Bokföra Zettle i Fortnox

Att bokföra Zettle i Fortnox innebär att fånga varje dags kassa i huvudboken: bruttoförsäljningen per momssats, Zettles avgift, och det som betalas ut till banken. Till skillnad från en webbutik ska en kassa bokföras per dag, som ett dagsverifikat. Fortnox har ingen egen Zettle-koppling, men Zettle själva erbjuder en gratis integration i Fortnox marknadsplats, "Zettle by PayPal", som är den mest använda integrationen där. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, går igenom bägge vägarna sakligt, både att bokföra manuellt och att koppla via appen, och visar hur samma dagskassa ser ut i Astrid.

Varför Zettle bokförs per dag

Zettle betalar aldrig ut samma belopp som kunden betalade. Kunden betalar bruttot, Zettle drar sin avgift, och nettot betalas ut till banken ett par dagar senare. Samtidigt kan samma dag innehålla kort, kontanter och Swish, som tar olika vägar till banken. Två saker styr hur det ska bokföras:

• En kassa bokförs per dag. Kortförsäljning och kontanter får enligt bokföringslagen 5 kap. 6 § och BFNAR 2013:2 punkt 6.4 sammanställas till en gemensam verifikation som mest per dags försäljning. Ett veckoverifikat för en kassa är inte tillåtet.
• Avgiften måste bokföras för sig. Drar du bara nettot som intäkt tappar du både en del av intäkten och avgiften som kostnad, och momsen blir fel eftersom den räknas på bruttot.

Hela mekaniken, med konton för kort, kontant och Swish och hur momsen och dricksen hanteras, går vi igenom i den fördjupade guiden bokföra Zettle.

Metod 1: bokför Zettle manuellt i Fortnox

Den manuella metoden kostar inget extra i mjukvara men tar tid varje dag du haft försäljning. Principen är brutto-metoden, ett dagsverifikat per försäljningsdag. För en kafédag med 8 000 kr kortförsäljning och 2 000 kr kontant, allt servering med 12 procents moms, och 176 kr i Zettle-avgift ser verifikatet ut så här:

Konto	Debet	Kredit
1580 Fordran Zettle (kort)	7 824 kr
1910 Kassa (kontant)	2 000 kr
6570 Zettle-avgift	176 kr
3002 Försäljning 12 %		8 928,57 kr
2621 Utgående moms 12 %		1 071,43 kr

Kortfordran debiteras med nettot Zettle betalar ut (8 000 − 176), och debet 10 000 = kredit 10 000. När Zettle betalar ut bokför du bankinsättningen mot 1580, så fordran nollas.

• Fördel: ingen extra kostnad, full kontroll över varje rad.
• Nackdel: manuellt arbete varje dag, och risk för fel med flera momssatser, dricks och kontanthantering.

En kassa blir ett dagsverifikat per dag. Bokför bruttot och avgiften var för sig, aldrig bara nettot.

Metod 2: koppla Zettle till Fortnox via Zettle by PayPal

Vill du slippa det manuella jobbet kopplar du Zettle till Fortnox via appen Zettle by PayPal i Fortnox marknadsplats. Det är Fortnox marknadsplats mest använda integration, med över 5 000 anslutna företag och betyget 4,1 av 5. Kopplingen byggs och tillhandahålls av Zettle (PayPal), inte av Fortnox.

Så här ser kostnaden och upplägget ut:

• Själva appen är gratis. Enligt Fortnox och Zettle ingår Zettle by PayPal-kopplingen utan extra avgift, som en del av Zettles erbjudande till sina kunder.
• Du behöver ett Fortnox-abonnemang med integrationsstöd. För att koppla externa system till Fortnox krävs integrationslicensen, som ingår i flera av Fortnox paket för företagare. Kontrollera vad som ligger i ditt abonnemang.
• Den bokför per dag, automatiskt. Beroende på hur du ställer in den skickar Zettle ett eller två dagsverifikat till Fortnox, med försäljning, avgifter och utbetalningar sammanställda per dag. Det finns även tredjepartsappar (till exempel via Sharespine) med stöd för kostnadsställen, som prissätts separat.

Notera att kopplingen skickar verifikaten direkt till Fortnox utifrån de konton du ställt in, utan manuell granskning. Kontrollera alltid att momssatserna och kontona stämmer, särskilt om kassan blandar servering (12 procent), livsmedel (6 procent sedan 1 april 2026) och vanliga varor (25 procent). Aktuella villkor för kopplingen hittar du hos Fortnox marknadsplats.

