Semesterår och intjänandeår: så fungerar semesterlagens kalenderså fungerar semesterlagens kalender

Semesteråret är semesterlagens kalender, och den följer varken kalenderåret eller företagets räkenskapsår. Den löper från 1 april till 31 mars, och året dessförinnan är intjänandeåret. Det är den förskjutningen som förklarar varför en nyanställd ofta har semesterdagar att ta ut men ingen semesterlön att ta ut dem med, och varför frågan "hur många betalda dagar har jag?" nästan alltid kräver en uträkning. Den här guiden går igenom vad semesteråret är, hur de betalda dagarna räknas fram, vad som gäller vid anställning sent på året, när man får avvika från kalendern och hur sparade dagar fungerar. Beloppen och procentsatserna tar vi i guiden om semesterersättning.

Vad är semesterår och intjänandeår?

Semesterlagen definierar begreppen i 3 §: med semesterår avses tiden från och med den 1 april ett år till och med den 31 mars påföljande år, och motsvarande tid närmast före ett semesterår kallas intjänandeår.

Uppdelningen betyder att semestern tjänas in ett år och tas ut nästa. Den semester en anställd tar ut sommaren 2026 bygger alltså på arbete som utfördes under intjänandeåret 1 april 2025 till 31 mars 2026.

Period	Vad som händer
1 april 2025 till 31 mars 2026	Intjänandeår: de betalda dagarna tjänas in
1 april 2026 till 31 mars 2027	Semesterår: dagarna tas ut

Rätten till ledighet och rätten till betalning är alltså två skilda saker. Enligt 4 § har en arbetstagare rätt till tjugofem semesterdagar varje semesterår, men semesterlön utgår bara för de dagar som har tjänats in.

Hur många av dagarna är betalda?

Antalet betalda dagar räknas fram enligt 7 § semesterlagen. Metoden är denna:

1. Räkna antalet dagar den anställde varit anställd hos dig under intjänandeåret. Det är anställningstiden.
2. Dra bort de dagar den anställde varit helt frånvarande utan lön.
3. Dividera med antalet dagar under intjänandeåret.
4. Multiplicera kvoten med tjugofem.
5. Avrunda uppåt till närmast hela tal om det blir ett brutet tal.

Avrundningen sker alltid uppåt, aldrig nedåt. Det är en detalj som är lätt att missa i en manuell uträkning.

Viss frånvaro ska räknas in i anställningstiden trots att den anställde inte arbetat. Det gäller semesterledighet, permittering, korttidsarbete och sådan ledighet som enligt 17 till 17 b §§ är semesterlönegrundande, liksom arbetsfria dagar som infaller under sådana perioder. Föräldraledighet och sjukfrånvaro är alltså semesterlönegrundande upp till de gränser lagen anger, medan till exempel tjänstledighet utan lön inte är det.

Räkneexempel

En anställd började den 1 oktober 2025 och har varit anställd hela intjänandeåret ut, alltså till 31 mars 2026, utan någon frånvaro utan lön. Det ger 182 dagars anställningstid av intjänandeårets 365.

182 / 365 = 0,4986
0,4986 × 25 = 12,47 dagar
Avrundat uppåt: 13 betalda semesterdagar

Den anställde har alltså rätt till 25 semesterdagar under semesteråret 2026/2027, varav 13 med semesterlön. Resterande 12 är obetalda, och enligt 8 § får den anställde avstå från ledighet som inte är förenad med semesterlön.

Anställning efter den 31 augusti

Det finns ett viktigt undantag i 4 §. Påbörjas anställningen efter den 31 augusti under semesteråret har arbetstagaren rätt till endast fem semesterdagar det semesteråret.

Regeln träffar alla som börjar den 1 september eller senare under semesteråret, alltså ända fram till 31 mars. Någon som börjar den 1 oktober 2026 har fem semesterdagar under semesteråret 2026/2027, inte tjugofem. Från och med nästa semesterår, som börjar 1 april 2027, gäller huvudregeln om tjugofem dagar igen.

Observera att de fem dagarna är ledighet, inte automatiskt betald ledighet. Semesterlön utgår bara för de dagar som tjänats in enligt 7 §, och för den som inte var anställd under intjänandeåret är samtliga fem dagar obetalda.

