OCR-nummer på faktura

Ett OCR-nummer (även kallat OCR-referens) är den sifferrad som du skriver ut på fakturan och som betalaren anger när inbetalningen görs via bankgiro eller plusgiro. Syftet är enkelt: numret gör att inbetalningen automatiskt kan matchas mot exakt rätt faktura i din kundreskontra, utan att någon behöver tyda ett fritextmeddelande. Tekniskt är OCR-referensen en ren sifferrad där den sista siffran är en kontrollsiffra som räknas fram med modulus 10 (Luhn), vilket gör att felskrivna nummer kan upptäckas direkt vid betalningen. OCR är inte ett krav enligt momslagen, men det är standard i Sverige och förväntas på de flesta B2B-fakturor. Den här guiden går igenom vad OCR-numret är till för, hur det är uppbyggt, skillnaden mot hård och mjuk längdkontroll, hur du som företag får OCR kopplat till ditt bankgiro, och vad du gör när du själv betalar en leverantörsfaktura med OCR. För grunderna i fakturering, se vår kompletta guide om fakturering.

Vad är ett OCR-nummer?

OCR står ursprungligen för optisk teckenläsning (Optical Character Recognition), från tiden då pappersinbetalningskort lästes maskinellt. I dag är OCR-referensen framför allt en betalningsreferens i digital form: en sifferrad som följer med inbetalningen hela vägen från betalarens bank till mottagarens bankgiro, och som i slutänden talar om vilken faktura betalningen avser.

Skillnaden mot att bara skriva fakturanumret som meddelande är teknisk men viktig:

• OCR-referens: En strukturerad sifferrad med inbyggd kontrollsiffra. Banken kan validera den vid betalningstillfället och systemet hos mottagaren kan matcha inbetalningen automatiskt mot rätt faktura.
• Fritextmeddelande: Det betalaren skriver i meddelandefältet ("faktura 4042", "betalning april") följer inte med på samma strukturerade sätt och kan inte valideras. Matchningen blir manuell och felbenägen.

Med andra ord: OCR-numret är det som gör skillnaden mellan en inbetalning som bokas av automatiskt och en som någon måste sitta och para ihop för hand.

Vad OCR-numret är till för

För ett företag som skickar fakturor löser OCR-referensen tre praktiska problem:

• Automatisk matchning: När pengarna kommer in på bankgirot följer OCR-numret med. Bokföringssystemet känner igen referensen och stämmer av inbetalningen mot rätt kundfordran utan handpåläggning.
• Färre fel: Kontrollsiffran i slutet av numret gör att ett felskrivet OCR fångas redan i betalarens bank, innan pengarna ens skickas. En felaktig referens kan stoppas eller flaggas direkt.
• Snabbare reskontra: När inbetalningarna matchas automatiskt vet du löpande vilka fakturor som är betalda och vilka som är öppna, vilket är grunden för att kunna agera på sena betalningar och eventuell dröjsmålsränta.

OCR-numret är inte ett lagkrav, men det är det som gör att en inbetalning kan bokföras automatiskt i stället för att matchas för hand.

OCR är alltså inte något Skatteverket kräver. Momslagen ställer krav på fakturadatum, löpnummer, momsuppgifter och liknande, men säger ingenting om OCR. Att en faktura saknar OCR gör den inte ofelaktig. Det betyder bara att betalaren får skriva fakturanummer som meddelande och att din matchning blir mer manuell. Mer om vad som faktiskt är obligatoriskt hittar du i vår faktura­mall-guide.

Hur ett OCR-nummer är uppbyggt

Enligt Bankgirots regler för OCR-referenskontroll ska ett OCR-referensnummer bestå av enbart siffror (0–9), utan mellanslag eller andra tecken, och vara minst 2 och högst 25 tecken långt inklusive kontrollsiffran. Numret byggs typiskt upp av tre delar:

• Basnummer: Den egentliga referensen, oftast härledd ur fakturanumret eller kundnumret. Det är denna del som kopplar betalningen till rätt faktura.
• Längdsiffra (valfri): En siffra som anger hur långt hela OCR-numret ska vara. Den är inte obligatorisk, men när den används placeras den näst längst till höger, alldeles före kontrollsiffran.
• Kontrollsiffra (obligatorisk): Den allra sista siffran. Den räknas fram med modulus 10 (Luhn-metoden) utifrån de övriga siffrorna och gör att felskrivningar kan upptäckas.

Att referensen ofta bygger på fakturanumret är praktiskt: när inbetalningen kommer in kan systemet räkna baklänges och se vilken faktura OCR-numret hör till. Du behöver inte själv hitta på siffrorna, det sköter faktureringsprogrammet.

