Fakturering

En faktura är säljarens betalningskrav och samtidigt det underlag som styr både din och kundens bokföring och moms. Momslagen ställer tydliga krav på vad en fullständig faktura ska innehålla, och brister i innehållet kan kosta köparen avdragsrätten för ingående moms. Fakturering handlar dock om mer än formkrav: rätt betalningsvillkor, en tydlig offert i botten, korrekta rättelser via kreditfaktura och en plan för vad du gör när kunden inte betalar. Den här hubben samlar grunderna: vilka uppgifter fakturan måste ha, hur vägen från offert till betald faktura ser ut, vad du får ta ut i dröjsmålsränta och avgifter, hur kreditfakturor fungerar, hur du bestrider en felaktig faktura du själv fått, och hur fakturorna hänger ihop med bokföringen. Längst ned länkar vi vidare till djupgående guider om varje delområde, så att du kan hoppa direkt till det du behöver lära dig mer om just nu.

Vad ska en faktura innehålla?

Kraven på fakturans innehåll kommer från momslagen, och de är inte valfria. En fullständig faktura ska bland annat innehålla:

• Fakturadatum och ett unikt löpnummer
• Säljarens momsregistreringsnummer
• Säljarens och köparens namn och adress
• Varornas eller tjänsternas art och omfattning
• Leveransdatum, om det skiljer sig från fakturadatumet
• Beskattningsunderlag per momssats
• Tillämpad momssats och momsbeloppet
• Köparens momsregistreringsnummer när köparen ska betala momsen (omvänd betalningsskyldighet) och vid varuförsäljning till företag i andra EU-länder
• Texten ”Omvänd betalningsskyldighet” när köparen ska betala momsen

För mindre belopp finns en förenklad variant: är totalbeloppet högst 4 000 kr inklusive moms räcker en förenklad faktura med färre uppgifter, vilket är skälet till att ett kassakvitto ofta duger som underlag.

Att kraven uppfylls är inte bara säljarens problem. En köpare som vill dra av ingående moms behöver en faktura som håller måttet, eftersom avdraget ska styrkas med faktura (13 kap. 31 och 32 §§ mervärdesskattelagen). Hela kravlistan, skillnaden mellan fullständig och förenklad faktura och en mall att kopiera finns i vår guide om fakturamall och lagkraven på fakturan. Ditt eget momsregistreringsnummer och formatet SE + tio siffror + 01 förklaras i guiden om momsregistreringsnummer.

Från offert till betald faktura

För många företag börjar affären långt före fakturan, med en offert. Offerten beskriver vad du ska leverera och till vilket pris, och när kunden accepterar den har ni i praktiken ett avtal. En tydlig offert är därför din bästa försäkring mot fakturatvister: det som står där är det som ska faktureras. Vad offerten bör innehålla, och när den blir juridiskt bindande, går vi igenom i guiden om offert: mall, tips och juridik.

Ett enkelt faktureringsflöde ser ut så här:

1. Leverera och fakturera. Skicka fakturan så snart leveransen är klar. Varje dag du väntar är en dag senare betalning.
2. Sätt betalningsvillkor. Mellan företag förfaller en faktura senast 30 dagar efter att du skickat den, om du inte uttryckligen har godkänt en längre betalningstid (2 a § räntelagen). Kortare villkor går bra att avtala. Ange förfallodag tydligt på fakturan.
3. Bevaka förfallodagen. Stäm av inbetalningar mot skickade fakturor, så att du ser direkt vilka som är obetalda.
4. Agera vid försening. Skicka påminnelse och ta ut den ränta och de avgifter du har rätt till (mer om det nedan).

Säljer du till kunder utomlands tillkommer språk- och momsfrågor: engelska facktermer, valuta och rätt momsuppgift på fakturan. Säljer du tjänster till företag i andra EU-länder ska det stå ”Omvänd betalningsskyldighet” eller ”Reverse charge”. Säljer du varor till momsregistrerade köpare där anger du i stället varför moms inte tas ut, till exempel ”10 kap. 42 § ML” eller ”Article 138 of the VAT directive” (17 kap. 24 § mervärdesskattelagen). Formuleringarna och en komplett ordlista finns i guiden om faktura på engelska, och momsreglerna vid EU-försäljning i guiden om omvänd betalningsskyldighet.

När kunden inte betalar: ränta, avgifter och inkasso

Betalar kunden efter förfallodagen har du enligt räntelagen rätt till dröjsmålsränta med Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter, om inget annat avtalats. Under andra halvåret 2026 är referensräntan 2 procent, samma som under första halvåret, vilket ger 10 procent i årsränta. Har ni avtalat förfallodagen i förväg räknas räntan per dag från förfallodagen tills betalningen kommer (3 § räntelagen). Annars löper den från 30 dagar efter att du skickade fakturan, och är kunden inte ett företag bara om fakturan angav att dröjsmålsränta tas ut vid sen betalning (4 §).

