Bokföra Zettle-försäljning

Att bokföra Zettle-försäljning handlar om att fånga hela dagens kassa i bokföringen: bruttoförsäljningen fördelad på rätt momssats, Zettles avgift som en egen kostnad, och det som faktiskt betalas ut till banken. Det som skiljer Zettle från en vanlig webbutik är att en kassa ska bokföras per dag, inte per vecka. En dags försäljning blir ett dagsverifikat. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, går igenom varför dagskassan är dagsvis, hur kort, kontant och Swish bokförs var för sig, hur momsen och Zettle-avgiften hanteras och hur du stämmer av utbetalningen mot banken.

Varför Zettle bokförs per dag

En ren e-handel kan sammanställa en hel vecka till ett samlingsverifikat. För en fysisk kassa går inte det. Kassaförsäljning, med kort såväl som kontant, får enligt bokföringslagen 5 kap. 6 § och Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2 (punkt 6.4) sammanställas till en gemensam verifikation som mest per dags försäljning. Ett veckoverifikat för en kassa är alltså inte tillåtet. Varje försäljningsdag blir ett eget verifikat, en dagskassa.

Det betyder inte att du måste sitta vid kassan varje kväll och bokföra. För kortförsäljning får själva bokföringen skjutas upp och göras samlat i efterhand, så länge varje dag får sitt eget verifikat när du väl bokför. Du kan alltså bokföra en hel veckas Zettle-försäljning vid ett tillfälle, men resultatet blir upp till sju dagsverifikat, ett per dag, inte ett enda för veckan.

En kassa bokförs per dag. En dags försäljning blir ett dagsverifikat, aldrig ett samlat veckoverifikat.

Kontanter har en strängare regel. Utan ett certifierat kassaregister ska kontantförsäljning enligt bokföringslagen 5 kap. 2 § bokföras senast nästa arbetsdag. Har du ett certifierat kassaregister kan kontanterna tas med i dagsverifikatet, och den gemensamma verifikationen utgörs då av kassaregistrets Z-dagrapport (tömningskvitto) och journalminne. Mer om kassaregisterkravet och gränsen på fyra prisbasbelopp finns i vår guide om kassabok.

Kort, kontant och Swish: tre betalsätt, tre konton

I en Zettle-kassa kan samma dag innehålla kortbetalningar, kontanter och Swish. De ser lika ut i appen men bokförs mot olika konton, eftersom pengarna tar olika vägar till banken.

• Kort går via Zettle. Kunden betalar, Zettle drar sin avgift och betalar ut nettot till ditt bankkonto ett par dagar senare. Kortförsäljningen bokförs därför mot ett avräkningskonto, en fordran på Zettle, i 15XX-serien (till exempel 1580).
• Kontant hamnar i kassalådan, inte hos Zettle. Kontantförsäljning bokförs mot ett kassakonto (1910).
• Swish betalas in direkt till ditt bankkonto och passerar aldrig Zettles utbetalning. Swish bokförs mot ett eget konto (till exempel 1680) så att avstämningen mot Zettle-utbetalningen inte blandas ihop.

Kort räknas inte som kontant betalning i bokföringslagens mening, vilket är just därför kortförsäljningen får den uppskjutna, samlade hanteringen medan kontanterna har nästa-arbetsdag-regeln. Att hålla betalsätten på var sitt konto är det som gör att du kan stämma av Zettles utbetalning mot banken utan att kontanter och Swish stör bilden.

Vilka konton du använder

Ett dagsverifikat för en Zettle-dag rör flera konton samtidigt: tillgångskonton för betalsätten, intäktskonton per momssats och konton för moms, avgift och dricks. Vi visar standardkonton ur BAS som exempel, men det är kontoklassen som är det viktiga.

