Sjuklön och karensavdrag: arbetsgivarens reglerarbetsgivarens regler

Sjuklön är den ersättning du som arbetsgivare betalar de första två veckorna av en anställds sjukfrånvaro. Reglerna finns i lagen om sjuklön och är i grunden enkla, men tre saker ställer regelbundet till det: vilken dag perioden egentligen börjar, karensavdraget som sedan 2019 räknas på ett annat sätt än den gamla karensdagen, och återinsjuknanderegeln som avgör om en ny frånvaro startar en ny period eller fortsätter den gamla. Den här guiden går igenom alla tre, med räkneexempel.

Vem har rätt till sjuklön

Rätten till sjuklön gäller från och med den första dagen av anställningstiden. Är den avtalade anställningstiden kortare än en månad inträder rätten dock först om den anställde tillträtt och därefter varit anställd fjorton kalenderdagar i följd. Dagar då den anställde varit frånvarande utan giltigt skäl räknas inte in. Tidigare anställningar hos samma arbetsgivare räknas med om det gått högst fjorton kalenderdagar mellan dem.

Sjuklön betalas vid sjukdom som sätter ned arbetsförmågan. Det är nedsättningen i förhållande till arbetet som avgör, inte diagnosen. Arbetsgivaren är inte skyldig att betala ut sjuklönen innan den anställde lämnat en skriftlig försäkran om att hen varit sjuk och i vilken omfattning arbetsförmågan varit nedsatt.

Sjuklöneperioden

Sjuklöneperioden omfattar den första dagen då arbetsförmågan är nedsatt och de därpå följande tretton kalenderdagarna i sjukperioden, alltså fjorton dagar totalt. Från dag 15 kan sjukpenning från Försäkringskassan ta vid, men den betalas inte ut automatiskt: den anställde måste ansöka själv.

Två detaljer avgör dateringen och båda missas ofta.

Perioden räknas i kalenderdagar, inte arbetsdagar, så helger förbrukar period utan att kosta sjuklön.

Perioden börjar inte förrän den anställde avhåller sig från arbete. Blir någon sjuk på en ledig dag startar perioden först den dag hen annars skulle ha arbetat. Att datera dag 1 till insjuknandedagen när den infaller på en söndag är ett vanligt dateringsfel i lönekörningen. Ett undantag finns: perioden börjar senast den dag den anställde får reseersättning i stället för sjuklön, för att underlätta återgång i arbetet.

En sjuklöneperiod som börjat löpa bryts om anställningen upphör.

Sjuklönens storlek och karensavdraget

Sjuklönen är 80 procent av de anställningsförmåner den anställde går miste om. Från sjuklönen görs sedan ett karensavdrag på 20 procent av den sjuklön som belöper på en genomsnittlig vecka.

Konstruktionen är avsiktlig. Före 2019 fanns en karensdag, vilket slog olika hårt beroende på hur lång dagen råkade vara. Dagens karensavdrag är ett fast belopp knutet till veckan, så avdraget blir detsamma oavsett vilken dag i veckan den anställde insjuknar.

Lagen säger inte hur veckobeloppet ska räknas fram, bara att det ska motsvara en genomsnittlig vecka. Den närmare beräkningen får dessutom bestämmas genom kollektivavtal som på arbetstagarsidan slutits eller godkänts av en central arbetstagarorganisation. Ett rent lokalt avtal räcker inte. Räkneexemplet nedan använder den vanliga tjänstemannakonventionen med tolv månadslöner fördelade på 52 veckor. Har ni kollektivavtal, kontrollera vad det säger innan ni bygger lönerutinen.

Räkneexempel

En tjänsteman med månadslön 30 000 kronor och 40-timmarsvecka:

Timlön           30 000 × 12 / 52 / 40        173,08 kr
Sjuklön per tim  173,08 × 0,8                 138,46 kr
Sjuklön en vecka 138,46 × 40                5 538,46 kr
Karensavdrag     5 538,46 × 0,2             1 107,69 kr

Räkna med obeavrundade belopp hela vägen och avrunda först på slutsumman. Timlönen är egentligen 173,0769 kronor, och kedjar du avrundade tal skiljer det några ören per rad.

