Bokföra gåva till kund

En gåva till en kund är extern representation. Avdrag för representationsgåvor medges med skäligt belopp, dock högst 300 kr per person exklusive moms, och momsavdraget beräknas på samma avdragsram.

Men innan du räknar på taket behöver du svara på en annan fråga: vad är anledningen till gåvan? Som representationsgåvor som berättigar till avdrag räknas nämligen normalt inte gåvor i samband med affärsförbindelser vid helger eller personliga högtidsdagar. Detsamma gäller kransar och blommor vid dödsfall.

Det betyder att julgåvan till kunderna, alltså den vanligaste kundgåvan av alla, normalt inte är avdragsgill. En blomsteruppsats när kundföretaget öppnar ny filial eller firar jubileum är det däremot.

Konteringsexempel: gåva med affärsanledning

Företaget uppvaktar en kund som öppnar nytt kontor med en present för 250 kr exklusive moms, totalt 312,50 kr.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6071	Representation, avdragsgill	250 kr
2641	Debiterad ingående moms	62,50 kr
1930	Företagskonto		312,50 kr

Beloppet ligger under 300 kr per person, så hela kostnaden är avdragsgill och hela momsen får lyftas.

Konteringsexempel: julgåvor till tio kunder

Samma sorts present, 250 kr styck exklusive moms, men skickad som julhälsning till tio kunder. Nu saknas avdragsrätten på inkomstskatten, och eftersom avdrag för ingående skatt på annan representation än förtäring bara medges när utgiften får dras av vid inkomstbeskattningen faller momsavdraget med.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6072	Representation, ej avdragsgill	3 125 kr
1930	Företagskonto		3 125 kr

Hela beloppet inklusive moms bokförs som kostnad, och hela kostnaden återförs i deklarationen. Det är en dyrare julhälsning än många räknar med.

Över 300 kr, med affärsanledning

Kostar gåvan mer än 300 kr per person är avdraget begränsat till taket. Tio kunder som får en present för 500 kr styck exklusive moms ger 300 kr avdragsgillt per person och resten ej avdragsgillt.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6071	Representation, avdragsgill	3 000 kr
6072	Representation, ej avdragsgill	2 500 kr
2641	Debiterad ingående moms	750 kr
1930	Företagskonto		6 250 kr

Momsen lyfts på avdragsramen, alltså på 3 000 kr. Resterande moms på 500 kr blir en del av den ej avdragsgilla kostnaden, vilket är varför 6072 tar 2 500 kr och inte 2 000 kr.

Räkna alltid per person, aldrig per faktura.

Reklamgåvan har en annan logik

En reklamgåva är en enklare artikel av förhållandevis lågt värde med företagets namn eller logotyp. Avdraget vilar på huvudregeln för kostnader i näringsverksamheten (16 kap. 1 § inkomstskattelagen), som saknar avdragsbegränsning, och Skatteverkets allmänna råd anger skäligt belopp dock högst 300 kr.

Skillnaden mot representationsgåvan är vad som händer ovanför gränsen. Överskrider gåvans värde 300 kr tappar den sin karaktär av reklamgåva, och då medges inget avdrag alls med hänsyn till avdragsförbudet för gåvor i 9 kap. 2 §. Representationsgåvan får avdrag upp till taket, reklamgåvan förlorar hela avdraget.

Rena gåvor och kontanter

En gåva utan koppling till en affärsförbindelse är ingen representation. Bidrag till en förening eller hjälporganisation bokförs på 6993 Lämnade bidrag och gåvor utan avdragsrätt, eftersom utgifter för gåvor inte får dras av.

Kontanta belopp omfattas aldrig av representationsreglerna, och detsamma gäller presentkort som kan lösas in mot pengar.

Gåvor till den egna personalen följer helt andra regler, med egna skattefria gränser och risk för förmånsbeskattning. De hör till intern representation och personalkostnader, inte till 6071. Gränserna finns i guiden om gåvor till anställda.

Vanliga misstag

1. Att dra av julgåvan till kunder. Gåvor vid helger och personliga högtidsdagar räknas normalt inte som avdragsgilla representationsgåvor.
2. Att lyfta moms på en ej avdragsgill kundgåva. För annan representation än förtäring följer momsavdraget inkomstavdraget.
3. Att räkna taket per faktura. Gränsen är 300 kr per person.
4. Att behandla reklamgåva och representationsgåva lika. Den ena tappar hela avdraget över 300 kr, den andra begränsas till taket.
5. Att ge kontanter eller inlösbara presentkort. Då är det ingen representationsgåva alls.
6. Att blanda ihop kund och personal. Gåvor till anställda har egna regler och egna konton.
7. Att sakna underlag. Vem som fått gåvan, när och varför ska framgå, och anledningen avgör avdragsrätten.

Alla beloppsgränser för intern och extern representation finns i guiden om representation och avdrag. I Astrid godkänner du alltid verifikationen själv innan något bokförs. Kom igång här.