Sammanfallande semesterår

Många arbetsgivare tycker att förskjutningen är krånglig och vill låta intjänande och uttag ske samma år, ett så kallat sammanfallande semesterår. Då tjänas semestern in och tas ut under samma period, vilket gör att nyanställda får betald semester direkt.

Det är tillåtet, men inte fritt. Semesterlagens 3 § är en av de bestämmelser som enligt 2 a § andra stycket bara får frångås genom kollektivavtal som på arbetstagarsidan har slutits eller godkänts av en central arbetstagarorganisation. Ett vanligt anställningsavtal räcker alltså inte, och inte heller en lokal överenskommelse som inte har godkänts av en central arbetstagarorganisation.

En arbetsgivare som är bunden av ett sådant kollektivavtal får tillämpa avtalet även på anställda som inte är medlemmar i den avtalsslutande organisationen, förutsatt att de arbetar i arbete som avtalet omfattar och inte omfattas av något annat tillämpligt kollektivavtal.

Saknar du kollektivavtal gäller lagens kalender. Semesterlagen hindrar dig däremot inte från att ge mer än lagen kräver: ett avtal är ogiltigt bara i den del det inskränker den anställdes rättigheter. Du kan alltså avtala om fler betalda dagar rakt av, eller om förskotterad semesterlön, vilket är något annat än att flytta semesteråret.

Förskottssemester har dock en baksida som är värd att känna till innan du erbjuder den. Har den anställde fått semesterlön i förskott minskas semesterersättningen med det beloppet när anställningen upphör. Den avräkningen faller dock bort i tre fall: om förskottet betalades ut mer än fem år före anställningens slut, om anställningen upphörde på grund av den anställdes sjukdom eller för att den anställde frånträdde anställningen med omedelbar verkan sedan du som arbetsgivare i väsentlig mån åsidosatt dina skyldigheter, eller om du sagt upp den anställde av skäl som inte hänför sig till hen personligen, till exempel arbetsbrist. Det sista undantaget gäller inte när uppsägningen sker i samband med en konkurs.

Förläggning: fyra veckor under sommaren

Om inte annat har avtalats ska semesterledigheten enligt 12 § förläggas så att arbetstagaren får en ledighetsperiod om minst fyra veckor under juni till augusti. Perioden får förläggas till annan tid även utan avtal, när särskilda skäl föranleder det.

Två regler till är värda att känna till vid planeringen:

• Betalda dagar läggs ut först. Av de semesterdagar som läggs ut under ett semesterår ska dagar med semesterlön läggas ut före obetalda dagar, om inte annat avtalats (12 b §).
• Deltid och oregelbunden arbetstid. Semestern ska förläggas så att den som arbetar deltid eller har oregelbunden arbetstid får lika lång ledighet som en heltidsanställd (12 a §).

Att spara semesterdagar

Den som under ett semesterår har rätt till mer än tjugo semesterdagar med lön får spara de överskjutande dagarna till ett senare semesterår. Med lagens tjugofem dagar innebär det upp till fem dagar per år.

En sparad dag ska läggas ut inom fem år från utgången av det semesterår då den sparades. Det finns en ventil: har den anställde tänkt lägga ut dagarna det femte året och skulle det medföra betydande olägenhet, får ni komma överens om att de tas ut under det sjätte året i stället. Semesterdagar får inte sparas under ett semesterår då den anställde tar ut dagar som sparats från tidigare år.

Vill den anställde spara dagar, eller ta ut sparade dagar i anslutning till den övriga semestern, ska arbetsgivaren underrättas i samband med att årets förläggning bestäms. Besked behöver dock inte lämnas förrän du som arbetsgivare har meddelat hur många betalda dagar den anställde har eller beräknas få. Vill den anställde ta ut sparade dagar fristående från den övriga semestern gäller i stället två månaders varsel. Reglerna i 19 § får frångås genom vanligt avtal, till skillnad från definitionen av semesteråret.

När den anställde har fler än 25 semesterdagar

Tjugofem dagar är lagens nivå, inte ett tak. Fler dagar kan komma från ett kollektivavtal eller från det enskilda anställningsavtalet, och semesterlagen hindrar det inte: ett avtal är ogiltigt bara i den del det inskränker rättigheterna enligt lagen.