Astrid: dagsverifikatet ingår, du godkänner

Astrid är vår egen produkt, så här är hur den skiljer sig. I Astrid är Zettle-bokföringen en inbyggd del av systemet, inte en app du kopplar till en separat bokföringstjänst. Du ansluter ditt Zettle-konto genom att klistra in en läsbehörig API-nyckel under Inställningar → Integrationer → Zettle, och Astrid sammanställer varje försäljningsdag till ett dagsverifikat: kort på fordran mot Zettle, kontanter på kassakontot, Swish för sig, och försäljning delad per momssats med moms på rätt konto.

Den viktigaste skillnaden mot en automatisk Fortnox-koppling är kontrollen. Astrid bokför aldrig oautomatiskt. AI:n föreslår konteringen och du godkänner varje dagsverifikat innan något bokförs, med ett färdigt underlag som PDF. Kontanter tas med i dagsverifikatet bara om du intygar ett certifierat kassaregister, och dricks och köp som inte kan tolkas automatiskt läggs i en egen lista och bokförs separat. Det är samma dagliga rytm som Zettle-kopplingen, men med en granskning innan bokföring i stället för automatisk bokföring.

Fortnox vs Astrid: så bokförs Zettle

	Fortnox	Astrid
Zettle-bokföring	Manuellt, eller via appen Zettle by PayPal	Inbyggd, dagsverifikat
Verifikat	Per dag	Per dag, ett per försäljningsdag
Koppling	Zettle by PayPal, gratis app i marknadsplatsen	Ingår, read-only API-nyckel
Förutsätter	Betalt Fortnox-abonnemang med integrationslicens	Astrid Bas gratis upp till 50 verifikationer/mån
Bokföring	Automatiskt utifrån dina konton	AI föreslår, du godkänner varje dag
Underlag	Beror på appen	Färdig PDF per dagsverifikat

En ärlig sak att väga in: en butik med daglig försäljning bokför runt 25 till 30 dagsverifikat i månaden, vilket ryms inom Astrids gratisnivå men tar en stor del av den. Växer du ur den kostar Astrid Pro 999 kr/mån exkl. moms utan bindningstid. Fortnox kräver i sin tur ett betalt abonnemang oavsett, men själva Zettle-kopplingen är gratis. Vill du jämföra fler system finns vår jämförelse av bokföringsprogram.

Vilken metod passar dig?

• Låg volym, tekniskt bekväm: bokför manuellt i Fortnox. Har du försäljning några dagar i veckan tar dagsverifikaten inte lång tid.
• Fortnox-användare som vill automatisera: koppla Zettle by PayPal, som är gratis och bokför per dag. Kontrollera att kontona och momssatserna stämmer, och att ditt abonnemang har integrationsstöd.
• Vill ha dagskassan inbyggd med en granskning innan bokföring: Astrid, där importen ingår, du godkänner varje dag och Bas är gratis att komma igång.

Oavsett väg är principen densamma: ett dagsverifikat per dag, bruttot och avgiften var för sig, och Zettle-utbetalningen avstämd mot banken.

Vanliga frågor

Har Fortnox en egen Zettle-koppling? Nej, inte en egen. Zettle kopplas till Fortnox via appen Zettle by PayPal i Fortnox marknadsplats, som byggs av Zettle (PayPal). Den är gratis och är den mest använda integrationen i marknadsplatsen, men du behöver ett Fortnox-abonnemang med integrationslicens för att använda den.

Vad kostar det att koppla Zettle till Fortnox? Själva Zettle by PayPal-appen är gratis. Kostnaden är ditt Fortnox-abonnemang, som behöver innehålla integrationslicensen (ingår i flera företagarpaket). Tredjepartsappar med extra funktioner, som kostnadsställen, kan prissättas separat. Kontrollera aktuella villkor i Fortnox marknadsplats.

Bokför Zettle-kopplingen per dag eller per vecka? Per dag. Zettle skickar ett eller två dagsverifikat till Fortnox per försäljningsdag, vilket följer kravet att en kassa sammanställs som mest per dags försäljning. Det gäller både Fortnox-kopplingen och Astrid.

Kan jag byta från Fortnox till Astrid för Zettle-bokföringen? Ja. I Astrid ingår Zettle-importen, och du ansluter kontot under Inställningar → Integrationer → Zettle. Varje dag sammanställs till ett dagsverifikat som du granskar och godkänner med ett knapptryck.