Utöver räntan finns lagstadgade avgifter:

Krav	Belopp	Gäller
Skriftlig betalningspåminnelse	Högst 60 kr	Konsument och företag, om ni avtalat om avgiften senast när skulden uppstod (2 och 4 §§ lagen om ersättning för inkassokostnader m.m.)
Inkassokrav	Högst 180 kr	När ett skriftligt inkassokrav som uppfyller 5 § inkassolagen har skickats till kunden, av dig själv eller av ett inkassobolag (3 och 4 §§)
Förseningsersättning	450 kr	Mellan företag, och när en myndighet har köpt av ditt företag, så snart du har rätt till dröjsmålsränta. Ingen påminnelse krävs (4 a §)

Observera att förseningsersättningen på 450 kr i företagsrelationer konsumerar rätten till påminnelseavgift och inkassokrav för samma försening: du kan inte ta ut allt samtidigt. Och påminnelseavgiften på högst 60 kr kräver att rätten avtalats senast när skulden uppstod, alltså inte först på fakturan. Hur den bokförs finns i bokföra påminnelseavgift. Formeln, räkneexempel med riktiga belopp och vanliga fel finns i guiden om dröjsmålsränta: regler och beräkning.

Tips: Skriv "dröjsmålsränta enligt räntelagen" i dina betalningsvillkor. Då följer räntesatsen automatiskt med när referensräntan ändras, och du slipper uppdatera mallarna varje halvår.

Kreditfaktura och bestridande: när fakturan blivit fel

Fel uppstår åt båda hållen: ibland är det din faktura som måste rättas, ibland är det du som fått ett krav som inte stämmer. Verktygen är olika men principen är densamma: agera snabbt, skriftligt och med spårbarhet.

Rätta din egen faktura med kreditfaktura

Blev fakturan fel ska den inte raderas eller skrivas om, utan rättas med en kreditfaktura. Kreditfakturan är en spegelvänd faktura med negativa belopp som hänvisar till ursprungsfakturan och nollar eller minskar den. Därefter ställer du ut en ny, korrekt faktura om det behövs.

Kreditfakturan används framför allt vid:

• Felaktigt belopp eller fel moms. Fakturerat för mycket, fel momssats eller fel mottagare.
• Returer och reklamationer. Kunden skickar tillbaka varor eller får prisavdrag i efterhand.
• Hävda affärer. Hela affären återgår och fakturan ska nollas.

Momsen följer med. Med faktureringsmetoden minskar du den utgående momsen i den period då kreditfakturan bokförs, med bokslutsmetoden i den period då du betalar tillbaka (7 kap. 44 § mervärdesskattelagen). Kunden återför sin ingående moms enligt sin egen redovisningsmetod (7 kap. 48 §). Kraven på hänvisning, momshanteringen och färdiga konteringsexempel finns i guiden om kreditfaktura: regler och kontering.

Bestrida en faktura du själv fått

Får du en faktura du inte beställt, eller som inte stämmer med avtalet, gäller det att agera snabbt och skriftligt. Att ignorera fakturan är det sämsta alternativet, eftersom den annars kan vandra vidare till inkasso och Kronofogden trots att den är fel.

Grundstegen vid ett bestridande:

1. Bestrid skriftligt och snarast. Mejl räcker. Ange fakturanummer, att du bestrider betalningsansvar och varför.
2. Betala det som är rätt. Är bara en del av fakturan fel, betala den ostridiga delen och bestrid resten.
3. Spara all korrespondens. Avtal, offert, mejl och leveransbekräftelser är din bevisning.
4. Bestrid igen om kravet når Kronofogden. Även ett krav du har bestridit kan skickas till Kronofogden som en ansökan om betalningsföreläggande. Invänd då skriftligt inom tiden i brevet, vanligtvis tio dagar. Vill motparten gå vidare lämnas målet över till tingsrätten (31 och 33 §§ lagen om betalningsföreläggande och handräckning).

Hela processen, med mall för bestridandet och vad som händer om motparten ändå går vidare, finns i guiden om att bestrida en faktura steg för steg.

En felaktig faktura rättas med en ny handling som hänvisar till originalet, oftast en kreditfaktura. Originalet ändras aldrig i efterhand.

