Fakturering

En faktura är säljarens betalningskrav och samtidigt det underlag som styr både din och kundens bokföring och moms. Momslagen ställer tydliga krav på vad en fullständig faktura ska innehålla, och brister i innehållet kan kosta köparen avdragsrätten för ingående moms. Fakturering handlar dock om mer än formkrav: rätt betalningsvillkor, en tydlig offert i botten, korrekta rättelser via kreditfaktura och en plan för vad du gör när kunden inte betalar. Den här hubben samlar grunderna: vilka uppgifter fakturan måste ha, hur vägen från offert till betald faktura ser ut, vad du får ta ut i dröjsmålsränta och avgifter, hur kreditfakturor fungerar, hur du bestrider en felaktig faktura du själv fått, och hur fakturorna hänger ihop med bokföringen. Längst ned länkar vi vidare till djupgående guider om varje delområde, så att du kan hoppa direkt till det du behöver lära dig mer om just nu.

Vad ska en faktura innehålla?

Kraven på fakturans innehåll kommer från momslagen, och de är inte valfria. En fullständig faktura ska bland annat innehålla:

• Fakturadatum och ett unikt löpnummer
• Säljarens momsregistreringsnummer
• Säljarens och köparens namn och adress
• Varornas eller tjänsternas art och omfattning
• Leveransdatum, om det skiljer sig från fakturadatumet
• Beskattningsunderlag per momssats
• Tillämpad momssats och momsbeloppet
• Köparens momsregistreringsnummer vid omvänd skattskyldighet

För mindre belopp finns en förenklad variant: är totalbeloppet högst 4 000 kr inklusive moms räcker en förenklad faktura med färre uppgifter, vilket är därför ett kassakvitto ofta duger som underlag.

Att kraven uppfylls är inte bara säljarens problem. En köpare som vill dra av ingående moms behöver en faktura som håller måttet, och vid en revision är det fakturan Skatteverket granskar. Hela kravlistan, skillnaden mellan fullständig och förenklad faktura och en mall att kopiera finns i vår guide om fakturamall och lagkraven på fakturan. Ditt eget momsregistreringsnummer och formatet SE + tio siffror + 01 förklaras i guiden om momsregistreringsnummer.

Från offert till betald faktura

För många företag börjar affären långt före fakturan, med en offert. Offerten beskriver vad du ska leverera och till vilket pris, och när kunden accepterar den har ni i praktiken ett avtal. En tydlig offert är därför din bästa försäkring mot fakturatvister: det som står där är det som ska faktureras. Vad offerten bör innehålla, och när den blir juridiskt bindande, går vi igenom i guiden om offert: mall, tips och juridik.

Själva faktureringsflödet ser i de flesta småföretag ut så här:

1. Leverera och fakturera. Skicka fakturan så snart leveransen är klar. Varje dag du väntar är en dag senare betalning.
2. Sätt betalningsvillkor. 30 dagar är vanligt mellan företag, men kortare villkor är fullt tillåtet att avtala. Ange förfallodag tydligt på fakturan.
3. Bevaka förfallodagen. Stäm av inbetalningar mot skickade fakturor, så att du ser direkt vilka som är obetalda.
4. Agera vid försening. Skicka påminnelse och ta ut den ränta och de avgifter du har rätt till (mer om det nedan).

Säljer du till kunder utomlands tillkommer språk- och momsfrågor: engelska facktermer, valuta och hänvisning till omvänd skattskyldighet vid EU-handel. Formuleringarna och en komplett ordlista finns i guiden om faktura på engelska, och momsreglerna vid EU-försäljning i guiden om omvänd skattskyldighet.

När kunden inte betalar: ränta, avgifter och inkasso

Betalar kunden efter förfallodagen har du enligt räntelagen rätt till dröjsmålsränta med Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter, om inget annat avtalats. För första halvåret 2026 är referensräntan 2 procent, vilket ger 10 procent i årsränta. Räntan räknas per dag från förfallodagen tills betalningen kommer.

Utöver räntan finns lagstadgade avgifter:

Krav	Belopp	Gäller
Skriftlig betalningspåminnelse	60 kr	Konsument och företag, om rätten framgår av avtal eller faktura
Inkassokrav	180 kr	Vid överlämning till inkasso
Förseningsersättning	450 kr	Endast mellan företag, utan att påminnelse krävs

Observera att förseningsersättningen på 450 kr i företagsrelationer konsumerar rätten till påminnelseavgift och inkassokrav för samma försening: du kan inte ta ut allt samtidigt. Och påminnelseavgiften på 60 kr kräver att rätten framgår av avtalet eller fakturan. Formeln, räkneexempel med riktiga belopp och vanliga fel finns i guiden om dröjsmålsränta: regler och beräkning.

Tips: Skriv "dröjsmålsränta enligt räntelagen" i dina betalningsvillkor. Då följer räntesatsen automatiskt med när referensräntan ändras, och du slipper uppdatera mallarna varje halvår.

Kreditfaktura och bestridande: när fakturan blivit fel

Fel uppstår åt båda hållen: ibland är det din faktura som måste rättas, ibland är det du som fått ett krav som inte stämmer. Verktygen är olika men principen är densamma: agera snabbt, skriftligt och med spårbarhet.

