Lönehantering

Lönehantering är hela kedjan av arbete som måste göras varje månad för att en anställd ska få rätt lön på kontot och företaget ska redovisa rätt till Skatteverket. Det börjar med den avtalade bruttolönen och slutar med en bokförd lönekostnad i räkenskaperna. Däremellan ligger skatteavdrag enligt skattetabell, arbetsgivaravgifter, lönespecifikation, själva utbetalningen och arbetsgivardeklarationen på individnivå (AGI). För ett litet företag är det inte komplicerat när rutinen väl sitter, men det är många moment som hänger ihop och där ett fel tidigt fortplantar sig hela vägen. Den här guiden är en karta över hela processen och länkar vidare till de fördjupande guiderna för varje steg. För hela bilden av lön och personal, läs vår kompletta guide om lön och personal.

Vad ingår i lönehantering?

Lönehantering är ett samlingsbegrepp för allt som händer från att lön avtalas till att den är utbetald, redovisad och bokförd. För ett enmansbolag med en lön i månaden är det en kort lista, för ett företag med flera anställda och varierande tillägg blir det mer. Stegen är ändå desamma:

• Avtala lön: anställningsavtalet bestämmer bruttolön, förmåner, semester och eventuella tillägg som övertid och OB. Det är utgångspunkten för allt annat.
• Beräkna lönen: från bruttolön till nettolön via skatteavdrag enligt skattetabell, plus eventuell hantering av förmåner och semestertillägg.
• Räkna fram arbetsgivaravgifter: avgiften ligger ovanpå bruttolönen och betalas av företaget, inte av den anställda.
• Skapa lönespecifikation: den anställda ska få ett skriftligt underlag som visar hur bruttolönen blev nettolön.
• Betala ut nettolönen: rätt belopp till rätt konto på avtalad löndag.
• Lämna arbetsgivardeklaration (AGI): månadsredovisning till Skatteverket per anställd, och betalning av skatt och avgifter till skattekontot.
• Bokföra lönen: lönekostnad, avgifter och avdragen skatt ska in i bokföringen på rätt konton.

Resten av guiden går igenom dessa steg i tur och ordning, med länkar till de djupare guiderna för varje del.

Från bruttolön till nettolön

Kärnan i löneberäkningen är att ta sig från avtalad bruttolön till den nettolön som faktiskt betalas ut. Bruttolönen är lönen före skatt: månadslön eller timlön plus eventuell övertid, OB-tillägg och bonus. Från den dras preliminärskatt enligt den skattetabell som gäller för den anställda.

Vilken skattetabell som gäller avgörs av kommunal- och regionskattesatsen där den anställda är folkbokförd, inte där arbetsplatsen ligger. Skattetabellerna finns på skatteverket.se, och i de flesta lönesystem hämtas rätt avdrag automatiskt utifrån personnummer och tabellval. Har den anställda skattepliktiga förmåner, till exempel tjänstebil eller fri kost, läggs förmånsvärdet ovanpå vid skatteberäkningen men dras inte från utbetalningen, eftersom värdet redan tillfallit den anställda via förmånen själv.

För hela genomgången av hur avdragen räknas och hur förmåner påverkar nettolönen, se vår guide om bruttolön och nettolön.

Arbetsgivaravgifter ovanpå lönen

Utöver nettolönen till den anställda och skatten till Skatteverket betalar företaget arbetsgivaravgifter. De beräknas på bruttolönen plus skattepliktiga förmåner och är en kostnad för företaget, inte ett avdrag på den anställdas lön.

Den fulla arbetsgivaravgiften är 31,42 procent av lönesumman för 2026. För en anställd med 35 000 kr i månadslön blir avgiften 35 000 × 0,3142 = 10 997 kr som företaget betalar utöver lönen. Det finns nedsättningar för vissa grupper, till exempel en lägre avgift på ersättning till personer som vid årets ingång fyllt 67 år. Hur satsen och rabatterna ser ut i detalj går vi igenom i guiden om arbetsgivaravgift 2026.

Driver du enskild firma utan anställda betalar du inte arbetsgivaravgift på ditt eget uttag. I stället betalar du egenavgifter på rörelsens överskott via inkomstdeklarationen. Det är därför lönehantering ser olika ut beroende på bolagsform: ett aktiebolag betalar ut lön till ägaren som vilken anställd som helst, medan en enskild firma inte har lön till ägaren alls i bokföringen.

Nettolönen går till den anställda, skatten och avgifterna till skattekontot. Lönehantering handlar om att hålla de tre flödena åtskilda och rätt redovisade.

