Proformafaktura: vad det är och när du behöver envad det är och när du behöver en

En proformafaktura är en preliminär faktura som visar värdet på varor utan att vara ett betalningskrav. Till skillnad från en vanlig faktura skapar den ingen fordran och ska aldrig betalas: den används för att ge tullen och köparen information i förväg, framför allt vid export. Den här guiden går igenom vad en proformafaktura är, hur den skiljer sig från en riktig faktura, när du behöver en, hur den ska märkas och varför den varken bokförs eller ger momsavdrag. Proformafakturan hör till de dokument vi samlar i vår kompletta guide om fakturering, och här fokuserar vi på när och hur du använder den rätt.

Vad är en proformafaktura?

En proformafaktura ser ut som en vanlig faktura, men syftet är ett annat. Tullverket är tydliga med funktionen: en proformafaktura visar värdet på varorna men är inte ett underlag för betalning. Den används för leveranser där du separat behöver redovisa uppgifter och värde för tulländamål. Den är alltså ett informationsdokument, inte ett betalningskrav.

Det får två viktiga konsekvenser:

• Ingen fordran uppstår. Eftersom proforman inte är ett betalningskrav skapar den ingen skuld för mottagaren och inget krav som du kan driva in.
• Affären är inte genomförd. Proforman ställs ofta ut innan leverans och betalning, som en förhandsuppgift om vad som ska levereras och till vilket värde.

Ordet "proforma" är latin för "för formens skull". Dokumentet fyller en formell funktion, att visa pris och innehåll, men binder ingen till betalning. Ett viktigt påpekande: namnet på dokumentet avgör inte hur det behandlas. Skatteverket är tydliga med att det avgörande inte är namnet på handlingen, utan att den innehåller det som momslagen kräver. Innehåller ett dokument som du kallar proforma ändå alla obligatoriska fakturauppgifter för en verklig affär, kan det räknas som en riktig faktura.

Proformafaktura och vanlig faktura: skillnaden

Skillnaden mellan en proformafaktura och en vanlig (riktig) faktura, ibland kallad handelsfaktura, ligger i funktionen:

Aspekt	Proformafaktura	Vanlig faktura
Syfte	Visa värde och innehåll i förväg	Kräva betalning för en genomförd affär
Betalningskrav	Nej	Ja
Skapar fordran	Nej	Ja
Bokförs	Nej	Ja, som verifikation
Moms	Ingen redovisning, inget avdrag	Utgående moms hos säljaren, avdrag hos köparen
Underlag vid revision	Nej	Ja

Kort sagt: handelsfakturan används när du säljer och tar betalt, proformafakturan när du behöver visa ett värde utan att ta betalt, eller innan affären är klar. När den riktiga affären väl genomförs ställer du ut en vanlig faktura, och det är den som gäller i bokföring och moms.

När använder du en proformafaktura?

Det vanligaste användningsområdet är export och tull. När du exporterar varor utanför EU ska du lämna en tulldeklaration, och varornas värde ska anges. Normalt används en handelsfaktura som styrkande handling, men om det inte finns någon handelsfaktura kan du i stället använda en proformafaktura och ange skälet på den.

Typiska situationer där det inte finns någon handelsfaktura är just leveranser du inte tar betalt för. Tullverket nämner bland annat:

• Varuprover och reklamföremål
• Gåvor
• Ersättnings- och garantivaror
• Returvaror
• Varor för utställningar och mässor

För de här försändelserna behöver tullen ändå veta varornas värde, och då fyller proformafakturan funktionen. Tullvärdet bygger som huvudregel på varans pris enligt transaktionsvärdemetoden, och beroende på leveransvillkoren (Incoterms) läggs frakt och försäkring fram till EU:s gräns till.

Utöver tull används proformafakturan i praktiken också som en förhandsuppgift i andra lägen: när en köpare behöver ett underlag för att ordna förskottsbetalning eller remburs, eller för att ansöka om importtillstånd. Då fungerar den ungefär som en prisuppgift i förväg, men utan att vara ett betalningskrav. Säljer du till utlandet är faktura på engelska ofta en del av samma flöde.

Innehåll och märkning

En proformafaktura innehåller i stort sett samma grunduppgifter som en vanlig faktura: säljare och köpare, en beskrivning av varorna, mängd och värde. Det viktiga är att det tydligt framgår att den inte är ett betalningskrav.