Kontrollsiffran: modulus 10 (Luhn) steg för steg

Kontrollsiffran är hjärtat i OCR-referensen. Den räknas fram med samma modulus 10-metod (Luhn-algoritmen) som används för bland annat kortnummer. Principen är att varannan siffra dubbleras, siffersummorna läggs ihop, och kontrollsiffran väljs så att totalsumman blir jämnt delbar med 10.

Säg att basnumret är fakturanummer 12345 och vi vill räkna fram kontrollsiffran:

1. Skriv ut basnumret och tänk dig att kontrollsiffran ska hamna längst till höger. Räknat från den positionen och åt vänster dubbleras varannan siffra. Här dubbleras siffrorna 5, 3 och 1.
2. Dubblera: 5 × 2 = 10, 3 × 2 = 6, 1 × 2 = 2. Är en produkt större än 9 läggs dess siffror ihop, så 10 blir 1 + 0 = 1. Summan av de dubblerade blir 1 + 6 + 2 = 9.
3. Lägg till de odubblerade siffrorna (4 och 2): 4 + 2 = 6.
4. Totalsumma: 9 + 6 = 15.
5. Kontrollsiffran är det som behövs för att nå nästa tiotal: 15 behöver 5 för att nå 20. Kontrollsiffran blir alltså 5.

Det färdiga OCR-numret blir 123455. Vill du kontrollera att det stämmer kan du validera hela numret: dubblera varannan siffra från höger, summera allt, och kontrollera att totalen är delbar med 10. För 123455 blir summan 20, vilket är jämnt delbart med 10. Numret är giltigt.

Steg	Värde
Basnummer (fakturanr)	12345
Dubblerade siffror (5, 3, 1)	1 + 6 + 2 = 9
Odubblerade siffror (4, 2)	4 + 2 = 6
Totalsumma	15
Kontrollsiffra (upp till 20)	5
Färdigt OCR-nummer	123455

I praktiken räknar du aldrig detta för hand. Poängen med att förstå metoden är att veta varför ett OCR-nummer kan "underkännas" i banken: det är kontrollsiffran som inte stämmer.

Hård, mjuk och variabel längdkontroll

Hur strikt en OCR-referens kontrolleras vid betalning bestäms av det avtal ditt företag har med sin bank, inte av dig som enskild fakturautställare. Enligt Bankgirot finns flera kontrollnivåer:

• Mjuk kontroll: Banken uppmanar betalaren att registrera ett korrekt OCR-referensnummer, men accepterar en annan referens efter en varning. Betalningen går alltså igenom även om OCR-numret är felaktigt.
• Hård kontroll: Banken accepterar bara referensnummer med korrekt kontrollsiffra enligt modulus 10. Ett felaktigt OCR stoppas.
• Variabel längdkontroll: Banken accepterar bara nummer med korrekt kontrollsiffra och korrekt längdsiffra (den näst sista siffran anger längden).
• Fast längdkontroll: Företaget anger upp till två tillåtna fasta längder, och banken accepterar bara nummer med korrekt kontrollsiffra och en av de avtalade längderna.

Vilken kontrollnivå som gäller för ditt OCR styrs i avtalet mellan ditt företag och banken, inte av fakturan i sig.

För dig som skickar fakturor betyder det här att samma OCR-nummer kan bete sig olika beroende på vilken kontroll ditt bankgiro har. Med hård eller variabel kontroll får du färre felbetalningar, eftersom banken stoppar fel referenser. Med mjuk kontroll slipper du att helt riktiga betalningar fastnar, men du kan å andra sidan få in inbetalningar med felaktiga OCR-nummer som måste matchas manuellt. De exakta reglerna för ditt nummer framgår av ditt bankgiro- och OCR-avtal.

Hur du som företag får OCR-nummer

OCR-referensen är inte något du själv hittar på siffra för siffra. Den är kopplad till ett bankgiro- eller plusgironummer och förutsätter ett avtal:

• Bankgiro eller plusgiro först: OCR-referens hör ihop med ett bankgiro- eller plusgironummer. Du behöver alltså ett sådant inbetalningskonto till din verksamhet.
• OCR-avtal med banken: Vilken kontrollnivå (mjuk, hård, variabel eller fast längd) som gäller styrs i avtal med din bank. Det är där du också bestämmer eventuell längdkontroll.
• Faktureringsprogrammet bygger numret: I praktiken är det ditt fakturasystem som genererar OCR-numret automatiskt utifrån fakturanumret eller kundnumret och lägger på rätt kontrollsiffra. Du ser bara den färdiga referensen på fakturan.

