Kassaregister

Huvudregeln är kort: säljer du varor eller tjänster i näringsverksamhet mot kontant betalning eller kort, måste du använda kassaregister. Skatteverket räknar dessutom in elektroniska betalningar som Swish, och presentkort och kuponger som löses in hos ett annat företag räknas som kontant betalning. Undantagen är få och tydligt avgränsade, och den som saknar registret vid ett kontrollbesök betalar 12 500 kronor. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, går igenom vem kravet träffar, vilka undantag som finns, vad registret måste klara och vad som ändras den 1 januari 2027.

Vem måste ha kassaregister?

Skyldigheten står i 39 kap. 4 § skatteförfarandelagen: den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort ska använda kassaregister.

Det avgörande är alltså hur du tar betalt, inte vad du säljer eller vilken företagsform du har. En enskild firma med en marknadsplats och en Swish-skylt omfattas på samma grund som en restaurang med kassadisk. Företagsformen spelar ingen roll.

Enligt 39 kap. 6 § ska självständiga verksamheter inom samma näringsverksamhet dessutom bedömas var för sig. Driver du en konsultrörelse som fakturerar och vid sidan av den ett kafé som tar kontanter, prövas kaféet för sig.

Undantagen

39 kap. 5 § räknar upp sex undantag. Skyldigheten gäller inte den som

1. bara i obetydlig omfattning säljer mot kontant betalning eller kort,
2. är befriad från skattskyldighet enligt inkomstskattelagen för inkomsten,
3. bedriver taxitrafik,
4. säljer genom distansavtal eller hemförsäljningsavtal,
5. säljer via varuautomat eller i en automatiserad affärslokal, eller
6. tillhandahåller automatspel enligt spellagen.

Två av dem gör mest jobb i praktiken.

Obetydlig omfattning. Lagen säger att det särskilt ska beaktas om försäljningen normalt uppgår till, eller kan antas komma att uppgå till, sammanlagt högst fyra prisbasbelopp under ett beskattningsår. Prisbasbeloppet för 2026 är 59 200 kronor, vilket ger en gräns kring 236 800 kronor i kontant- och kortförsäljning. Notera att det är den kontanta försäljningen som räknas, inte hela omsättningen: ett företag som fakturerar för miljoner men tar emot 50 000 kronor kontant ligger under gränsen.

Distansavtal. Ren e-handel omfattas inte, eftersom köpet ingås på distans. Det är därför en webbutik normalt slipper kassaregister medan samma bolags fysiska popup-butik inte gör det.

Vad registret ska klara, och anmälan

Enligt 39 kap. 7 § ska all försäljning registreras, och vid varje försäljning ska ett kvitto framställt av kassaregistret tas fram och erbjudas kunden. Kravet är att erbjuda, inte att tvinga på kunden ett kvitto, men registreringen ska ske oavsett.

39 kap. 8 § kräver att registret på ett tillförlitligt sätt visar alla registreringar samt programmeringar och inställningar som utgör behandlingshistorik, och att kassaregistret är certifierat. Skatteverket preciserar kravet i sina föreskrifter: registret ska vara tillverkardeklarerat och kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem. Skatteverket testar inte själv om ett tillverkardeklarerat register uppfyller kraven, utan det ansvaret ligger på tillverkaren, och myndigheten publicerar listor över tillverkardeklarerade register och certifierade kontrollenheter.

Ska verksamheten använda kassaregister ska det dessutom anmälas till Skatteverket.

Det som ändras den 1 januari 2027

Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister, SKVFS 2021:17. Har registret ett så kallat journalminne ska det kunna ta fram registreringar i formatet XML.

Det är ett leverantörskrav mer än ett handgrepp för dig som företagare, men konsekvensen landar hos den som äger registret. Har du ett äldre kassaregister är frågan att ställa till leverantören enkel: uppfyller det SKVFS 2021:17, och klarar journalminnet XML-export? Får du inget tydligt svar under hösten är det bättre att veta det nu än i januari.

Kontrollavgiften

Skatteverket får göra oanmälda kontrollbesök. Enligt 50 kap. 1 och 2 §§ skatteförfarandelagen tas kontrollavgift ut om Skatteverket vid tillsyn eller kontrollbesök finner att den som är skyldig att använda kassaregister inte gör det, eller inte har anmält sina register.

Avgiften tas ut per kontrolltillfälle. Den är inte avdragsgill, eftersom böter och offentligrättsliga sanktionsavgifter enligt 9 kap. 9 § inkomstskattelagen inte får dras av. Den utgår oberoende av om någon skatt undandragits, vilket är värt att notera: det räcker att registret saknas eller inte är anmält.

Vanliga misstag

1. Att tro att Swish inte räknas. Skatteverket räknar in elektroniska betalningar som Swish i kravet.
2. Att mäta undantaget mot hela omsättningen. Gränsen på fyra prisbasbelopp avser den kontanta och kortbetalda försäljningen.
3. Att missa att verksamheter bedöms var för sig. Ett litet kontantben vid sidan av en fakturerande rörelse prövas separat.
4. Att glömma anmälan. Även ett korrekt register kan ge kontrollavgift om det inte anmälts till Skatteverket.
5. Att skjuta upp 2027-frågan till leverantören. Kravet gäller registret du använder, och tiden att byta är innan årsskiftet.

FAQ

Vem måste ha kassaregister? Den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller kontokort, enligt 39 kap. 4 § skatteförfarandelagen. Skatteverket räknar även in elektroniska betalningar som Swish samt presentkort och kuponger.

Var går gränsen för att slippa kassaregister? Vid försäljning i obetydlig omfattning, där lagen anger att det särskilt ska beaktas om den kontanta och kortbetalda försäljningen normalt uppgår till högst fyra prisbasbelopp under ett beskattningsår. Med 2026 års prisbasbelopp på 59 200 kronor motsvarar det cirka 236 800 kronor.

Behöver en webbutik kassaregister? Nej, försäljning genom distansavtal är undantagen. Säljer samma bolag även på plats gäller kravet för den delen av verksamheten.

Vad kostar det att sakna kassaregister? Kontrollavgiften är 12 500 kronor per kontrolltillfälle, och 25 000 kronor vid en ny överträdelse inom ett år från det tidigare beslutet.

Vad ändras 2027? Från den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla SKVFS 2021:17, och ett journalminne ska kunna ta fram registreringar i XML-format.