Artikel
Bokföra personalfest
Festen är intern representation. Kringkostnaderna får dras av upp till 180 kronor per person, maten inte alls, och momsen har två olika tak.
Ellen··3 min
En personalfest är intern representation, och för den gäller två olika avdragsramar. Kringkostnaderna, till exempel lokalhyra och underhållning, får dras av med 180 kr per person exklusive moms. Maten får inte dras av alls, utom förfriskningar och enklare förtäring upp till 60 kr per person. Momsen på maten får däremot dras på underlag upp till 300 kr per person.
Avdrag bör inte medges för fler än två personalfester per år. Det är Skatteverkets allmänna råd, och det är den gräns de flesta företag slår i när höstens kickoff och julfesten kommer tätt.
Konteringsexempel: en fest för 20 personer
Middagen kostar 700 kr per person exklusive moms, totalt 14 000 kr plus 1 680 kr moms med 12 procent. Lokal och musik kostar 5 000 kr plus 1 250 kr moms, alltså 250 kr per person.
Maten. Ingen del är avdragsgill på inkomstskatten. Momsen får lyftas på 300 kr per person: 20 × 300 × 12 % = 720 kr. Resten av momsen, 960 kr, blir kostnad.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7632 | Personalrepresentation, ej avdragsgill | 14 960 kr | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 720 kr | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 15 680 kr |
Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.
Kringkostnaderna. 180 kr per person är avdragsgillt, alltså 3 600 kr, och momsen på det, 900 kr, får lyftas. De överskjutande 1 400 kronorna och momsen på dem, 350 kr, är ej avdragsgilla.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7631 | Personalrepresentation, avdragsgill | 3 600 kr | |
| 7632 | Personalrepresentation, ej avdragsgill | 1 750 kr | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 900 kr | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 6 250 kr |
Allt på 7632 återförs i deklarationen.
Schablon när maten har flera momssatser
Innehåller notan både mat och alkohol blir det flera skattesatser, och momsavdraget ska egentligen räknas fram genom att 300 kronor fördelas på de olika delarna. Skatteverket godtar i stället en schablon (ställningstagande dnr 8-125142-2026):
- 46 kr per person när förtäringen består av delar med 12 och 25 procents moms, som restaurangmat med vin
- 33 kr per person när den består av delar med 6 och 25 procent, som livsmedel från butik med vin
I båda fallen krävs att kostnaden är minst 300 kr exklusive moms per person och att den debiterade momsen är minst lika stor som schablonen.
Skillnaden mellan 12 och 6 procent beror på att livsmedel i butik tillfälligt har 6 procents moms, medan serverad mat på restaurang och catering har 12. Gränsen går vid serveringen.
Vem som räknas
Bjuds anställdas familjemedlemmar eller pensionerade medarbetare med medges avdrag även för dem. Med familjemedlem avses make, maka, sambo och barn i samma hushåll. Räkna alltså alla gäster när du fördelar beloppet per person.
Mer påkostade fester kan däremot förlora avdragsrätten helt, om de får drag av sällskapsliv eller personlig gästfrihet snarare än personalvård.
För de anställda
Kosten vid intern representation är skattefri för de anställda om sammankomsten är tillfällig och kortvarig (11 kap. 2 § inkomstskattelagen). En personalfest uppfyller det normalt. Dokumentera ändå syfte, datum och deltagare, så att festen inte kan förväxlas med en förmån.
Vanliga misstag
- Att dra av maten. Måltiden vid en personalfest är inte avdragsgill på inkomstskatten. Bara momsen upp till taket.
- Att använda 300 kr för kringkostnaderna. Lokal och underhållning har taket 180 kr, både för avdraget och för momsen.
- Att hålla en tredje fest. Avdrag bör inte medges för fler än två personalfester per år.
- Att räkna fel antal personer. Familjemedlemmar och pensionärer som bjuds in räknas med.
- Att räkna schablonen när villkoren inte är uppfyllda. Under 300 kr per person räknas momsen på de faktiska beloppen.
- Att blanda ihop festen med en konferens. En informationsdag med föreläsningar är ingen representation, festen efteråt är det.
- Att använda 6 procent på restaurangnotan. Serverad mat har 12 procent. Sänkningen gäller livsmedel.
Julfestens särskilda frågor, som dukning, catering och julbordets moms, finns i bokföra julbord. Konferensdagen före festen går vi igenom i bokföra konferens. Med Astrid Go läser vi kvittot och fyller i konteringen åt dig. Kom igång här.