Två saker bör stå på dokumentet:

• "Proforma" tydligt i rubriken, så att ingen förväxlar den med en betalfaktura.
• "No charge. Value for customs purposes only." vid tullbruk, alltså att handlingen bara visar varuvärdet för tulländamål och inte är en avgift att betala.

Kom ihåg att momslagens fakturakrav, alltså löpnummer, fakturadatum, säljarens momsregistreringsnummer, parternas namn och adress, varornas art och mängd, momssats och momsbelopp, gäller den riktiga fakturan. Det är den som ska uppfylla kraven, bevaras och utgöra underlag. Hela kravlistan finns i guiden om fakturamall och lagkraven på fakturan. Proformafakturan behöver inte uppfylla dessa krav, eftersom den inte är en faktura i momslagens mening.

En proformafaktura visar värdet på varorna, men den är inte ett betalningskrav och bokförs aldrig.

Räkneexempel: proformafaktura vid export

Du exporterar ett varuparti till en kund utanför EU och upprättar en proformafaktura för tulländamål. Varorna är kostnadsfria ersättningsvaror, så det finns ingen handelsfaktura att luta sig mot.

Varuvärde (varornas verkliga värde):        100 000 kr
Frakt fram till EU:s yttre gräns:             8 000 kr
Försäkring:                                   1 500 kr
─────────────────────────────────────────────────────
Tullvärde (beroende på leveransvillkor):    109 500 kr

Proformafakturan visar de här beloppen för tulldeklarationen och märks "Proforma" samt "No charge. Value for customs purposes only.". Den är inte ett betalningskrav: ingen fordran uppstår, och du bokför den inte. Skulle affären senare övergå i en verklig försäljning ställer du ut en vanlig faktura, och det är den som blir underlag för bokföring och moms.

Obs: Att frakt och försäkring läggs till varuvärdet beror på leveransvillkoren (Incoterms). Kontrollera vad som gäller för just din leverans, och stäm av aktuella regler på Tullverkets sida om styrkande handlingar vid export.

Bokföring och moms: därför bokförs proforman inte

En vanlig fråga är hur en proformafaktura ska bokföras. Svaret är enkelt: det ska den inte. Bokföringen ska enligt Skatteverket grunda sig på en verifikation, ett underlag, och det är bara affärshändelser, alltså händelser av ekonomisk art som påverkar företagets ekonomi, som ska bokföras.

En proformafaktura är i sig ingen affärshändelse. Den utlöser ingen försäljning, ingen fordran och inget betalningskrav, så det finns inget att bokföra. Av samma skäl ger den inte rätt till avdrag för ingående moms: avdragsrätten kräver en korrekt faktura enligt momslagen, och den rollen fyller proforman inte.

Det är alltså alltid den riktiga fakturan, som ställs ut när affären genomförs, som är underlaget: för din bokföring, för säljarens utgående moms och för köparens momsavdrag. Proforman lever sitt eget liv som ett rent informationsdokument vid sidan av räkenskaperna.

FAQ

Vad är skillnaden mellan en proformafaktura och en vanlig faktura? En vanlig faktura (handelsfaktura) är ett betalningskrav för en genomförd affär och ligger till grund för bokföring och moms. En proformafaktura visar bara varornas värde i förväg, är inget betalningskrav, skapar ingen fordran och bokförs inte.

Ska en proformafaktura bokföras? Nej. Bokföring kräver en affärshändelse och en verifikation, och en proformafaktura är ingen affärshändelse. Den utlöser ingen försäljning eller fordran och ger inte heller rätt till momsavdrag. Det är den riktiga fakturan som bokförs.

När använder man en proformafaktura? Främst vid export och tull, särskilt för försändelser du inte tar betalt för, till exempel varuprover, gåvor, reklamföremål och ersättnings- eller garantivaror. Den används också i praktiken som förhandsuppgift inför förskottsbetalning, remburs eller importtillstånd.

Vad ska stå på en proformafaktura? Samma grunduppgifter som på en vanlig faktura (säljare, köpare, varor, mängd och värde), plus en tydlig märkning "Proforma". Vid tullbruk anger Tullverket att texten "No charge. Value for customs purposes only." ska finnas med.

Måste en proformafaktura uppfylla momslagens fakturakrav? Nej, eftersom den inte är en faktura i momslagens mening. Momslagens krav gäller den riktiga fakturan. Men kom ihåg att namnet inte avgör: innehåller ett dokument du kallar proforma ändå alla obligatoriska uppgifter för en verklig affär, kan det räknas som en riktig faktura.