För en månadsavlönad görs detta som avdrag på lönen, inte som en separat utbetalning. Vid tre sjukdagar om totalt 24 timmar blir lönekörningen:

Månadslön                                  30 000,00 kr
Löneavdrag       173,08 × 24               -4 153,85 kr
Sjuklön          138,46 × 24                3 323,08 kr
Karensavdrag                               -1 107,69 kr
Att betala ut                              28 061,54 kr

Nettoeffekten av sjukfrånvaron är alltså 1 938,46 kronor, varav 1 107,69 kronor är karensavdraget och resten de 20 procent som sjuklönen inte täcker.

Vid en hel sjukdag om åtta timmar blir sjuklönen 1 107,69 kronor och karensavdraget exakt lika stort. De tar ut varandra, vilket är precis vad konstruktionen är byggd för vid en jämn femdagarsvecka. För den som har ojämnt fördelad arbetstid kan avdraget däremot bli både större och mindre än en dags sjuklön.

Karensavdraget görs en gång per sjuklöneperiod, inte per dag. Är frånvaron kortare än vad avdraget motsvarar kan avdraget aldrig bli större än den sjuklön som faktiskt tjänats in, utan resten tas längre fram i samma period.

Återinsjuknande inom fem dagar

Börjar en ny sjukperiod inom fem dagar från att en tidigare avslutats, ska sjuklöneperioden omfatta bara så många dagar att den tillsammans med en sjuklöneperiod hos samma arbetsgivare under den tidigare sjukperioden blir fjorton kalenderdagar. Något ytterligare karensavdrag ska då inte göras.

En anställd som är sjuk måndag till onsdag, arbetar torsdag och fredag och är sjuk igen på måndagen ska alltså inte få ett nytt karensavdrag. Notera hur snävt det ligger: från onsdag till måndag är precis fem dagar. En dag till och det är en ny period med nytt avdrag.

Sjukanmälan och läkarintyg

Sjuklön ska inte avse tid innan arbetsgivaren fått anmälan om sjukdomsfallet. Har den anställde varit förhindrad att anmäla och gör det omedelbart efter att hindret upphört gäller frånvaron ändå från insjuknandedagen, och den första ersättningsdagen räknas då som sjukanmälningsdag.

Arbetsgivaren är skyldig att betala sjuklön för tid från och med den sjunde kalenderdagen efter dagen för sjukanmälan bara om den anställde styrker nedsättningen med läkarintyg. I dagligt tal kallas det läkarintyg från dag åtta, och räkningen utgår från sjukanmälningsdagen, inte från insjuknandet.

Det finns undantag åt andra hållet. Finns det särskilda skäl ska Försäkringskassan, självmant eller på arbetsgivarens begäran, ålägga den anställde att lämna intyg från en tidigare dag, och arbetsgivaren får också själv begära det vid särskilda skäl. Reglerna om sjukanmälan och om arbetsgivarens egen begäran kan dessutom frångås genom centralt kollektivavtal.

Anmälan till Försäkringskassan

Fortsätter sjukperioden och anställningen efter sjuklöneperiodens utgång ska arbetsgivaren anmäla sjukdomsfallet till Försäkringskassan inom sju kalenderdagar från den tidpunkten. Det är inte en ordningsregel: en arbetsgivare som inte fullgör anmälningsskyldigheten döms till böter.

Högriskskydd

Två skydd finns, och de fungerar olika.

Allmänt högriskskydd. Har den anställde fått karensavdrag vid tio tillfällen under de senaste tolv månaderna ska avdrag inte göras för ytterligare sjuklöneperioder. Skyddet gäller automatiskt och kräver ingen ansökan, men du som arbetsgivare måste hålla räkningen.

Särskilt högriskskydd. Försäkringskassan kan efter skriftlig ansökan från den anställde besluta om särskilt högriskskydd. Effekten skiljer sig mellan de två grunderna:

Grund för beslutet	Karensavdrag	Arbetsgivarens ersättning
Sjukdom som kan antas medföra ett större antal sjukperioder	Görs inte	Ersättning för sjuklönekostnaden
Sjukdom som medför risk för en eller flera längre sjukperioder	Görs som vanligt	Ersättning för sjuklönekostnaden

Ersättningen betalas av Försäkringskassan efter skriftlig ansökan från arbetsgivaren, och lämnas inte för längre tid tillbaka än tolv månader före ansökningsmånaden. Beslut kan också meddelas för den som donerar biologiskt material.

Arbetsgivarens hantering

Sjuklön är lön i avgiftshänseende: arbetsgivaravgifter och skatteavdrag gäller precis som för vanlig lön, och beloppet redovisas i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Hur AGI fylls i tar vi i guiden om arbetsgivardeklaration, och lönerutinen i stort i guiden om lönehantering.