Fakturorna och bokföringen

Varje faktura är en verifikation i bokföringen. En kundfaktura bokförs som en kundfordran tills betalningen kommer (faktureringsmetoden), eller när den betalas (kontantmetoden, för företag vars årliga nettoomsättning normalt är högst 3 miljoner kr). Med kontantmetoden ska obetalda kundfakturor ändå bokföras vid räkenskapsårets slut (5 kap. 2 § bokföringslagen). Vilken metod du använder påverkar både arbetsmängd och när momsen redovisas: se vår guide om kontantmetoden vs faktureringsmetoden.

Tre saker som ofta går fel i mötet mellan fakturering och bokföring:

• Obetalda fakturor glöms bort. Utan systematisk avstämning mellan bankkontot och skickade fakturor upptäcks obetalda fakturor först långt senare. Rutinen beskrivs i guiden om bankavstämning.
• Momsen hamnar i fel period. Med faktureringsmetoden redovisas utgående moms när fakturan ställs ut, inte när den betalas. Felperiodisering syns i momsdeklarationen.
• Underlag arkiveras inte. Fakturor är räkenskapsinformation och ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, digitalt eller på papper (7 kap. 1 och 2 §§ bokföringslagen).

Att fakturan dessutom uppfyller momslagens innehållskrav är det som låter din kund styrka sitt momsavdrag (13 kap. 32 § mervärdesskattelagen), och det gör att din egen momsdeklaration bygger på rätt siffror.

Vanliga misstag vid fakturering

Sex fel som alla är billiga att undvika:

1. Fakturera för sent. Fakturan som skickas tre veckor efter leverans betalas också tre veckor senare än den behövt. Gör faktureringen till en del av leveransen, inte en månadsrutin.
2. Obligatoriska uppgifter saknas. Lätta att glömma är säljarens momsregistreringsnummer och beskattningsunderlaget per momssats, som båda krävs enligt 17 kap. 24 § mervärdesskattelagen. Det kan kosta kunden avdragsrätten och dig en betalningsfördröjning när fakturan skickas i retur.
3. Fel momssats på raderna. Blandade leveranser ska delas upp per momssats. En faktura som slår ihop 25-procentstjänster och 6-procentsvaror i en rad ger fel i båda parters momsdeklarationer.
4. Originalfakturan ändras i efterhand. En utställd faktura är en verifikation. Rättelser görs med kreditfaktura och ny faktura, så att löpnummerserien förblir obruten.
5. Förfallna fakturor bevakas inte. Utan rutin för avstämning ligger obetalda fakturor kvar oupptäckta. En fast veckogenomgång av förfallna poster räcker långt.
6. Avgifter utan avtalsstöd. Påminnelseavgiften på högst 60 kr får bara tas ut om rätten avtalats senast när skulden uppstod. Skriv in den i betalningsvillkoren från början, tillsammans med hänvisningen till räntelagen.

Gemensamt för alla sex: de upptäcks sent och kostar mer ju längre de pågår. En faktureringsrutin som hänger ihop med bokföringen, där varje faktura bokförs och varje inbetalning matchas, gör att felen syns inom dagar i stället för vid bokslutet.

Så hjälper Astrid dig med faktureringen

Astrid är ett bokföringsprogram med AI, byggt för att pappersarbetet runt fakturor och betalningar ska minimeras:

• Skapa och skicka fakturor. Fakturan skickas som PDF via mejl med löpnummer, OCR-nummer och dina betalningsuppgifter (bankgiro, plusgiro, bankkonto eller IBAN). Blev den fel krediterar du hela fakturan med en kreditfaktura som hänvisar till originalet.
• Betalningar matchas mot fakturor. Med Astrid Go läser vi in dina banktransaktioner och matchar inbetalningar mot fakturor, så att du ser vad som är betalt och vad som är förfallet.
• Konteringen fylls i åt dig. Försäljning du fakturerar i Astrid konteras utifrån fakturans egna rader och momssatser, och övriga banktransaktioner får förslag på konto och momssats. Med Astrid Go läses även leverantörsfakturor och kvitton av och får ett konteringsförslag.
• Kvittohantering för inköpssidan. Leverantörsfakturor och kvitton kan fotas eller vidarebefordras via mejl, och originalet arkiveras direkt enligt bokföringslagen. Med Astrid Go läser Astrid av leverantör, datum, belopp och moms och matchar underlaget mot rätt bankrad.
• Momsunderlag och kontroll. Utgående moms från din försäljning landar i momsrapporten, som ger dig färdiga siffror per ruta som underlag inför momsdeklarationen. Astrids genomgång flaggar dessutom avvikelser, till exempel differenser mellan bank och bokföring.

Du kommer igång med bankimport eller en SIE-fil från ditt nuvarande system.