Rätta din egen faktura med kreditfaktura

Blev fakturan fel ska den inte raderas eller skrivas om, utan rättas med en kreditfaktura. Kreditfakturan är en spegelvänd faktura med negativa belopp som hänvisar till ursprungsfakturan och nollar eller minskar den. Därefter ställer du ut en ny, korrekt faktura om det behövs.

Kreditfakturan används framför allt vid:

• Felaktigt belopp eller fel moms. Fakturerat för mycket, fel momssats eller fel mottagare.
• Returer och reklamationer. Kunden skickar tillbaka varor eller får prisavdrag i efterhand.
• Hävda affärer. Hela affären återgår och fakturan ska nollas.

Momsen följer med: när du krediterar minskar din utgående moms i samma period som kreditfakturan ställs ut, och kundens ingående moms minskar på motsvarande sätt. Kraven på hänvisning, momshanteringen och färdiga konteringsexempel finns i guiden om kreditfaktura: regler och kontering.

Bestrida en faktura du själv fått

Får du en faktura du inte beställt, eller som inte stämmer med avtalet, gäller det att agera snabbt och skriftligt. Att ignorera fakturan är det sämsta alternativet, eftersom den annars kan vandra vidare till inkasso och Kronofogden trots att den är fel.

Grundstegen vid ett bestridande:

1. Bestrid skriftligt och snarast. Mejl räcker. Ange fakturanummer, att du bestrider betalningsansvar och varför.
2. Betala det som är rätt. Är bara en del av fakturan fel, betala den ostridiga delen och bestrid resten.
3. Spara all korrespondens. Avtal, offert, mejl och leveransbekräftelser är din bevisning.
4. Stå på dig mot inkasso. Ett bestritt krav ska inte drivas vidare av inkassobolaget till Kronofogden som ett otvistigt krav.

Hela processen, med mall för bestridandet och vad som händer om motparten ändå går vidare, finns i guiden om att bestrida en faktura steg för steg.

En felaktig faktura rättas alltid med en kreditfaktura, aldrig genom att originalet ändras i efterhand.

Fakturorna och bokföringen

Varje faktura är en verifikation i bokföringen. En kundfaktura bokförs som en kundfordran tills betalningen kommer (faktureringsmetoden), eller först när den betalas (kontantmetoden, för företag med en nettoomsättning på högst 3 miljoner kr). Vilken metod du använder påverkar både arbetsmängd och när momsen redovisas: se vår guide om kontantmetoden vs faktureringsmetoden.

Tre saker som ofta går fel i mötet mellan fakturering och bokföring:

• Obetalda fakturor glöms bort. Utan systematisk avstämning mellan bankkontot och skickade fakturor upptäcks obetalda fakturor först långt senare. Rutinen beskrivs i guiden om bankavstämning.
• Momsen hamnar i fel period. Med faktureringsmetoden redovisas utgående moms när fakturan ställs ut, inte när den betalas. Felperiodisering syns i momsdeklarationen.
• Underlag arkiveras inte. Fakturor är räkenskapsinformation och ska enligt bokföringslagen sparas i sju år, digitalt eller på papper.

Att fakturan dessutom uppfyller momslagens innehållskrav är vad som gör att din kund kan dra av momsen och att din egen momsdeklaration bygger på rätt siffror.

Vanliga misstag vid fakturering

Sex fel som återkommer hos nya företagare, och som alla är billiga att undvika:

1. Fakturera för sent. Fakturan som skickas tre veckor efter leverans betalas en månad senare än den behövt. Gör faktureringen till en del av leveransen, inte en månadsrutin.
2. Obligatoriska uppgifter saknas. Vanligast är att momsregistreringsnumret eller specifikationen av moms per momssats saknas. Det kan kosta kunden avdragsrätten och dig en irriterad betalningsfördröjning när fakturan skickas i retur.
3. Fel momssats på raderna. Blandade leveranser ska delas upp per momssats. En faktura som slår ihop 25-procentstjänster och 6-procentsvaror i en rad ger fel i båda parters momsdeklarationer.
4. Originalfakturan ändras i efterhand. En utställd faktura är en verifikation. Rättelser görs med kreditfaktura och ny faktura, så att löpnummerserien förblir obruten.
5. Förfallna fakturor bevakas inte. Utan rutin för avstämning ligger obetalda fakturor kvar oupptäckta. En fast veckogenomgång av förfallna poster räcker långt.
6. Avgifter utan avtalsstöd. Påminnelseavgiften på 60 kr får bara tas ut om rätten framgår av avtalet eller fakturan. Skriv in den i betalningsvillkoren från början, tillsammans med hänvisningen till räntelagen.

Gemensamt för alla sex: de upptäcks sent och kostar mer ju längre de pågår. En faktureringsrutin som hänger ihop med bokföringen, där varje faktura bokförs och varje inbetalning matchas, gör att felen syns inom dagar i stället för vid bokslutet.