Det viktiga för dig som arbetsgivare är att lagen inte reglerar dagarna över tjugofem. Beräkningen i 7 § slutar med att kvoten multipliceras med tjugofem, så lagens maskineri kan inte producera en tjugosjätte betald dag. Dagarna däröver är en avtalsförmån, och det är avtalet som avgör hur de tjänas in, proportioneras och får sparas.

Hur många dagar får sparas?

Här uppstår det vanligaste missförståndet: att trettio dagar automatiskt skulle betyda tio sparade dagar. Så enkelt är det inte, och svaret beror på vilket avtal ni har.

Lagtexten i 18 § talar om den som har rätt till "mer än tjugo semesterdagar med lön" utan att uttryckligen begränsa sig till lagens tjugofem. Beräkningen i 7 § slutar däremot vid tjugofem, och på arbetsmarknaden hanteras dagarna däröver genomgående som en avtalsfråga. Någon vägledande dom finns inte, så utgå från ert eget avtal i stället för från lagtexten.

Två modeller förekommer, och de ger olika svar:

• Avtalet räknar på hela rätten. Allmänna bestämmelser i kommun och region och Villkorsavtal-T i staten låter den anställde spara allt över tjugo betalda dagar. Den som har trettioen dagar kan alltså spara elva. Båda avtalen har i stället ett tak på trettio sparade dagar totalt, och AB har ingen motsvarighet till lagens femårsgräns.
• Avtalet skiljer på lagens dagar och sina egna. Teknikavtalet ger rätt att spara de överskjutande dagarna utöver tjugofem först efter överenskommelse med arbetsgivaren. Avtalet skiljer uttryckligen på dagar som sparats enligt lag och dagar som sparats enligt avtalet, och föreskriver att de lagsparade dagarna ska tas ut först. Den som håller allt i en enda klump "sparade dagar" riskerar därför att räkna femårsfristen på fel dagar.

Utan kollektivavtal är fem dagar det du säkert kan luta dig mot, eftersom det är vad lagens tjugofem dagar ger. Vill du erbjuda mer bör rätten att spara de extra dagarna skrivas in i anställningsavtalet, så att den inte hänger på en tolkningsfråga som aldrig prövats.

Var de längre semestrarna faktiskt finns

Bilden av att tjänstemän "har trettio dagar" stämmer sällan rakt av. Under Teknikavtalet, ett av de största tjänstemannaavtalen, är tjugofem dagar utgångspunkten. Tre eller fem extra dagar kan tillkomma, men då i utbyte mot något: den vanligaste vägen är en överenskommelse om att särskild övertidskompensation inte betalas, där de extra dagarna är ett alternativ till högre lön eller kan kombineras med den. Sådana överenskommelser gäller i första hand tjänstemän i chefsställning eller med okontrollerbar arbetstid eller frihet i arbetstidens förläggning, men får träffas även i andra fall om det finns särskilda skäl. Det finns också en separat väg till tre extra dagar för den som dagligen utför förberedelse- och avslutningsarbete av viss omfattning.

De längre semestrarna finns framför allt i offentlig sektor och är knutna till ålder:

Avtalsområde	Antal semesterdagar
Teknikavtalet	25, med 28 eller 30 efter överenskommelse om att särskild övertidskompensation inte betalas
Kommun och region, Allmänna bestämmelser	25, 31 från och med det intjänandeår du fyller 40, 32 från 50
Staten, Villkorsavtal-T	28 till och med året du fyller 29, 31 från 30, 35 från 40

Tre fällor i lönearbetet

• Proportioneringen. För en anställd som inte arbetat hela intjänandeåret följer dagarna över tjugofem avtalets regler, i praktiken ofta samma formel som i 7 § men med avtalets högre tal i stället för tjugofem.
• Procentregeln. Det är tolvprocentsregeln, inte semestertillägget, som är kalibrerad för ett år med tjugofem dagar. Har den anställde fler betalda dagar ska satsen räknas upp i motsvarande mån. Enligt Sveriges Kommuner och Regioner används 14,88 respektive 15,36 procent för den som har trettioen eller trettiotvå betalda dagar enligt Allmänna bestämmelser. Att använda tolv procent rakt av på en rätt om trettioen dagar blir för lite. Semestertillägget om 0,43 procent är däremot ett belopp per uttagen dag och skalar inte med antalet dagar, men kontrollera ändå ert avtals egen sats.
• Sparade dagar räknas om. Samtliga sparade dagar som läggs ut betraktas som intjänade under det närmast föregående intjänandeåret. Semesterskulden på en stor bank av sparade dagar följer alltså dagens lön, inte lönen när dagarna sparades.