FAQ

Vad måste en faktura innehålla? Enligt momslagen bland annat fakturadatum, unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, båda parternas namn och adress, vad som sålts, beskattningsunderlag per momssats, momssats och momsbelopp. Vid omvänd betalningsskyldighet (tidigare kallad omvänd skattskyldighet) ska fakturan även ha köparens momsregistreringsnummer och texten ”Omvänd betalningsskyldighet” (17 kap. 24 § mervärdesskattelagen).

När räcker en förenklad faktura? När totalbeloppet är högst 4 000 kr inklusive moms. Då krävs färre uppgifter, vilket är skälet till att kassakvitton normalt fungerar som underlag för mindre inköp.

Hur mycket dröjsmålsränta får jag ta ut? Utan avtal gäller räntelagens nivå: referensräntan plus 8 procentenheter, vilket under andra halvåret 2026 ger 10 procent per år. Mellan företag, och när en myndighet har köpt av dig, kan du dessutom ta ut en förseningsersättning på 450 kr. Påminnelseavgiften på högst 60 kr kräver att rätten avtalats senast när skulden uppstod.

Hur rättar jag en felaktig faktura? Med en kreditfaktura som hänvisar till ursprungsfakturan och nollar eller minskar beloppet. Ändra aldrig en redan utställd faktura i efterhand; både löpnummerserien och momsredovisningen ska gå att följa.

Alla guider om fakturering

• Fakturan: vad den är, krav och skillnad mot kvitto. Momslagens krav, skillnaden mot kvitto och proformafaktura, och när du måste utfärda faktura.
• Fakturamall: lagkrav och gratis mall att anpassa. Momslagens kravlista, skillnaden mot förenklad faktura och en mall att kopiera.
• Gratis fakturaprogram: alternativen och deras gränser. Vilka fakturaprogram som är gratis på riktigt, deras tak och vad som ingår i Astrid Bas.
• OCR-nummer på faktura: vad det är och hur det skapas. Vad OCR-referensen gör, hur kontrollsiffran räknas fram med modulus 10 och hur betalningen matchas automatiskt mot rätt faktura.
• Betala en faktura: så betalar du en leverantörsfaktura rätt. Vad du kontrollerar innan du betalar, OCR och bankgiro, förfallodag och betalningsvillkor, delbetalning av en bestriden faktura och hur betalningen bokförs.
• Faktura på engelska: ordlista och mall för svenska företag. Facktermerna, momshänvisningarna och en komplett mall för utlandsfakturor.
• Kreditfaktura: regler, momshantering och konteringsexempel. När kreditfakturan krävs, hur momsen följer med och färdiga konteringar.
• Bestrida faktura: så gör du steg för steg. Skriftligt bestridande, delbetalning av ostridig del och vad som gäller mot inkasso.
• Dröjsmålsränta: regler, beräkning och rätt att ta ut. Räntelagens formel, aktuella satser 2026 och avgifterna du får lägga till.
• Inkasso: allt företagare behöver veta om obetalda fakturor. Inkassoprocessen, avgifterna, vägen via Kronofogden och hur du bokför en kundförlust.
• Sälja faktura: factoring, fakturaköp och fakturabelåning. Skillnaden mellan att sälja och belåna fakturor, med eller utan regress, kostnaderna, momsen och hur försäljningen bokförs.
• Offert: mall, tips och juridik för företagare. Vad offerten bör innehålla, när den binder dig och hur den kopplas till fakturan.
• E-faktura och Peppol: vad du behöver veta 2026. Strukturerat format, kravet mot offentlig sektor, Peppol och vad EU:s ViDA betyder framåt.
• EDI-faktura: vad det är och hur det skiljer sig från Peppol. EDI och EDIFACT, skillnaden mot PDF och Peppol, varför stora kunder kräver det och kravet på e-faktura mot offentlig sektor.
• Proformafaktura: vad det är och när du behöver en. Skillnaden mot en vanlig faktura, användning vid export och tull, och varför den inte bokförs.
• Makulera faktura: vad lagen faktiskt kräver. Ordet makulera finns inte i bokföringslagen: det som avgör är om fakturan bokförts och om den utfärdats, plus varför fakturanumret inte får återanvändas.
• Betala faktura med kreditkort: bokföring, moms och underlag. Leverantörsskulden, kortföretagets skuld och kortfakturan som tre olika led, momsen vid fakturerings- respektive bokslutsmetoden och varför kortavräkningen inte är verifikationen.

Relaterade områden

Faktureringen hänger ihop med flera andra delar av företagarens ekonomi. Tre närliggande hubbar:

• Moms: momssatserna, momsdeklarationen och avdragsrätten som fakturans innehåll styr.
• Bokföring: verifikationer, kontantmetod kontra faktureringsmetod och bankavstämning.
• Skatt och deklaration: deklarationstyper, skattekontot och årets alla deadlines.