Saknar du OCR-avtal kan du fortfarande fakturera. Då anger betalaren ditt fakturanummer som meddelande i stället, och du får matcha inbetalningarna mer manuellt. För större fakturavolymer är OCR det som gör avstämningen hanterbar.

Att betala en leverantörsfaktura med OCR

OCR-numret är inte bara något du sätter på dina egna fakturor. Det dyker också upp när du betalar dina leverantörer:

• Ange OCR i OCR-fältet, inte i meddelandefältet: När en leverantörsfaktura har ett OCR-nummer ska det skrivas i det särskilda OCR- eller referensfältet vid betalningen, inte som fritext. Då kan mottagarens system matcha automatiskt.
• Skriv av exakt: Eftersom kontrollsiffran kontrolleras vid betalningen stoppas eller varnas du om du skriver fel siffra. Det är en säkerhet, men det förutsätter att du skriver av hela numret rätt.
• Betalar du utan OCR: Om du betalar en OCR-faktura utan att ange OCR-numret kan mottagarens system få svårt att matcha din inbetalning. I värsta fall registreras betalningen inte mot din faktura, leverantörens reskontra visar den som obetald och du kan få en påminnelse trots att du betalat. Skicka i så fall ditt betalningsunderlag till leverantören så att de kan rätta matchningen manuellt.

Samma logik gäller alltså åt båda håll: OCR-numret är limmet mellan inbetalning och faktura, oavsett om du är den som skickar eller den som betalar.

OCR jämfört med andra fakturareferenser

OCR är en av flera sätt att referera en betalning. Tabellen nedan sammanfattar skillnaderna:

Referens	Struktur	Kontroll i banken	Automatisk matchning
OCR-referens	Strukturerad sifferrad, 2–25 siffror, kontrollsiffra	Ja (mjuk/hård/längd)	Ja
Fakturanummer som meddelande	Fri text	Nej	Delvis, ofta manuell
E-faktura (Peppol/EDI)	Strukturerad fil med all fakturadata	Ej OCR, men strukturerad	Ja

För offentlig sektor och allt fler företagskunder är strukturerad e-faktura standard, där hela fakturan följer med digitalt. Då sker matchningen på fakturanivå i stället för via OCR. Mer om det i vår guide om e-faktura och Peppol.

Vanliga frågor

Vad är ett OCR-nummer på en faktura? Ett OCR-nummer, eller OCR-referens, är en sifferrad på fakturan som betalaren anger vid inbetalning via bankgiro eller plusgiro. Den gör att inbetalningen automatiskt kan matchas mot rätt faktura. Sista siffran är en kontrollsiffra enligt modulus 10, så att felskrivna nummer kan upptäckas redan i banken.

Är OCR-nummer obligatoriskt på fakturor? Nej. OCR är inte ett krav enligt momslagen, som bara reglerar uppgifter som fakturadatum, löpnummer och momsuppgifter. OCR är praxis i Sverige för att underlätta automatisk matchning vid bankgirobetalningar. Saknas OCR anger betalaren i stället fakturanumret som meddelande, vilket gör matchningen mer manuell.

Hur skapar jag ett OCR-nummer? Du skapar det inte siffra för siffra själv. OCR-referensen kräver ett bankgiro- eller plusgironummer och ett OCR-avtal med din bank, och själva numret genereras automatiskt av ditt faktureringsprogram utifrån fakturanumret eller kundnumret med en påräknad kontrollsiffra. Kontrollnivån (mjuk, hård eller med längdkontroll) bestäms i avtalet med banken.

Hur långt får ett OCR-nummer vara? Enligt Bankgirots regler ska ett OCR-referensnummer bestå av enbart siffror och vara minst 2 och högst 25 tecken långt, inklusive kontrollsiffran och en eventuell längdsiffra. Inga mellanslag eller andra tecken är tillåtna.

Vad händer om jag betalar en faktura utan OCR-nummer? Då kan mottagarens system få svårt att matcha din inbetalning automatiskt, och fakturan kan stå kvar som obetald i leverantörens reskontra trots att du betalat. Du kan i värsta fall få en betalningspåminnelse. Skicka ditt betalningsunderlag till leverantören så att de kan matcha betalningen manuellt.

Vad är skillnaden mellan mjuk och hård OCR-kontroll? Med mjuk kontroll uppmanar banken betalaren att ange ett korrekt OCR, men accepterar en annan referens efter en varning. Med hård kontroll accepteras bara referensnummer med korrekt kontrollsiffra enligt modulus 10. Vilken nivå som gäller för ditt bankgiro bestäms i avtalet med din bank.