Bokföra mobiltelefon

En mobiltelefon bokförs direkt som kostnad på 5410 Förbrukningsinventarier när den uppfyller något av två villkor. Antingen kostar den under ett halvt prisbasbelopp exklusive moms (29 600 kr när räkenskapsåret slutar 2026), eller så kan den antas ha en ekonomisk livslängd på högst tre år. Vart och ett av villkoren ger rätt till omedelbart avdrag (18 kap. 4 § inkomstskattelagen).

Abonnemanget är en löpande kostnad och bokförs på 6212 Mobiltelefon. Det är den privata användningen som kräver eftertanke, och där skiljer sig aktiebolaget och den enskilda firman helt.

Konteringsexempel: telefon och abonnemang

Företaget köper en telefon för 9 600 kr plus 2 400 kr moms, och betalar ett abonnemang på 400 kr plus 100 kr moms i månaden.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
5410	Förbrukningsinventarier	9 600 kr
2641	Debiterad ingående moms	2 400 kr
2440	Leverantörsskulder		12 000 kr

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6212	Mobiltelefon	400 kr
2641	Debiterad ingående moms	100 kr
2440	Leverantörsskulder		500 kr

Hur gränsen på ett halvt prisbasbelopp fungerar, och varför det är året då räkenskapsåret slutar som styr, går vi igenom i bokföra dator.

Anställda: arbetsredskap eller förmån

En förmån av en vara eller tjänst som arbetsgivaren tillhandahåller är skattefri om tre villkor är uppfyllda samtidigt: varan eller tjänsten är av väsentlig betydelse för att den anställda ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, förmånen är av begränsat värde, och den inte utan svårighet kan särskiljas från nyttan i anställningen (11 kap. 8 § inkomstskattelagen).

Skatteverket räknar mobiltelefon och abonnemang mot fast avgift som sådan elektronisk utrustning. I praktiken avgörs det av var telefonen behövs.

• Behövs den för arbetet även utanför arbetsplatsen, till exempel för att den anställda ska vara nåbar efter kontorstid, är den privata användningen inte en skattepliktig förmån.
• Behövs den bara på arbetsplatsen men får tas med hem och användas privat uppstår en förmån, värderad till vad det skulle ha kostat den anställda att skaffa telefonen eller abonnemanget själv. Förmånen undviker du genom avtal eller annan dokumentation som visar att den inte får användas privat.
• Faktureras privata tjänster separat och arbetsgivaren betalar dem är det alltid en förmån.

Två fällor som gör hela telefonen skattepliktig

Den första är uppgraderingen. Vill den anställda ha en dyrare modell än arbetet kräver kan en del inte räknas som arbetsredskap och resten som förmån. Skatteverkets bedömning är att hela telefonen då blir en skattepliktig förmån, eftersom den uppgraderade telefonen inte är av väsentlig betydelse för arbetet.

Den andra är vem som köper. Skattefriheten gäller bara när arbetsgivaren själv betalar utrustningen. Ger du i stället den anställda en ersättning för en telefon hen redan har, eller låter äganderätten gå över till den anställda, gäller regeln inte. Då är ersättningen en skattepliktig kostnadsersättning.

Bokföra mobilabonnemang

Den fasta månadsavgiften bokförs på 6212 Mobiltelefon och momsen, normalt 25 procent, på 2641 Debiterad ingående moms, som i exemplet ovan. Abonnemanget är en löpande kostnad för den månad det avser. Vid förmånsbedömningen ser Skatteverket ett abonnemang mot fast avgift som en enda tjänst, även när det innehåller telefoni, sms, mms och surf.

Utöver frågan om telefonen har väsentlig betydelse för arbetet visar fakturan om abonnemanget ger en förmån. Tre saker avgör det.

• Fast eller rörlig avgift. Skattefriheten för privat användning gäller abonnemang mot fast avgift. Har abonnemanget ingen fast avgift går det privata användandet att särskilja, och då gäller inte skattefriheten.
• Tjänster utöver den fasta avgiften. Ingår till exempel inte utlandssamtal, sms eller mms i den fasta avgiften, och den anställda använder dem privat, är det en skattepliktig förmån när företaget betalar. Detsamma gäller privatsamtal som går att särskilja med förvalt prefix eller pinkod.
• Vem som står för abonnemanget. Skattefriheten förutsätter att arbetsgivaren står för kostnaderna för både telefonen och abonnemanget. Skatteverket räknar ekonomisk ersättning till anställda för egna arbetsredskap som skattepliktig ersättning.

En skattepliktig förmån värderas till marknadsvärdet, alltså vad det hade kostat den anställda att ha motsvarande abonnemang själv. Förmånsvärdet beräknas varje månad och redovisas i arbetsgivardeklarationen.

För din egen del finns ingen förmån i en enskild firma, men en skillnad mot mobilen är värd att känna till. Har du ett fast telefonabonnemang i bostaden får du inte dra av abonnemangsavgiften, bara de rörliga utgifterna för samtal i verksamheten. Mobilabonnemanget följer i stället samma uppdelning som telefonen nedan.

Enskild firma: hela avdraget, uttag för det privata

För din egen telefon i en enskild firma finns ingen arbetsgivare och ingen förmån. Skatteverkets ställningstagande (dnr 131 438091-15/111) skiljer på om telefonen bokförs i verksamheten eller inte.

Bokförs den i firman får du dra av hela anskaffningsutgiften även om en viss privat användning förutsätts, och den privata användningen uttagsbeskattas i stället. Används telefonen lika mycket privat som i verksamheten har hälften av utgiften, fördelad över nyttjandeperioden, ansetts kunna ligga till grund för uttagsbeskattningen. Samma sak gäller abonnemanget.

Köper du telefonen privat och använder den i firman medges i stället skäligt avdrag för den del som hör till verksamheten.

Vanliga misstag

1. Att aktivera en telefon som inventarie. Kort livslängd eller ett pris under ett halvt prisbasbelopp ger rätt till direktavdrag, så 5410 räcker när något av villkoren är uppfyllt.
2. Att dela upp en uppgraderad telefon i arbete och förmån. Skatteverket ser hela telefonen som förmån.
3. Att ge ersättning för den anställdas egen telefon. Skattefriheten förutsätter att arbetsgivaren köper utrustningen.
4. Att betala separat fakturerade privata tjänster. Det är alltid en skattepliktig förmån.
5. Att sakna dokumentation. Utan avtal som förbjuder privat användning är det svårt att visa att ingen förmån uppstått.
6. Att glömma uttaget i enskild firma. Hela avdraget förutsätter att den privata delen uttagsbeskattas.
7. Att bokföra abonnemanget som inventarie. Abonnemanget är en löpande kostnad på 6212.

Gränsen för när inventarier får kostnadsföras direkt finns i guiden om inventarier och förbrukningsinventarier. Med Astrid Go läser vi kvittot eller abonnemangsfakturan och fyller i konteringen åt dig. Kom igång här.