Vad	Kontoklass	Exempelkonto	Debet/kredit
Fordran på Zettle (kort)	15XX	1580	Debet
Kontantkassa	19XX	1910	Debet
Swish	16XX/19XX	1680	Debet
Försäljning 25 %	3XXX	3001	Kredit
Försäljning 12 % (servering)	3XXX	3002	Kredit
Försäljning 6 % (livsmedel)	3XXX	3003	Kredit
Utgående moms	26XX	2611 / 2621 / 2631	Kredit
Zettle-avgift	Kontoklass 6	6570	Debet
Dricks (skuld till personal)	28XX	2820	Kredit
Öresavrundning	3740	3740	Debet/kredit
Bankkonto (utbetalning)	19XX	1930	Debet

Debetsidan (kort, kontant, Swish, avgift) och kreditsidan (försäljning per momssats, moms, dricks, avrundning) ska balansera för varje dag. Går verifikatet inte ihop saknas en rad, oftast avgiften eller en momssats.

Moms, avgift och dricks

Momsen räknas per sats. En kassa blandar ofta flera momssatser, och de måste hållas isär. De vanliga satserna är 25 procent (standard), 12 procent (serveringstjänster på plats) och 6 procent. Här är en viktig förändring att känna till: livsmedelsmomsen sänktes från 12 till 6 procent den 1 april 2026, en tillfällig sänkning som gäller till och med 31 december 2027. Serveringstjänster, alltså mat och dryck som konsumeras på stället, ligger däremot kvar på 12 procent. Ett kafé som säljer en kaffe att dricka på plats redovisar 12 procent, medan en påse kaffebönor att ta med hem är livsmedel och redovisas med 6 procent. Gränsdragningen mellan servering och livsmedel går vi igenom i vår kompletta guide om moms.

Avgiften bokförs brutto, inte netto. Zettle drar sin transaktionsavgift innan pengarna betalas ut. Bokför du bara det som landar på banken tappar du både en del av intäkten och avgiften som avdragsgill kostnad. Avgiften ska bokföras som en egen kostnad, vanligen på konto 6570. Zettles avgift är en betaltjänst som är undantagen från moms, så det tillkommer ingen ingående moms att lyfta på avgiften.

Dricks är inte försäljning. Dricks som kunden lägger till vid kortbetalning är inte företagets intäkt, utan i normalfallet en skuld till personalen. Den bokförs därför inte som försäljning utan mot ett skuldkonto (2820) och hålls utanför både intäkt och moms. Fördelar arbetsgivaren i stället ut dricksen som en del av lönen gäller andra regler, med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Eftersom rätt hantering beror på hur dricksen fördelas är dricks något man bokför för sig, inte klumpar in i dagskassan.

Räkneexempel: en dags kaféförsäljning

Ta en dag i ett litet kafé. Kunderna betalar 8 000 kr med kort och 2 000 kr kontant, totalt 10 000 kr inklusive moms, allt servering med 12 procents moms. Zettle drog 176 kr i kortavgift, och kunderna la 300 kr i dricks på kortköpen.

Först delas bruttot i försäljning och moms. Av 10 000 kr med 12 procents moms är 8 928,57 kr försäljning och 1 071,43 kr moms (10 000 × 0,12 / 1,12 = 1 071,43). Dagsverifikatet blir:

Debet:   1580 Fordran Zettle (kort)        7 824,00
Debet:   1910 Kassa (kontant)              2 000,00
Debet:   6570 Zettle-avgift                  176,00
Kredit:  3002 Försäljning, 12 % moms       8 928,57
Kredit:  2621 Utgående moms, 12 %          1 071,43

Kortfordran på 1580 debiteras med kortförsäljningen minus avgiften (8 000 − 176 = 7 824 kr), eftersom det är nettot Zettle betalar ut. Debet 10 000 = kredit 10 000, så verifikatet balanserar. Dricksen på 300 kr bokförs separat mot 2820 som en skuld till personalen och ingår inte i dagskassan ovan. När Zettle sedan betalar ut de 7 824 kronorna till banken stäms utbetalningen av mot 1580, precis som i avsnittet längre ned.

Så bokför Astrid din Zettle-försäljning

I Astrid är Zettle-bokföringen inbyggd. Du ansluter ditt Zettle-konto genom att skapa en läsbehörig API-nyckel hos Zettle (my.zettle.com) och klistra in klient-ID och nyckel under Inställningar → Integrationer → Zettle. Anslutningen är read-only, kräver ett konto i svenska kronor, och du kan koppla upp till fem Zettle-konton per organisation. Astrid läser bara din försäljning, inget bokförs utan att du godkänner det.

