Bokföra leverantörsfaktura

En leverantörsfaktura ger normalt två verifikationer. Den första när fakturan kommer: kostnaden bokförs, momsen lyfts och skulden hamnar på 2440 Leverantörsskulder. Den andra när fakturan betalas: skulden försvinner och pengarna lämnar bankkontot.

Att dela upp det så är hela idén med faktureringsmetoden. Kostnaden hör till den period då du tog emot varan eller tjänsten, inte till den dag du råkade betala.

Konteringsexempel: fakturan kommer

Du får en faktura på konsulttjänster, 12 500 kr inklusive 2 500 kr moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6550	Konsultarvoden	10 000 kr
2641	Debiterad ingående moms	2 500 kr
2440	Leverantörsskulder		12 500 kr

Vid betalningen rörs varken kostnaden eller momsen igen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskulder	12 500 kr
1930	Företagskonto		12 500 kr

Saldot på 2440 vid varje tidpunkt är alltså summan av dina obetalda fakturor. Det är också det snabbaste sättet att se om något bokförts dubbelt: stämmer inte saldot mot högen av obetalda fakturor har antingen en betalning bokförts som en ny kostnad eller en faktura registrerats två gånger.

Kontantmetoden: en verifikation, men med en deadline

Företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst tre miljoner kronor får dröja med att bokföra affärshändelserna tills betalning sker (5 kap. 2 § tredje stycket bokföringslagen). Då bokförs fakturan i ett steg, på betalningsdagen, direkt mot bankkontot.

Men samma stycke sätter gränsen: vid räkenskapsårets utgång ska samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras. Kontantmetoden är alltså en förenkling under året, inte ett sätt att slippa leverantörsskulderna i bokslutet.

Vilken metod du använder styr också när momsen redovisas. Skillnaden går vi igenom i guiden om kontantmetoden och faktureringsmetoden.

Fakturan är verifikationen

Har företaget tagit emot en uppgift om affärshändelsen ska den uppgiften användas som verifikation (5 kap. 6 § bokföringslagen). Det betyder att det är leverantörens faktura som ska ligga till grund för bokföringen, inte din egen anteckning om vad betalningen avsåg och inte kontoutdraget från banken.

För momsavdraget gäller dessutom att avdraget ska styrkas genom faktura (13 kap. 32 § mervärdesskattelagen). Ett betalningsunderlag utan fakturans uppgifter räcker inte.

Ankomstregistrering och attest

I många företag registreras fakturan först när den kommer och konteras färdigt när någon attesterat den. Det är en praktisk ordning, men så kallad preliminär bokföring, alltså poster som kan raderas eller ändras fram till dess att en aktiv åtgärd vidtas för att låsa bokföringen, räknas inte som bokförd. Bokföringen måste låsas så att den blir varaktig senast vid den tidpunkt då affärshändelserna ska vara bokförda, vilket Bokföringsnämnden slår fast i sin vägledning om bokföring.

Fungerar attesten som en flaskhals blir det alltså ett problem i bokföringen, inte bara i inköpsrutinen. Sätt en gräns för hur länge en faktura får ligga oattesterad, och låt den gränsen ligga före bokföringstidpunkten.

Periodisering vid årsskiftet

Kommer fakturan i januari men avser december hör kostnaden till december. Då bokförs en upplupen kostnad på 2990 Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, som vänds i januari när den riktiga fakturan bokförs.

Tvärtom gäller för abonnemang och försäkringar som betalas i förskott: den del som avser nästa år bokförs som en förutbetald kostnad och flyttas fram.

Vanliga misstag

1. Att bokföra betalningen som en ny kostnad. Då dubbleras både kostnaden och momsavdraget.
2. Att lyfta moms utan faktura. Avdraget ska styrkas genom fakturan, inte genom att pengarna dragits.
3. Att lämna 2440 ostämt. Saldot ska alltid motsvara de obetalda fakturorna.
4. Att tro att kontantmetoden gäller även i bokslutet. Obetalda skulder ska in vid räkenskapsårets utgång.
5. Att bokföra hela årsfakturan på ett år. Förskottsbetalda tjänster ska periodiseras.
6. Att blanda ihop fakturadatum och förfallodatum. Kostnaden bokförs när fakturan mottagits, inte när den förfaller.
7. Att missa dröjsmålsräntan på en påminnelse. Den är en räntekostnad, inte en del av den ursprungliga kostnaden.

Grunderna i debet och kredit finns i guiden om kontering. I Astrid godkänner du alltid verifikationen själv innan något bokförs. Kom igång här.