Bokföra programvara: licens, SaaS-abonnemang och Microsoft 365

Hur du bokför programvara beror på vad företaget faktiskt får för pengarna. Ett abonnemang, där företaget får använda programmet så länge det betalar, är en tjänst: avgiften bokförs som kostnad, till exempel på 5420 Programvaror, och hör till den period den avser. En licens som köps för en engångssumma är en förvärvad immateriell tillgång, som i K2 får tas upp på 1040 Licenser om den har ett betydande värde för företaget under kommande år. Programvara som företaget utvecklar, med egen personal eller med konsulter, är egenupparbetad och redovisas som kostnad i K2.

För köpta licenser går skattereglerna en egen väg, som vi tar upp nedan. Grunderna för hur en verifikation konteras finns i guiden om kontering.

Licens, abonnemang eller egenutvecklat

K2:s kommentar till punkt 10.4 beskriver abonnemanget precis: företaget har utgifter för att få tillgång till en webbapplikation med tillhörande lagringstjänst, till exempel ett standardiserat bokföringssystem. Företaget äger inte applikationen utan får använda den så länge det betalar, och utgiften redovisas som en tjänst enligt punkt 7.10. Betalar du för ett kontorspaket som Microsoft 365 per användare och period, och upphör rätten att använda det när du slutar betala, är det ett abonnemang i den meningen, även om fakturan kallar varje användare för en licens. Det som avgör är avtalet, inte ordet på fakturan.

Enligt samma kommentar kostnadsförs en konsults arbete med att flytta data till en molntjänst direkt. Ett köpt affärssystem som anpassas vid installationen är däremot en förvärvad tillgång, och anpassningarna räknas normalt in i anskaffningsvärdet.

Konteringsexempel: månadsabonnemang

Företaget har åtta användare på ett kontorspaket för 125 kr per användare och månad, köpt av en återförsäljare i Sverige som tar ut svensk moms.

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Kostnaden kan också bokföras på 6540 IT-tjänster. Välj ett konto för samma slags kostnad och håll fast vid det.

Årsabonnemang: periodisera eller inte

Betalar du ett år i förskott hör den del som avser nästa räkenskapsår till nästa år. K2 har två lättnader:

• 7 000-kronorsgränsen (punkt 2.4) Inkomster och utgifter som var för sig understiger 7 000 kronor behöver inte periodiseras. Det är beloppet på varje faktura eller avtal som räknas, och delas ett inköp upp på flera fakturor räknas delarna ihop.
• Förenklingsregeln (punkt 7.9) En utgift av samma slag som återkommer varje räkenskapsår får kostnadsföras det år fakturan normalt kommer, om den kan antas variera högst 20 procent mellan åren och varje år belastas med en årskostnad. Kravet på en årskostnad gäller inte det första året regeln tillämpas.

Lättnaderna får inte användas i den utsträckning de, var för sig eller tillsammans, påverkar intäkter, kostnader eller ställning väsentligt (punkt 2.4B). Punkterna gäller i lydelsen enligt BFNAR 2025:2, för räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025, och redan tidigare för ett företag som startat efter den 30 juni 2025 med ett förlängt första räkenskapsår som avslutas den 31 december 2026 eller senare.

Ett exempel: företaget betalar 8 400 kr exklusive moms den 1 september 2026 för ett års abonnemang på ett designverktyg och har kalenderår som räkenskapsår. Beloppet är över 7 000 kronor, så punkt 2.4 hjälper inte. Utan förenklingsregeln ska det periodiseras, och åtta av tolv månader hör till 2027: 8 400 × 8/12 = 5 600 kr. I bokslutet:

Posten vänds i januari 2027. Förnyas abonnemanget varje år till ett pris som kan antas variera högst 20 procent får företaget i stället tillämpa förenklingsregeln och låta hela beloppet belasta 2026, så länge det inte ger en väsentlig påverkan. Då ska regeln sedan tillämpas konsekvent för abonnemanget. Mer om bokningen finns i bokföra periodisering.

Köpt licens: tillgång i bokslutet, inventarie i deklarationen

Företaget köper en licens som ger rätt att använda ett CAD-program i fem år, för 60 000 kr plus 15 000 kr moms. Licensen är förvärvad från en extern part och bedöms ha ett betydande värde under kommande år, så den tas upp som tillgång på 1040. Kontot 1012 Balanserade utgifter för programvaror är i BAS 2026 markerat som ett konto som inte ska användas när K2 tillämpas, liksom de andra kontona i gruppen 1010–1019.

