Hur betalar man en faktura

Att betala en faktura handlar om mer än att slå in ett belopp i internetbanken. För dig som driver företag är varje inkommande leverantörsfaktura både en betalning som ska göras i tid och ett underlag som ska bokföras rätt. Gör du fel mottagare eller fel referens kan pengarna hamna som omatchade hos leverantören, och betalar du för sent kan dröjsmålsränta och avgifter tillkomma. Den här guiden går igenom hela kedjan: vad du kontrollerar innan du betalar, var betaluppgifterna sitter på fakturan, skillnaden mellan OCR och meddelande, vad förfallodag och betalningsvillkor faktiskt innebär, vad som händer om du betalar för sent, hur du gör med en faktura du delvis ifrågasätter, och hur betalningen bokförs. För grunderna i fakturering, se vår kompletta guide om fakturering.

Kontrollera fakturan innan du betalar

Det första steget är inte att betala, utan att läsa. En faktura ska stämma både mot verkligheten och mot din verksamhet innan pengarna lämnar kontot. Gå igenom följande:

• Att fakturan är din: Stämmer kundnamn, organisationsnummer och leveransadress med ditt företag? Bedrägerifakturor och fakturor som skickats till fel mottagare är vanliga. Är fakturan inte din ska du inte betala den.
• Att det finns en motprestation: Har du faktiskt beställt och fått varan eller tjänsten? Jämför med order, följesedel eller avtal. Fakturor på saker du aldrig beställt ska bestridas, inte betalas.
• Belopp och moms: Stämmer summan, momssatsen och momsbeloppet med vad ni kommit överens om? Kontrollera särskilt att inga oväntade avgifter eller poster smugit sig in.
• Förfallodag: När ska fakturan vara betald? Den dagen styr när du senast måste lägga betalningen, inte när pengarna bokförs hos leverantören.
• Betaluppgifter: Finns ett bankgiro, plusgiro eller kontonummer, och en referens eller OCR? Det är dessa uppgifter du behöver för att betalningen ska nå rätt mottagare och matchas mot rätt faktura.

Den här kontrollen tar någon minut men sparar mycket arbete i efterhand. En felbetald faktura är betydligt krångligare att reda ut än en faktura du stoppade innan betalning.

Betala aldrig en faktura du inte känner igen. Kontrollera först att den är din, att du beställt något och att beloppet stämmer.

Var betaluppgifterna sitter

När du bestämt dig för att betala behöver du veta vart pengarna ska och med vilken referens. Uppgifterna sitter normalt nedtill på fakturan eller i ett särskilt betalningsblock:

• Bankgiro: Ett bankgironummer (formatet är oftast XXX-XXXX eller XXXX-XXXX) är det vanligaste sättet att ta emot företagsbetalningar i Sverige. Du anger numret och OCR eller meddelande i internetbanken.
• Plusgiro: Fungerar på samma sätt som bankgiro men är ett eget system. Numret skrivs ofta XXXXXX-X eller liknande.
• Kontonummer: Vissa leverantörer anger ett vanligt bankkontonummer med clearingnummer. Då betalar du som en vanlig kontoöverföring.
• IBAN och BIC/SWIFT: Vid betalning till en utländsk leverantör behövs ett IBAN-nummer (internationellt kontonummer) och en BIC- eller SWIFT-kod som identifierar banken. Kontrollera att du valt rätt valuta och vem som står för utlandsavgiften.

Slå in uppgifterna noga. En felaktig siffra i bankgironumret kan skicka pengarna till fel mottagare, och en utlandsbetalning till fel IBAN är ofta svår att få tillbaka.

OCR eller meddelande

Referensen är det som kopplar din betalning till rätt faktura hos leverantören. Här skiljer sig OCR från ett fritextmeddelande:

• OCR-nummer: Har fakturan ett OCR-nummer ska det anges i OCR- eller referensfältet i internetbanken, inte som fritext. OCR är en strukturerad sifferrad med en kontrollsiffra som gör att mottagarens system kan matcha betalningen automatiskt. Skriv av det exakt. Mer om hur OCR är uppbyggt finns i vår guide om OCR-nummer på faktura.
• Meddelande: Saknar fakturan OCR anger du i stället fakturanumret som meddelande. Matchningen blir då mer manuell hos leverantören, så var noga med att skriva rätt fakturanummer.