Lönespecifikation och utbetalning

I samband med varje löneutbetalning ska den anställda få en lönespecifikation: ett skriftligt underlag som visar hur bruttolönen blev till nettolön. Den ska bland annat innehålla bruttolön, tillägg och förmåner, semestertillägg vid uttagen semester, avdragen preliminärskatt och nettolönen som betalas ut. Kraven på lönespecen och en konkret mall går vi igenom i guiden om lönespecifikation.

Nettolönen betalas ut på den avtalade löndagen, ofta den 25:e eller sista vardagen i månaden. Skatten och arbetsgivaravgifterna stannar i företaget tills de ska betalas in till skattekontot i samband med arbetsgivardeklarationen månaden efter. Det är viktigt att inte blanda ihop löndagen med inbetalningsdagen: nettolönen lämnar företaget på löndagen, men skatten och avgifterna ska finnas på skattekontot senare.

Arbetsgivardeklaration och datumen

Månaden efter utbetalningen lämnar du en arbetsgivardeklaration (AGI) till Skatteverket. Där redovisar du per anställd vad du betalat ut, vilka förmåner som tillkommit, hur mycket skatt du dragit och underlaget för arbetsgivaravgifter. Samtidigt ska skatten och avgifterna betalas in till företagets skattekonto.

Sista dag för både deklaration och betalning är den 12:e i månaden efter utbetalningen, med två undantag: i januari och augusti är sista dagen i stället den 17:e. Infaller datumet på en helg flyttas det fram till nästa vardag.

Lönen utbetald i	Deklareras och betalas senast
December	17 januari
Juli	17 augusti
Övriga månader	Den 12:e månaden efter

De datumen gäller företag med ett beskattningsunderlag för moms på högst 40 miljoner kronor per år. Är pengarna inte på skattekontot i tid börjar kostnadsränta löpa, även om deklarationen i sig kom in i tid. Hela genomgången av rutorna, individuppgifterna och hur du rättar en lämnad deklaration finns i guiden om arbetsgivardeklaration.

Bokföra lönen: konton som används

När lönen är utbetald ska den in i bokföringen. Lönekörningen ger upphov till flera poster: själva lönekostnaden, arbetsgivaravgiften som en kostnad och en skuld, samt den avdragna skatten som en skuld. De vanligaste BAS-kontona för en lönekörning är:

Konto	Namn	Vad det fångar
7210	Löner till tjänstemän	Bruttolönekostnaden (7010 för kollektivanställda)
7510	Lagstadgade sociala avgifter	Arbetsgivaravgiften som kostnad
2710	Personalskatt	Avdragen preliminärskatt som skuld till Skatteverket
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter	Arbetsgivaravgiften som skuld till Skatteverket
1930	Företagskonto/checkkonto	Utbetald nettolön och senare inbetalning till skattekontot

Vid lönekörningen bokförs bruttolönen som kostnad på 7210, den avdragna skatten som skuld på 2710 och nettolönen ut från 1930. Arbetsgivaravgiften bokförs som kostnad på 7510 och samtidigt som skuld på 2731. När du sedan betalar in till skattekontot månaden efter töms skuldkontona 2710 och 2731 mot bankkontot. Resultatet är att lönekostnaden plus arbetsgivaravgiften belastar resultatet, medan skatten och avgifterna går vidare till Skatteverket utan att fastna som skuld över tid.

Semester i lönehanteringen

Semester är en återkommande del av lönehanteringen som behöver hållas reda på löpande, inte bara vid uttag. Anställda tjänar in semester under intjänandeåret och tar ut den under semesteråret, och både intjäning och uttag ska synas på lönespecen.

För månadsavlönade som tar ut betald semester läggs ett semestertillägg på utöver den vanliga månadslönen. För timanställda och anställda med rörlig lön används i stället procentregeln: semesterlönen är 12 procent av den lön som tjänats in under intjänandeåret enligt semesterlagen (1977:480) § 16 b. Båda systemen ska beräknas och redovisas korrekt. Hur de räknas i detalj går vi igenom i guiden om semesterersättning.

En vanlig fälla är att glömma att reservera för intjänad men inte uttagen semester. Semesterskulden är en kostnad som byggs upp månad för månad och bör synas i bokföringen, så att den inte kommer som en överraskning när semestern väl tas ut eller när en anställd slutar.

Månadens lönerutin: en checklista

Det som gör lönehantering hanterbart är att göra samma sak i samma ordning varje månad. En enkel rutin för ett litet företag kan se ut så här:

1. Samla underlag: tidrapporter, övertid, sjukfrånvaro, semesteruttag och eventuella förmåner för perioden.
2. Räkna lönen: bruttolön, skatteavdrag enligt tabell, förmåner och semestertillägg, fram till nettolön.
3. Skapa lönespecifikation: en per anställd, med alla obligatoriska poster.
4. Betala ut nettolönen: på avtalad löndag till rätt konto.
5. Lämna AGI och betala skattekontot: senast den 12:e (17:e i januari och augusti) månaden efter.
6. Bokför lönekörningen: lönekostnad, avgifter och skatteavdrag på rätt konton, och stäm av mot banken.
7. Stäm av: kontrollera att summan av individuppgifterna matchar huvuduppgiften och att skattekontot går jämnt ut.