När du synkar hämtar Astrid dagens köp och Zettles avgifter och utbetalningar, och sammanställer varje försäljningsdag till ett dagsverifikat med rätt lagstöd. Kortförsäljningen läggs på fordran mot Zettle, kontanter på kassakontot, Swish för sig, och försäljningen delas per momssats med moms på rätt konto. Klickar du "Bokför veckan" skapas upp till sju dagsverifikat, ett per dag, som du granskar och godkänner.

Två saker sköts medvetet för sig, eftersom rätt hantering beror på dina förutsättningar:

• Kontanter tas med i dagsverifikaten bara om du intygar att ni använder ett certifierat kassaregister. Utan det bokförs kontantraderna separat, i enlighet med kassaregisterkravet.
• Dricks och köp som inte kan tolkas automatiskt (presentkort och blandade betalsätt) läggs i en egen lista och bokförs separat, efter ditt godkännande.

Till varje dagsverifikat skapas ett bokföringsunderlag som PDF. Underlaget är en sammanställning; själva kassaregisterunderlaget är fortfarande din Z-dagrapport och kassaregistrets journalminne, som du sparar som vanligt.

Utbetalning och avstämning mot banken

Zettles utbetalning till banken är ingen ny intäkt, utan avslutet på en fordran du redan bokfört. När nettot landar på kontot bokförs det som en omflyttning mellan två balanskonton:

Debet:   1930 Företagskonto      7 824,00
Kredit:  1580 Fordran Zettle     7 824,00

Efter det är fordran på Zettle nollställd för den dagen. Den här raden hör hemma i din vanliga bankavstämning, där du prickar av bankinsättningen mot 1580, inte i själva dagskassan. Kontanter stäms av när du sätter in dem på banken, och Swish prickas av mot 1680. Poängen med att hålla betalsätten på var sitt konto är just att varje väg till banken går att stämma av för sig.

Vanliga frågor

Ska Zettle-försäljning bokföras per dag eller per vecka? Per dag. En kassa får enligt bokföringslagen 5 kap. 6 § och BFNAR 2013:2 punkt 6.4 sammanställas till en gemensam verifikation som mest per dags försäljning. Du kan bokföra en hel vecka vid ett tillfälle, men det blir ett dagsverifikat per dag, inte ett samlat veckoverifikat.

Hur bokför jag Zettle-avgiften? Som en egen kostnad, vanligen på konto 6570. Avgiften dras innan utbetalning, så du måste bokföra bruttoförsäljningen och avgiften var för sig, inte bara nettot som landar på banken. Zettles avgift är en momsfri betaltjänst, så det finns ingen ingående moms att lyfta.

Vilket konto använder jag för Zettle-kortförsäljning? Ett avräkningskonto i 15XX-serien, till exempel 1580, som håller fordran på Zettle mellan försäljningen och utbetalningen. Kontanter bokförs i stället mot ett kassakonto (1910) och Swish mot ett eget konto (till exempel 1680).

Hur bokförs dricks från kortbetalningar? Dricks är normalt inte företagets intäkt utan en skuld till personalen, och bokförs mot ett skuldkonto (2820), utanför försäljning och moms. Fördelar arbetsgivaren ut dricksen som lön gäller i stället reglerna för lön, med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.

Måste jag ha ett certifierat kassaregister för att sälja med Zettle? Kassaregisterkravet gäller försäljning mot kontant betalning eller kort, och både kort och Swish räknas in. Säljer du för mer än fyra prisbasbelopp inklusive moms per år (236 800 kr för 2026) omfattas du, oavsett hur liten del som är kontanter. Eftersom Zettle-försäljning till stor del är kort når många butiker gränsen. Zettle kan fungera som kassaregister, men ansvaret att uppfylla kravet är ditt. Detaljerna finns i vår guide om kassabok.

Vilken moms gäller för ett kafé 2026? Servering på plats är 12 procent. Livsmedel som säljs som vara, till exempel för avhämtning, har 6 procent sedan den 1 april 2026 (tillfälligt till och med 2027). Vanliga varor är 25 procent. En kassa blandar ofta flera satser, som måste redovisas var för sig.