokumenterar vilken kurs du använt och vilken dag den avser, så att verifikationen går att följa. Anteckna kursen direkt på eller i anslutning till kvittot.

Räkneexempel: ett kvitto i euro

Du köper en programvarulicens av en leverantör i Tyskland för 120 EUR. Du har uppgett ditt svenska VAT-nummer, så säljaren fakturerar utan tysk moms och kvittot är märkt reverse charge. På transaktionsdagen är kursen 11,30 SEK per euro.

Först räknar du om beloppet till kronor:

• Belopp: 120 EUR × 11,30 = 1 356 SEK

Eftersom det är ett EU-köp med omvänd skattskyldighet beräknar du själv den svenska momsen på 25 %:

• Förvärvsmoms (25 %): 1 356 × 0,25 = 339 SEK

Konteringen blir, med konton från BAS-kontoplanen:

Debet:   5420 Programvaror                          1 356
Debet:   2645 Beräknad ingående moms, utl. förvärv     339
Kredit:  2614 Utgående moms, omvänd skattskyldighet    339
Kredit:  1930 Företagskonto                          1 356

Den utgående och ingående momsen tar ut varandra, så köpet kostar dig 1 356 kronor netto, men beloppen ska ändå redovisas i momsdeklarationen. Hade säljaren i stället lagt på tysk moms (för att du inte uppgett ditt VAT-nummer) hade hela beloppet inklusive den tyska momsen bokförts som kostnad, utan något momsavdrag i Sverige.

Kontonummer är exempel enligt BAS 2026. Anpassa efter din egen kontoplan.

Arkivering: spara det utländska kvittot lika länge

Ett utländskt kvitto är räkenskapsinformation och ska sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutats, precis som ett svenskt. Regeln finns i 7 kap. 2 § bokföringslagen och gäller all räkenskapsinformation. Ett kvitto från räkenskapsår 2026 ska alltså sparas till och med 31 december 2033, oavsett om det är på svenska eller engelska.

För utländska kvitton är det extra vanligt att underlaget redan är digitalt: en PDF i ett bekräftelsemejl, ett e-kvitto eller en orderbekräftelse. Ett digitalt kvitto sparar du digitalt i hela sjuårsperioden. Är kvittot på papper, till exempel ett resekvitto på blekande termopapper från utlandet, bör du fotografera eller skanna det direkt så att informationen finns kvar läsbar.

Sedan en ändring i bokföringslagen som trädde i kraft 1 juli 2024 får du dessutom slänga pappersoriginalet så snart informationen överförts till en annan form, exempelvis ett foto. Reglerna finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen. Två villkor gäller: informationen ska ha överförts korrekt, och överföringen får inte innebära risk för att informationen förändras eller försvinner. Den digitala kopian ska sedan finnas kvar hela sjuårsperioden.

Skriva ett kvitto på engelska till en utländsk kund

Det omvända fallet är att du själv ska ge ett kvitto till en utländsk kund. Då gäller samma innehållskrav som för ett svenskt kvitto, bara med engelska begrepp. Tänk på att ett kvitto bekräftar en betalning som redan skett, medan en faktura är ett betalningskrav i efterhand. Ska du fakturera i stället, se vår separata guide om faktura på engelska under faktureringshubben.

Här är en ordlista över de vanligaste fälten på ett kvitto:

Svenska	Engelska
Kvitto	Receipt
Kvittonummer	Receipt number / Receipt no.
Datum	Date
Säljare	Seller / Merchant
Köpare	Buyer / Customer
Beskrivning	Description
Antal	Quantity (Qty)
Enhetspris	Unit price
Belopp	Amount
Delsumma	Subtotal
Moms	VAT (Value Added Tax)
Momssats	VAT rate
Summa / Totalbelopp	Total / Total amount
Organisationsnummer	Corporate identity number / company registration number
Momsregistreringsnummer	VAT number / VAT registration number
Betalsätt	Payment method
Betald	Paid

Två ord är lätta att blanda ihop: receipt är ett kvitto (kvitto på betalning), medan invoice är en faktura (ett betalningskrav). Skriver du ut ett kvitto efter att kunden betalat ska det stå Receipt, inte Invoice. Innehållet i övrigt följer samma krav som ett svenskt kvitto: datum, säljarens organisations- eller momsregistreringsnummer, vad som sålts samt momsbeloppet eller momssatsen så att momsen kan beräknas. Säljer du till en privatperson inom EU lägger du normalt på svensk moms som vanligt och kvittot ser ut precis som ett inhemskt, bara på engelska.