I BAS-kontoplanen bokförs sjuklönen på egna konton inom lönekontogrupperna: 7081 för kollektivanställda, 7281 för tjänstemän och 7282 för företagsledare. På intäktssidan finns konto 3997 för sjuklöneersättning, som används när Försäkringskassan ersätter sjuklönekostnaden vid särskilt högriskskydd. Något krav på att kontera sjuklönen separat finns inte, men i praktiken är det så du får fram underlaget till en sådan ansökan.

En notering om äldre uppgifter: den generella ersättningen för höga sjuklönekostnader, som gällde alla arbetsgivare vars sjuklönekostnader översteg en viss andel, avskaffades den 1 juli 2024. Bestämmelserna om den är upphävda. Äldre texter och mallar hänvisar fortfarande till den.

Vanliga fel

• Dag 1 dateras till insjuknandedagen även när det är en ledig dag. Perioden börjar först den dag den anställde annars skulle ha arbetat, med undantag för dag då reseersättning lämnas i stället för sjuklön.
• Ny sjuklöneperiod utan att den anställde varit tillbaka. Har sjuklön betalats för en hel period krävs att den anställde återgått helt i arbete och arbetat minst en dag innan en ny period kan börja.
• Nytt karensavdrag vid återinsjuknande. Börjar den nya sjukperioden inom fem dagar fortsätter den gamla sjuklöneperioden, och något nytt avdrag ska inte göras.
• Karensavdrag per sjukdag. Avdraget görs en gång per sjuklöneperiod och är knutet till en genomsnittlig vecka.
• Sjuklöneperioden räknas i arbetsdagar. Den räknas i kalenderdagar.
• Läkarintygsfristen räknas från insjuknandet. Den räknas från dagen för sjukanmälan.
• Anmälan till Försäkringskassan efter dag 14 glöms. Den ska göras inom sju kalenderdagar och är straffsanktionerad.
• Tio karensavdrag passeras utan att någon håller räkningen. Det allmänna högriskskyddet gäller automatiskt, men bara om ni faktiskt tillämpar det.

Vanliga frågor

Hur många dagar betalar arbetsgivaren sjuklön? Sjuklöneperioden är den första sjukdagen plus tretton kalenderdagar, alltså fjorton dagar. Därefter kan sjukpenning ta vid, om den anställde ansöker.

Hur stort blir karensavdraget? Tjugo procent av den sjuklön som belöper på en genomsnittlig vecka. Vid en jämn femdagarsvecka motsvarar det ungefär en dags sjuklön.

Kan vi göra karensavdrag flera gånger under samma sjuklöneperiod? Nej. Ett avdrag per sjuklöneperiod, och inget nytt om en ny sjukperiod börjar inom fem dagar från den föregående.

Från vilken dag krävs läkarintyg? Från och med den sjunde kalenderdagen efter dagen för sjukanmälan. Försäkringskassan kan besluta, och arbetsgivaren vid särskilda skäl begära, att intyg lämnas tidigare.

Gäller sjuklön från första anställningsdagen? Ja, med ett undantag: är den avtalade anställningstiden kortare än en månad krävs att den anställde tillträtt och därefter varit anställd fjorton kalenderdagar i följd.

Gäller reglerna även för en enskild firma utan anställda? Nej. Lagen om sjuklön reglerar förhållandet mellan arbetsgivare och anställd. Den som driver enskild firma har i stället karensdagar i sjukförsäkringen, normalt sju, med möjlighet att i förväg anmäla en annan karenstid till Försäkringskassan.

Källor

• Lag (1991:1047) om sjuklön, 2, 3, 4, 4 a, 6, 7, 8, 9, 10, 10 a, 12, 13, 15, 16 och 19 §§, samt de genom lag (2024:400) upphävda 17–17 e §§
• Socialförsäkringsbalk (2010:110), 27 kap. 9, 27 a och 29 §§ samt 110 kap. 4 §
• Socialavgiftslag (2000:980), 2 kap. 10 §, och skatteförfarandelag (2011:1244), 26 kap. 19 a §
• Prop. 2017/18:96, om karensavdragets beräkning
• Försäkringskassan, sjuklön och karensavdrag
• BAS-kontoplanen 2026, kontona 3997, 7081, 7281 och 7282