Nyttjandeperioden är den tid företaget avser att använda tillgången, här licensens fem år (K2 punkt 10.20, och punkt 10.27 tillåter fem år för immateriella anläggningstillgångar). Avskrivningen börjar det år licensen tas i bruk, med 12 000 kr om året:

I deklarationen behandlas förvärvade licenser som inventarier (18 kap. 1 § andra stycket inkomstskattelagen) och dras av genom årliga värdeminskningsavdrag. Reglerna om omedelbart avdrag för inventarier av mindre värde eller med en ekonomisk livslängd på högst tre år gäller inte för sådana rättigheter (18 kap. 4 §). En licens får alltså inte dras av direkt bara för att den kostar under ett halvt prisbasbelopp, 29 600 kr för beskattningsår som går ut 2026. Skatteverket medger värdeminskningsavdrag för tidsbegränsade rättigheter, som licensen i exemplet.

Att ta upp licensen som tillgång i bokslutet håller bokföringen och skatten i samma takt. Skatteverket påpekar att en skillnad mellan inventariernas redovisade och skattemässiga värde kan leda till att rätten till räkenskapsenlig avskrivning går förlorad. Hur avskrivningarna räknas skattemässigt finns i guiden om avskrivning av inventarier.

Enkla standardprogram

Ett program för några tusen kronor som köps med en licens är också en förvärvad rättighet. Har det inget betydande värde för kommande år redovisas utgiften som kostnad på 5420. Skatteverket har i ett ställningstagande från 2007, som den rättsliga vägledningen för 2026 fortfarande hänvisar till med påpekandet att det inte är uppdaterat med ny normgivning, sagt att verket tills vidare godtar omedelbart avdrag för enkla standardiserade datorprogram som enligt god redovisningssed inte får tas upp som tillgång.

Egenutvecklat, beställt och inbyggt

En egenupparbetad immateriell anläggningstillgång får inte redovisas som tillgång i K2, och utgifterna redovisas som kostnad (punkt 10.4). Det gäller oavsett om egna anställda eller externa konsulter gör arbetet, så en app som en byrå bygger åt företaget är normalt en kostnad, precis som en beställd hemsida, se bokföra hemsida. En licens för ett ramverk som bara används för att utveckla en ny egen produkt blir en del av den egenupparbetade tillgången och får inte heller tas upp. I deklarationen styr god redovisningssed avdraget för en egenupparbetad tillgång, men Skatteverket påpekar att gränsen mellan förvärvat och egenupparbetat kan dras på ett annat sätt i skattereglerna än i redovisningen.

Programvara som sitter i en maskin är ett eget fall. Består en tillgång av både materiella och immateriella delar är den materiell om den materiella delen utgör minst 50 procent av anskaffningsvärdet (punkt 10.3). K2:s regler om mindre värde och kort livslängd (punkterna 10.5 och 10.6) gäller materiella anläggningstillgångar. Hur gränsen fungerar för hårdvara går vi igenom i bokföra dator.

Moms när leverantören finns utomlands

Fakturerar programvarubolaget från ett annat land gäller normalt omvänd betalningsskyldighet (tidigare kallad omvänd skattskyldighet). Köper företaget en tjänst som omfattas av huvudregeln är den tillhandahållen i Sverige (6 kap. 33 § mervärdesskattelagen), och du räknar själv fram och redovisar momsen.

Den utgående momsen redovisas i ruta 30 när momsen är 25 procent, och avdraget i ruta 48 om inköpet hör till en momspliktig verksamhet. Till en säljare i ett annat EU-land lämnar du ditt VAT-nummer, och säljaren ska då fakturera utan moms. Det är säljarens land på fakturan som avgör rutan, inte var varumärket kommer ifrån. Utländsk moms får aldrig dras av i den svenska momsdeklarationen. Hela mekaniken finns i bokföra inköp från EU och bokföra inköp av tjänst utanför EU.

Vanliga misstag

1. Att aktivera ett abonnemang Företaget äger inte programmet, det köper en tjänst.
2. Att dra av en köpt licens direkt för att den kostar under ett halvt prisbasbelopp Regeln om mindre värde och treårsregeln gäller inte förvärvade rättigheter.
3. Att använda 1012 i ett K2-företag Använd 1040 Licenser.
4. Att kostnadsföra ett årsabonnemang på 7 000 kronor eller mer på en gång Utan förenklingsregeln ska nästa års del periodiseras, och en uppdelad faktura räknas ihop.
5. Att aktivera beställd utveckling i K2 Den är egenupparbetad även om en konsult gjort jobbet.
6. Att välja momsruta efter varumärket Säljarens land på fakturan avgör om det blir ruta 21 eller 22.
7. Att lyfta utländsk moms Den dras aldrig av i den svenska momsdeklarationen.

Tilläggstjänster och konsulttimmar på samma faktura tas upp i bokföra bokföringsprogram. Med Astrid Go läser vi fakturan och föreslår bokföringen. Kom igång här.