Betalar du en OCR-faktura utan att ange OCR-numret kan mottagaren få svårt att matcha din betalning. I värsta fall står fakturan kvar som obetald och du får en påminnelse trots att du betalat.

Förfallodag och betalningsvillkor

Förfallodagen är det datum då betalningen senast ska vara genomförd. Betalningsvillkoret är hur lång tid du fått på dig, ofta uttryckt som ett antal dagar från fakturadatum. Vanliga villkor mellan företag är 10, 20 eller 30 dagar netto.

Mellan företag finns dessutom en lagstadgad utgångspunkt. Enligt räntelagen (1975:635) ska en fordran på betalning för en vara eller tjänst mellan näringsidkare betalas senast 30 dagar efter att borgenären framställt krav, om inget annat avtalats. Ett längre betalningsvillkor än 30 dagar mellan företag gäller bara om borgenären (säljaren) uttryckligen godkänt det. Det innebär att 30 dagar är en rimlig standard, men att ni kan avtala om kortare tid.

Betalningsvillkor	Innebörd	Vanligt när
10 dagar netto	Betalning inom 10 dagar från fakturadatum	Mindre belopp, nya kundrelationer
30 dagar netto	Betalning inom 30 dagar från fakturadatum	Standard mellan företag
Förskott	Betalning innan leverans	Första affären, osäker motpart

Tänk på att betalningar inte alltid bokförs samma dag som du gör dem. Lägger du betalningen sent på förfallodagen kan den hamna hos leverantören först dagen efter. Lägg därför betalningen någon eller några bankdagar före förfallodagen för att vara på säkra sidan, särskilt över helger och röda dagar.

Om du betalar för sent

Betalar du efter förfallodagen kan leverantören ha rätt att ta ut dröjsmålsränta. Enligt räntelagen löper dröjsmålsränta med Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter. Referensräntan fastställs av Riksbanken två gånger per år, 1 januari och 1 juli, så den totala räntesatsen ändras i takt med den. Räntan börjar löpa dagen efter förfallodagen och räknas på det obetalda beloppet inklusive moms. Hela formeln, räntesatsen för aktuell period och räkneexempel hittar du i vår guide om dröjsmålsränta.

Utöver räntan får en leverantör i ett B2B-förhållande normalt ta ut en lagstadgad förseningsersättning när fakturan förfallit. Sammantaget blir en sen betalning alltså dyrare än fakturabeloppet. Den billigaste lösningen är att betala i tid, och om du vet att en faktura blir sen är det bättre att höra av sig till leverantören i förväg än att låta den bara förfalla.

Lägg betalningen någon bankdag före förfallodagen. En betalning som går iväg på förfallodagen kan ändå registreras för sent hos mottagaren.

Om du bara delvis håller med om fakturan

Ibland är en del av fakturan korrekt och en del fel, till exempel rätt vara men en extra avgift du inte godkänt. Då ska du inte låta hela fakturan ligga obetald. Principen är enkel:

• Betala den ostridiga delen: Betala den del av fakturan du är överens om, så att du inte hamnar i dröjsmål med ett belopp du faktiskt är skyldig.
• Bestrid resten skriftligt: Invänd skriftligt mot den del du inte håller med om, och förklara varför. Då undviker du att en felaktig post drivs in utan prövning.

Att betala det ostridiga och bestrida resten skyddar dig mot både onödig dröjsmålsränta på det du är skyldig och mot att betala något du inte ska betala. Hur du formulerar en invändning och vad som händer sedan beskriver vi i guiden om att bestrida en faktura.

Så bokförs betalningen

En leverantörsfaktura hanteras normalt i två steg i bokföringen: när fakturan kommer in och när den betalas. Det bygger på att du bokför enligt fakturametoden, där skulden registreras redan när fakturan tas emot.

Steg 1: När fakturan kommer in. Du bokför kostnaden och den ingående momsen, och lägger upp en skuld till leverantören på konto 2440 Leverantörsskulder. Skulden ligger kvar tills du betalar.

Steg 2: När du betalar. Betalningen minskar skulden och pengarna lämnar bankkontot. Konto 2440 Leverantörsskulder debiteras (skulden minskar) och konto 1930 (företagskonto eller checkräkningskonto i BAS-kontoplanen) krediteras med samma belopp.

