E-faktura och Peppol: vad du behöver veta 2026vad du behöver veta 2026

En e-faktura är en faktura i ett strukturerat elektroniskt format som mottagarens system kan läsa och behandla automatiskt. En PDF som du mejlar är alltså inte en e-faktura, även om den känns elektronisk. Sedan 2019 måste du skicka e-faktura till offentlig sektor, och på EU-nivå är mer på väg. Den här guiden reder ut vad en e-faktura faktiskt är, vilka krav som gäller 2026, hur Peppol-nätverket fungerar och hur du förbereder dig. E-faktura hör till de delar av faktureringen vi samlar i vår kompletta guide om fakturering.

Vad är en e-faktura, och vad är det inte?

En e-faktura är en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format, så att den kan behandlas automatiskt av mottagarens system. Fakturadatan ligger i ett maskinläsbart format, i praktiken en XML-fil, som ekonomisystemet kan läsa rakt in utan att någon knappar in uppgifterna manuellt.

Det viktigaste att förstå är vad som inte räknas: en PDF är inte en e-faktura. Myndigheten för digital förvaltning (Digg) är tydlig: pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura. En människa kan läsa en PDF, men mottagarens system kan inte tolka den automatiskt, och därför fyller den inte e-fakturans funktion.

Det vanligaste e-fakturaformatet i Sverige är Peppol BIS Billing 3.0, en implementering av den europeiska standarden för e-fakturering (EN 16931). Ett äldre format, Svefaktura, har använts tidigare men fasas ut till förmån för Peppol BIS Billing 3.0.

En PDF är inte en e-faktura. En e-faktura är en strukturerad fil som mottagarens system läser automatiskt.

Kravet mot offentlig sektor sedan 2019

Säljer du varor eller tjänster till en kommun, region eller statlig myndighet? Då måste du skicka e-faktura. Sedan den 1 april 2019 gäller lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling.

Lagen säger att de fakturor en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska fakturor som överensstämmer med den europeiska standarden för elektronisk fakturering. Kravet gäller fakturor till följd av offentlig upphandling enligt upphandlingslagstiftningen (LOU och övriga upphandlingslagar). En PDF räcker alltså inte: det ska vara ett strukturerat format som följer EN-standarden, i praktiken Peppol BIS Billing 3.0.

Det här kravet är redan verklighet. Har du offentlig sektor som kund behöver du kunna skicka e-faktura i dag, inte någon gång i framtiden.

Kommande krav mellan företag: vad gäller 2026?

Här gäller det att vara noggrann, eftersom det florerar felaktiga påståenden. Per 2026 finns det inget beslutat svenskt krav på e-faktura mellan privata företag (B2B). Det finns inget bestämt datum då vanliga företagsfakturor måste vara e-fakturor i Sverige.

Det som finns är en utredning. Regeringen beslutade den 5 februari 2026 om kommittédirektivet "Moderniserad och brottsförebyggande hantering av mervärdesskatt" (Dir. 2026:9). Utredaren ska bland annat bedöma om elektronisk fakturering och digital rapportering bör införas även för inhemska transaktioner mellan företag. Uppdraget ska redovisas senast den 30 november 2027.

Med andra ord: frågan utreds, men inget är beslutat. Akta dig för leverantörer eller artiklar som påstår att obligatorisk B2B-e-faktura "börjar gälla" ett visst datum i Sverige. Per 2026 stämmer det inte. Att ändå börja skicka e-faktura nu är däremot ett klokt sätt att ligga steget före.

EU:s ViDA: tidslinjen som driver utvecklingen

Bakom utvecklingen ligger EU:s regelpaket ViDA (VAT in the Digital Age), som antogs den 11 mars 2025 och trädde i kraft den 14 april 2025. För fakturering är de här hållpunkterna viktigast:

Datum	Vad som gäller
14 april 2025	Medlemsstater får införa obligatorisk e-faktura nationellt, utan särskilt tillstånd från EU-kommissionen
1 juli 2030	E-faktura blir obligatoriskt för gränsöverskridande B2B-handel mellan EU-länder, kopplat till digital rapportering
1 januari 2035	Länder med egna realtidssystem ska ha anpassat dem till EU:s modell

Två saker är lätta att blanda ihop. Kravet den 1 juli 2030 gäller gränsöverskridande handel mellan EU-länder, inte automatiskt inhemska svenska fakturor. Och ett inhemskt B2B-krav är en möjlighet för varje medlemsstat enligt ViDA, inte ett tvång. Det är just den möjligheten Sverige nu utreder.

Peppol: nätverket bakom e-fakturan

Peppol är både en infrastruktur för att skicka meddelanden mellan parter och en uppsättning standardiserade meddelanden för inköpsprocessen. Tänk på Peppol som ett gemensamt nät för e-fakturor: oavsett vilken operatör du och din mottagare använder når fakturan fram.