Vanliga misstag med utländska kvitton

1. Dra av utländsk moms som ingående moms. Den tyska MwSt eller brittiska VAT på ett kvitto är inte svensk ingående moms och får inte dras av i momsdeklarationen. Bokför hela beloppet som kostnad i stället.
2. Glömma förvärvsmomsen vid EU-köp. Vid köp från en momsregistrerad EU-säljare med omvänd skattskyldighet ska du själv beräkna och redovisa svensk moms. Hoppar du över det blir momsdeklarationen fel.
3. Bokföra i fel valuta. Ett kvitto i euro eller dollar måste räknas om till kronor med kursen på transaktionsdagen. Anteckna kursen på verifikationen.
4. Tappa bort det digitala underlaget. Utländska kvitton kommer ofta som PDF i ett mejl. Spara filen i bokföringen direkt, annars är den borta när du behöver den om flera år.
5. Förväxla receipt och invoice. Ger du ett kvitto till en utländsk kund ska det stå Receipt. Invoice är en faktura, alltså ett betalningskrav.

Vanliga frågor

Måste jag översätta ett kvitto på engelska för att bokföra det? Nej. Ett kvitto på engelska är en fullt giltig verifikation och behöver inte översättas. Bokföringslagen ställer inga krav på svenskt språk i underlaget, och engelska är dessutom ett tillåtet redovisningsspråk. Vid en revision kan Skatteverket be dig förklara vad ett utländskt underlag avser, men det är inget hinder mot att bokföra det.

Får jag dra av momsen på ett utländskt kvitto? Inte den utländska momsen. Står det tysk, fransk eller brittisk moms på kvittot är det inte svensk ingående moms och får inte dras av i din svenska momsdeklaration. Vid EU-köp med omvänd skattskyldighet beräknar du i stället svensk förvärvsmoms själv och kan dra av den om inköpet hör till din momspliktiga verksamhet. Har du betalat utländsk moms kan du ansöka om återbetalning i säljarens land via Skatteverkets elektroniska portal (minst 500 kr per kalenderår, ansökan senast 30 september året efter).

Vilken växelkurs ska jag använda när jag bokför ett kvitto i euro eller dollar? Kursen på dagen för affärshändelsen, normalt transaktions- eller köpdatumet, enligt Bokföringsnämndens regler. Du kan använda Riksbankens dagliga mittkurs, ECB:s referenskurs eller den kurs ditt bokföringsprogram hämtar automatiskt. Dokumentera vilken kurs och vilken dag du använt, så att verifikationen går att följa.

Hur länge måste jag spara ett utländskt kvitto? I minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutats, enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen, precis som för svenska kvitton. Ett kvitto från räkenskapsår 2026 ska sparas till och med 31 december 2033. Är kvittot digitalt sparar du det digitalt hela perioden. Är det på papper får du sedan 1 juli 2024 slänga originalet när du fotograferat eller skannat det läsbart.

Vad är skillnaden mellan receipt och invoice? Receipt är ett kvitto, alltså en bekräftelse på att en betalning skett. Invoice är en faktura, alltså ett betalningskrav som ska betalas i efterhand. Ger du en utländsk kund ett kvitto efter betalning ska det stå Receipt. Ska du i stället begära betalning skriver du en invoice.

Hur bokför jag ett köp av varor från ett land utanför EU? Det räknas som import, och då tillkommer importmoms. Är du momsregistrerad redovisar du importmomsen till Skatteverket i din momsdeklaration med Tullverkets tullräkning som underlag. Tullverket avgör vem som är beskattningsmyndighet. Är du inte momsregistrerad betalar du i stället momsen direkt till Tullverket. Själva varukostnaden räknas om till kronor med kursen på inköpsdagen.