Händelse	Debet	Kredit
Faktura kommer in (1 000 kr + 250 kr moms)	Kostnadskonto 1 000, 2640 Ingående moms 250	2440 Leverantörsskulder 1 250
Betalning av fakturan	2440 Leverantörsskulder 1 250	1930 Företagskonto 1 250

Bokför du i stället enligt kontantmetoden, som mindre företag ofta får använda, bokför du både kostnad, moms och betalning vid ett och samma tillfälle när du faktiskt betalar. Då används inte konto 2440 löpande på samma sätt. Vilken metod du använder beror på din verksamhet och bör framgå av din bokföring.

Så betalar du en faktura, steg för steg

Sammanfattat ser den praktiska gången ut så här:

1. Kontrollera fakturan: Att den är din, att du beställt varan eller tjänsten, och att belopp och moms stämmer.
2. Notera förfallodagen: Och planera betalningen någon bankdag innan, särskilt runt helger.
3. Hämta betaluppgifterna: Bankgiro, plusgiro eller kontonummer, samt OCR eller meddelande. För utländska leverantörer IBAN och BIC.
4. Lägg betalningen i internetbanken: Ange OCR i OCR-fältet eller fakturanumret som meddelande, och dubbelkolla mottagare och belopp.
5. Spara underlaget: Behåll fakturan som verifikation. Den ska sparas enligt bokföringslagen.
6. Boka betalningen: Stäm av betalningen mot rätt leverantörsfaktura så att reskontran och bokföringen stämmer.

Två praktiska vanor minskar felen rejält. Använd autogiro eller e-faktura för återkommande leverantörer så att inget glöms bort, och stäm av betalningarna löpande så att du inte råkar betala samma faktura två gånger. Dubbelbetalningar uppstår lätt när en faktura både skickas på papper och kommer som påminnelse.

Vanliga frågor

Hur betalar man en faktura steg för steg? Kontrollera först att fakturan är din och att belopp och moms stämmer. Notera förfallodagen och planera betalningen någon bankdag innan. Hämta sedan betaluppgifterna (bankgiro, plusgiro eller kontonummer, samt OCR eller meddelande) och lägg betalningen i internetbanken. Spara fakturan som underlag och stäm av betalningen mot rätt leverantörsfaktura i bokföringen.

Var hittar jag betaluppgifterna på en faktura? Betaluppgifterna sitter normalt nedtill på fakturan eller i ett särskilt betalningsblock. Där finns bankgiro, plusgiro eller kontonummer, och en referens i form av OCR-nummer eller fakturanummer. För en utländsk leverantör anges i stället IBAN och BIC eller SWIFT. Ange OCR i OCR-fältet, inte som meddelande.

Inom hur många dagar måste jag betala en faktura? Det styrs av betalningsvillkoret på fakturan, ofta 30 dagar netto mellan företag. Mellan näringsidkare gäller enligt räntelagen att betalning ska ske senast 30 dagar efter att säljaren framställt krav, om inget annat avtalats. Ett längre villkor än 30 dagar kräver att säljaren uttryckligen godkänt det.

Vad händer om jag betalar en faktura för sent? Då kan leverantören ta ut dröjsmålsränta enligt räntelagen, som är Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter och börjar löpa dagen efter förfallodagen. I ett företagsförhållande tillkommer normalt även en lagstadgad förseningsersättning. En sen betalning blir alltså dyrare än fakturabeloppet, så betala hellre i tid eller hör av dig till leverantören i förväg.

Vad gör jag om jag inte håller med om hela fakturan? Betala den del av fakturan du är överens om, den ostridiga delen, så att du inte hamnar i dröjsmål med ett belopp du faktiskt är skyldig. Invänd sedan skriftligt mot den del du ifrågasätter och förklara varför. Då undviker du både onödig dröjsmålsränta och att betala något du inte ska betala.

Hur bokförs betalningen av en leverantörsfaktura? Med fakturametoden bokförs fakturan i två steg. När fakturan kommer in bokförs kostnaden och ingående moms, och en skuld läggs på konto 2440 Leverantörsskulder. När du betalar debiteras 2440 och konto 1930 (företagskonto) krediteras med samma belopp, så att skulden nollas och pengarna lämnar banken. Med kontantmetoden bokförs allt i ett steg vid betalningen.