Semesterväxling, där den anställde byter semesterdagstillägget mot fler lediga dagar, förekommer främst genom lokala överenskommelser. Sveriges Kommuner och Regioner har medvetet avstått från att reglera den centralt, bland annat med hänvisning till risken att den anställdes rättigheter enligt semesterlagen urholkas. Växlade dagar är dessutom avtalsdagar, så hur de förhåller sig till rätten att spara behöver överenskommelsen säga uttryckligen. Sveriges Kommuner och Regioner tar upp just sparandefrågan bland det en lokal överenskommelse bör reglera.

Vad semesteråret betyder för lönearbetet

Skiftet den 31 mars är en punkt i löneåret som kräver något av dig:

• Räkna om de betalda dagarna för varje anställd inför det nya semesteråret, utifrån intjänandeåret som just avslutats.
• Meddela antalet betalda dagar. Den anställdes besked om sparande hänger på att uppgiften har lämnats.
• Stäm av sparade dagar och deras femårsgräns, så att inga dagar faller bort. Behövs det finns möjligheten att komma överens om ett sjätte år.
• Betala ut dagar som inte kunnat läggas ut. Betalda dagar som varken sparats eller kunnat läggas ut under semesteråret ersätts med semesterlön, som ska betalas senast en månad efter semesterårets utgång. Det gäller bara de dagar som tillsammans med intjänandeårets dagar överstiger tjugofem.
• Håll semesterskulden aktuell i bokföringen. Skulden ändras när dagar tjänas in och när de tas ut. Hur den bokförs går vi igenom i guiden om semesterersättning, och löneprocessen i stort i guiden om lönehantering.

Vanliga frågor

Är semesteråret samma sak som kalenderåret? Nej. Semesteråret löper 1 april till 31 mars enligt 3 § semesterlagen. Det sammanfaller varken med kalenderåret eller med företagets räkenskapsår.

Kan vi ha ett annat semesterår i vårt företag? Bara med stöd av kollektivavtal som slutits eller godkänts av en central arbetstagarorganisation. Lagens 3 § får inte frångås genom vanligt anställningsavtal.

Får en nyanställd betald semester direkt? Inte enligt lagens huvudregel, eftersom semesterlönen tjänas in året före. Den anställde har rätt till ledigheten men inte till betalningen, om inte ni har sammanfallande semesterår eller avtalat om förskotterad semesterlön.

Hur många dagar får man spara? De dagar med lön som överstiger tjugo under ett semesterår, alltså upp till fem dagar vid lagens tjugofem. De ska tas ut inom fem år, med möjlighet att komma överens om ett sjätte år om uttag det femte året skulle medföra betydande olägenhet.

Jag har trettio semesterdagar, får jag då spara tio? Det beror på ert avtal. Har ni Allmänna bestämmelser i kommun eller region, eller Villkorsavtal-T i staten, får du spara allt över tjugo betalda dagar, alltså tio, med ett tak på trettio sparade dagar totalt. Under Teknikavtalet krävs en överenskommelse med arbetsgivaren för dagarna utöver tjugofem. Utan kollektivavtal är fem dagar det lagens tjugofem säkert ger, och rätten att spara fler bör då skrivas in i anställningsavtalet.

Vad händer med semesterdagarna om någon slutar? Intjänade men outtagna dagar betalas ut som semesterersättning i stället för att läggas ut som ledighet, enligt 28 § semesterlagen. Enligt 30 § ska ersättningen betalas utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter anställningens upphörande.

Källor

• Semesterlag (1977:480), 1, 2, 2 a, 3, 4, 7, 8, 12, 12 a, 12 b, 16 a, 16 b, 17–17 b, 18, 19, 20, 22, 26 a, 28, 29 a och 30 §§
• Lag (1982:80) om anställningsskydd, 4 §
• Teknikavtalet Unionen/Sveriges Ingenjörer/Ledarna 2025–2027, § 5 och § 7
• Allmänna bestämmelser (AB), § 27, samt SKR, Semester, lag och avtal
• Villkorsavtal-T, 5 kap.