Så hjälper Astrid dig med faktureringen

Astrid är ett bokföringsprogram med AI, byggt för att pappersarbetet runt fakturor och betalningar ska minimeras utan att du släpper kontrollen:

• Betalningar matchas mot fakturor. Astrid läser in dina banktransaktioner och matchar inbetalningar mot fakturor, så att du ser vad som är betalt och vad som är förfallet.
• AI-kontering, du godkänner. Försäljning, inbetalningar och leverantörsfakturor får AI-förslag på kontering med rätt momssats. Inget bokförs utan att du godkänt det.
• Kvittohantering för inköpssidan. Leverantörsfakturor och kvitton kan fotas eller vidarebefordras via mejl. Originalet arkiveras enligt bokföringslagen innan beloppen läses av och matchas mot bankraderna.
• Momsunderlag och kontroll. Utgående moms från din försäljning landar i momsrapporten, som ger dig färdiga siffror per ruta som underlag inför momsdeklarationen. Astrids genomgång flaggar dessutom avvikelser, till exempel differenser mellan bank och bokföring.

Du kommer igång med bankimport eller en SIE-fil från ditt nuvarande system.

FAQ

Vad måste en faktura innehålla? Enligt momslagen bland annat fakturadatum, unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, båda parternas namn och adress, vad som sålts, beskattningsunderlag per momssats, momssats och momsbelopp. Vid omvänd skattskyldighet ska även köparens momsnummer och en hänvisning finnas med.

När räcker en förenklad faktura? När totalbeloppet är högst 4 000 kr inklusive moms. Då krävs färre uppgifter, vilket är skälet till att kassakvitton normalt fungerar som underlag för mindre inköp.

Hur mycket dröjsmålsränta får jag ta ut? Utan avtal gäller räntelagens nivå: referensräntan plus 8 procentenheter, vilket första halvåret 2026 ger 10 procent per år. Mellan företag kan du dessutom ta ut en förseningsersättning på 450 kr. Påminnelseavgiften på 60 kr kräver att rätten framgår av avtal eller faktura.

Hur rättar jag en felaktig faktura? Med en kreditfaktura som hänvisar till ursprungsfakturan och nollar eller minskar beloppet. Ändra aldrig en redan utställd faktura i efterhand; både löpnummerserien och momsredovisningen ska gå att följa.

Alla guider om fakturering

• Fakturan: vad den är, krav och skillnad mot kvitto. Momslagens krav, skillnaden mot kvitto och proformafaktura, och när du måste utfärda faktura.
• Fakturamall: lagkrav och gratis mall att anpassa. Momslagens kravlista, skillnaden mot förenklad faktura och en mall att kopiera.
• OCR-nummer på faktura: vad det är och hur det skapas. Vad OCR-referensen gör, hur kontrollsiffran räknas fram med modulus 10 och hur betalningen matchas automatiskt mot rätt faktura.
• Betala en faktura: så betalar du en leverantörsfaktura rätt. Vad du kontrollerar innan du betalar, OCR och bankgiro, förfallodag och betalningsvillkor, delbetalning av en bestriden faktura och hur betalningen bokförs.
• Faktura på engelska: ordlista och mall för svenska företag. Facktermerna, momshänvisningarna och en komplett mall för utlandsfakturor.
• Kreditfaktura: regler, momshantering och konteringsexempel. När kreditfakturan krävs, hur momsen följer med och färdiga konteringar.
• Bestrida faktura: så gör du steg för steg. Skriftligt bestridande, delbetalning av ostridig del och vad som gäller mot inkasso.
• Dröjsmålsränta: regler, beräkning och rätt att ta ut. Räntelagens formel, aktuella satser 2026 och avgifterna du får lägga till.
• Inkasso: allt företagare behöver veta om obetalda fakturor. Inkassoprocessen, avgifterna, vägen via Kronofogden och hur du bokför en kundförlust.
• Sälja faktura: factoring, fakturaköp och fakturabelåning. Skillnaden mellan att sälja och belåna fakturor, med eller utan regress, kostnaderna, momsen och hur försäljningen bokförs.
• Offert: mall, tips och juridik för företagare. Vad offerten bör innehålla, när den binder dig och hur den kopplas till fakturan.
• E-faktura och Peppol: vad du behöver veta 2026. Strukturerat format, kravet mot offentlig sektor, Peppol och vad EU:s ViDA betyder framåt.
• EDI-faktura: vad det är och hur det skiljer sig från Peppol. EDI och EDIFACT, skillnaden mot PDF och Peppol, varför stora kunder kräver det och kravet på e-faktura mot offentlig sektor.
• Proformafaktura: vad det är och när du behöver en. Skillnaden mot en vanlig faktura, användning vid export och tull, och varför den inte bokförs.

Relaterade områden

Faktureringen hänger ihop med flera andra delar av företagarens ekonomi. Tre närliggande hubbar:

• Moms: momssatserna, momsdeklarationen och avdragsrätten som fakturans innehåll styr.
• Bokföring: verifikationer, kontantmetod kontra faktureringsmetod och bankavstämning.
• Skatt och deklaration: deklarationstyper, skattekontot och årets alla deadlines.