Några begrepp att känna till:

• Accesspunkt. Du ansluter till Peppol via en operatör som tillhandahåller en accesspunkt, ofta din systemleverantör eller en särskild tjänst. Du kopplar inte upp dig direkt själv.
• Peppol-ID. Den elektroniska adress som identifierar parter i nätverket, i Sverige oftast baserad på organisationsnumret. Ska du ta emot fakturor behöver du ett sökbart Peppol-ID. Ska du bara skicka behöver du det inte.
• Peppol BIS Billing 3.0. Standardformatet för själva fakturan.
• 4-hörnsmodell. Det utgår inga roamingavgifter mellan operatörer: varje part betalar bara för sin egen anslutning.

I Sverige är Digg (Myndigheten för digital förvaltning) svensk peppolmyndighet, med ansvar för avtal, information och stöd. Digg säljer dock inte själv tjänster och registrerar inte Peppol-ID. Det gör certifierade tjänsteföretag, så kallade Peppol Service Providers.

Så förbereder du dig

Oavsett om du redan har offentlig sektor som kund eller bara vill ligga i framkant är stegen desamma:

1. Stäm av med din leverantör. Fråga ditt bokförings- eller faktureringsprogram om de kan skicka och ta emot fakturor i formatet Peppol BIS Billing 3.0 via Peppol. Många moderna program har redan funktionen.
2. Anslut via en accesspunkt. Saknar ditt system stöd, kontakta en certifierad Peppol-tjänsteleverantör.
3. Skaffa ett Peppol-ID om du ska ta emot. Ska du ta emot e-fakturor behöver du registrera ett sökbart Peppol-ID.
4. Klara av kravet mot offentlig sektor först. Har du kommuner, regioner eller myndigheter som kunder är e-faktura ett krav redan i dag, inte en framtidsfråga.
5. Håll koll på ViDA och den svenska utredningen. Ett B2B-krav kan komma i någon form, men inget datum är beslutat. Att börja nu gör dig redo i god tid.

E-fakturan ändrar inte vad en faktura ska innehålla, bara hur den skickas. Lagkraven på själva innehållet är desamma som för en vanlig faktura, se guiden om fakturamall och lagkraven. Och precis som en vanlig faktura kan en felaktig e-faktura behöva rättas med en kreditfaktura.

Exempel: så skickar Anna sin första e-faktura

Anna driver enskild firma som webbdesigner och har gjort ett uppdrag åt sin kommun för 15 000 kr. Eftersom kommunen är en upphandlande myndighet måste fakturan vara en e-faktura enligt lag (2018:1277). En PDF i mejlet godtas inte.

Anna använder ett vanligt molnbaserat bokföringsprogram som är anslutet till Peppol via en accesspunkt. När hon skapar fakturan väljer hon "skicka som e-faktura" och fyller i kommunens Peppol-ID, som bygger på kommunens organisationsnummer. Programmet skapar fakturan i formatet Peppol BIS Billing 3.0, skickar den genom Peppol-nätverket, och den landar direkt i kommunens ekonomisystem. Ingen utskrift, ingen manuell inmatning. Anna har skickat sin första e-faktura, och hon är samtidigt förberedd inför framtidens regler.

FAQ

Vad är en e-faktura? En faktura i ett strukturerat elektroniskt format (i Sverige oftast Peppol BIS Billing 3.0) som mottagarens system kan läsa och behandla automatiskt. En PDF, även mejlad, räknas inte som e-faktura.

Måste jag skicka e-faktura? Till offentlig sektor, ja. Sedan 1 april 2019 måste leverantörer till kommuner, regioner och statliga myndigheter skicka e-faktura enligt lag (2018:1277). Mellan privata företag finns inget beslutat krav i Sverige per 2026.

Är en PDF-faktura en e-faktura? Nej. Enligt Digg räknas pdf-fakturor och inskannade pappersfakturor inte som e-faktura, eftersom de inte kan behandlas automatiskt av mottagarens system.

Vad är Peppol? Ett internationellt nätverk för att skicka e-fakturor och andra meddelanden mellan parter, oavsett operatör. I Sverige är Digg peppolmyndighet. Du ansluter via en accesspunkt hos en operatör, och fakturan skickas i formatet Peppol BIS Billing 3.0.

Kommer det bli krav på e-faktura mellan företag? Frågan utreds. Regeringen tillsatte i februari 2026 en utredning (Dir. 2026:9) som ska bedöma om e-faktura bör införas även för inhemska företagstransaktioner, med redovisning senast 30 november 2027. På EU-nivå blir e-faktura obligatoriskt för gränsöverskridande B2B-handel den 1 juli 2030 genom ViDA. Något beslutat svenskt B2B-krav finns dock inte än.