Den sista avstämningen är värd den lilla extra tiden. Att fånga ett fel innan deklarationen är inne är alltid enklare än att rätta efteråt.

Sköta lön själv, lönesystem eller byrå?

Hur du praktiskt sköter lönehanteringen beror på hur många anställda du har och hur mycket tid du vill lägga.

• Sköta lön själv, manuellt: möjligt för ett enmansbolag med en oförändrad lön i månaden. Du räknar skatteavdraget från Skatteverkets tabell, skapar lönespec, betalar ut och lämnar AGI i Skatteverkets e-tjänst. Billigt men sårbart för fel, särskilt när semester, förmåner eller övertid kommer in.
• Lönesystem: ett dedikerat löneprogram hämtar rätt skattetabell, beräknar nettolön och avgifter, skapar lönespecar och kan skicka AGI-filen direkt till Skatteverket. Lämpligt så snart du har anställda med varierande lön eller vill minska risken för fel.
• Redovisnings- eller lönebyrå: byrån sköter hela lönekörningen åt dig. Dyrast per månad men minst tidskrävande, och ofta värt det när lönehanteringen blir komplex eller när du hellre lägger tiden på verksamheten.

Oavsett vilken väg du väljer behöver lönekostnaden ändå bokföras. Lönesystemet räknar och betalar ut, men siffrorna ska sedan in i räkenskaperna på rätt konton. Det är där ett bokföringsverktyg tar vid: det tar emot lönekörningens underlag och ser till att kostnaden, avgifterna och skatteavdraget hamnar rätt i bokföringen.

Vanliga frågor

Vad är lönehantering? Lönehantering är hela kedjan av arbete kring lön varje månad: att avtala lön, beräkna nettolön från bruttolön via skatteavdrag, räkna fram arbetsgivaravgifter, skapa lönespecifikation, betala ut lönen, lämna arbetsgivardeklaration till Skatteverket och bokföra lönekostnaden. Det är ett samlingsbegrepp för alla moment som behövs för att lönen ska bli rätt både för den anställda och i redovisningen.

Skiljer sig lönehanteringen mellan enskild firma och aktiebolag? Ja. Ett aktiebolag betalar ut lön till ägaren precis som till andra anställda, med skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och AGI. I en enskild firma tar ägaren inte ut lön i bokföringsmening utan beskattas på rörelsens överskott och betalar egenavgifter via inkomstdeklarationen. Har den enskilda firman anställd personal gäller dock samma lönehantering för dem som i ett aktiebolag.

När ska skatt och arbetsgivaravgifter betalas in? Senast den 12:e i månaden efter den månad lönen betalades ut, med undantag för januari och augusti då sista dagen är den 17:e. Både arbetsgivardeklarationen och betalningen till skattekontot ska vara klara senast den dagen. Infaller datumet på en helg flyttas det fram till nästa vardag, och kostnadsränta börjar löpa om pengarna kommer in sent.

Vilka konton bokförs lönen på? Bruttolönen bokförs som kostnad på 7210 Löner till tjänstemän (7010 för kollektivanställda), arbetsgivaravgiften som kostnad på 7510 och som skuld på 2731, den avdragna skatten som skuld på 2710 och utbetalningen från bankkontot 1930. När skatten och avgifterna betalas till skattekontot töms skuldkontona 2710 och 2731 mot banken.

Kan jag sköta lönen själv? Ja, för ett litet företag med få anställda och stabil lön går det att sköta lönen manuellt med Skatteverkets skattetabeller och e-tjänst för arbetsgivardeklaration. Så snart lönen varierar med övertid, förmåner eller semester ökar risken för fel, och då är ett lönesystem eller en byrå ofta värt kostnaden. Bokföringen av lönekörningen behöver ändå göras oavsett vilken metod du väljer.

Hur mycket extra kostar en anställd utöver lönen? Utöver bruttolönen tillkommer arbetsgivaravgiften på 31,42 procent för 2026. En anställd med 35 000 kr i månadslön kostar alltså cirka 35 000 + 10 997 = 45 997 kr i ren lönekostnad per månad, innan semesterskuld och eventuell tjänstepension räknas in. Den avdragna skatten är däremot inte en extra kostnad för företaget, den dras från den anställdas bruttolön och vidarebefordras till Skatteverket.