Bokföra felaktig inbetalning

En felaktig inbetalning bokförs som en skuld, på 2899 Övriga kortfristiga skulder, med bankkontot i debet. När pengarna betalas tillbaka vänds posten: 2899 debet och bankkontot kredit. Resultatet påverkas inte, eftersom pengarna inte har varit företagets.

Det som avgör kontot är vad du vet när pengarna kommer. Vet du direkt att betalningen inte är din, till exempel för att avsändaren ringer och säger att hen skrivit fel kontonummer, går den rakt på 2899. Vet du inte vad den är, parkerar du den på 2999 OBS-konto medan du utreder, och flyttar den till rätt konto när du vet.

Ingen moms och ingen intäkt

Mervärdesskatt tas ut på bland annat leverans av varor och tillhandahållande av tjänster mot ersättning (3 kap. 1 § mervärdesskattelagen). Bakom en felaktig inbetalning finns ingen leverans och inget tillhandahållande, så den ska inte ha någon momsrad och inte bokas som försäljning på ett 3-konto.

Konteringsexempel: okänd inbetalning

Den 3 november kommer 4 800 kr in på företagskontot med ett meddelande du inte känner igen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1930	Företagskonto	4 800 kr
2999	OBS-konto		4 800 kr

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan.

Efter kontakt med banken visar det sig att pengarna var avsedda för ett annat företag. Då flyttas beloppet från OBS-kontot till skulden.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2999	OBS-konto	4 800 kr
2899	Övriga kortfristiga skulder		4 800 kr

Den 10 november betalar du tillbaka.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2899	Övriga kortfristiga skulder	4 800 kr
1930	Företagskonto		4 800 kr

Efter tre verifikationer är både 2999 och 2899 noll, och bankkontot är tillbaka där det var.

Kunden betalade samma faktura två gånger

En kund betalar en faktura på 12 500 kr två gånger. Den första betalningen bokförs som vanligt mot kundfordran. Den andra har ingen fordran att möta, så den blir en skuld till kunden.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1930	Företagskonto	12 500 kr
2899	Övriga kortfristiga skulder		12 500 kr

Betalar du tillbaka krediteras bankkontot mot 2899. Kommer ni i stället överens om att beloppet ska dras av på kundens nästa faktura, debiteras 2899 mot 1510 Kundfordringar när den fakturan kommer. Har kunden betalat för lite är det tvärtom kundfordran som ligger kvar, och den hanteras som en vanlig obetald faktura.

En betalning för något du ännu inte har levererat är inte felaktig. Den är ett förskott från kunden och bokförs på 2420 Förskott från kunder, som vi går igenom i bokföra förskottsbetalning.

När det är du som betalat fel

Spegelbilden uppstår när företaget själv betalar en leverantörsfaktura två gånger eller till fel mottagare. Då har du en fordran. En dubbelbetalning till en leverantör bokförs på 1684 Kortfristiga fordringar hos leverantörer och en betalning till en helt okänd mottagare på 1689 Övriga kortfristiga fordringar, båda med bankkontot i kredit. När pengarna kommer tillbaka debiteras bankkontot mot fordran. Hur själva leverantörsfakturan bokförs finns i bokföra leverantörsfaktura.

Underlaget

För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation (5 kap. 6 § bokföringslagen), och den ska bland annat visa vad affärshändelsen avser och vilken motpart den berör (5 kap. 7 §). Raden på kontoutdraget räcker sällan för en felaktig inbetalning. Spara också mejlet eller anteckningen från kontakten med banken eller avsändaren, och betalningen tillbaka, så att det går att se varför pengarna inte blev en intäkt.

Går avsändaren inte att nå ligger skulden kvar. Den som betalade har en fordran som preskriberas tio år efter att den uppkom, om preskriptionen inte avbryts dessförinnan (2 § preskriptionslagen). Först när fordran är preskriberad finns det ingen skuld kvar att redovisa, och då påverkar beloppet resultatet.

Vanliga misstag

1. Att bokföra pengarna som intäkt. De är inte betalning för något du sålt och ska ligga som skuld.
2. Att lägga på utgående moms. Det finns ingen beskattningsbar transaktion bakom inbetalningen.
3. Att låta OBS-kontot bli en slutstation. 2999 är till för att parkera en post medan du utreder. Töm det före bokslutet, så att posten står som skuld eller där den hör hemma.
4. Att kvitta en dubbelbetalning mot nästa faktura utan att säga till. Ska överbetalningen dras av på nästa faktura bör kunden veta om det. Annars ska den betalas tillbaka.
5. Att bokföra återbetalningen som en kostnad. Återbetalningen tömmer skulden på 2899 och påverkar inte resultatet.
6. Att blanda ihop felaktig inbetalning och förskott. Ett förskott avser en leverans som ska komma och bokförs på 2420.
7. Att spara bara kontoutdraget. Utan anteckning om vad som hänt går det inte att förstå i efterhand varför pengarna fördes som skuld.

Hur du läser kontoutdraget och vad det betyder för bokföringen går vi igenom i guiden om kontoutdrag. I Astrid importerar du kontoutdraget som en CSV- eller Excel-fil från din bank och bokför raderna därifrån. Kom igång här.