Bokföra bokföringsprogram

Kostnaden för ett bokföringsprogram bokförs på 5420 Programvaror. Programmet är en tjänst du abonnerar på, så avgiften är en löpande kostnad med 25 procents moms som du får dra av. Samma konto används för andra program företaget hyr: lönesystem, faktureringsverktyg och liknande.

Det går också att använda 6540 IT-tjänster. Välj ett av kontona och håll fast vid det, så att programkostnaderna går att följa över tid.

Konteringsexempel: månadsabonnemang

Vi tar vårt eget pris som exempel. Astrid Go kostar 299 kr per månad exklusive moms. Momsen är 74,75 kr och kortet dras på 373,75 kr.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
5420	Programvaror	299,00 kr
2641	Debiterad ingående moms	74,75 kr
1930	Företagskonto		373,75 kr

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Underlaget är fakturan eller kvittot från leverantören, inte kortdragningen på kontoutdraget. Använder du en gratisplan, som Astrid Bas upp till 50 verifikationer per månad, finns ingen kostnad att bokföra.

Årsavgift i förskott

Många program är billigare om du betalar ett år i taget. Då uppstår frågan om kostnaden ska fördelas över två räkenskapsår.

Huvudregeln är att en kostnad hör till den period den avser. Men K2 har en lättnad: en utgift som understiger 7 000 kronor behöver inte periodiseras (punkt 2.4). De flesta årsabonnemang på bokföringsprogram för småföretag ryms under den gränsen och får kostnadsföras direkt när de betalas.

Är årsavgiften 7 000 kronor eller mer ska den del som avser nästa räkenskapsår bokas om som en förutbetald kostnad i bokslutet. En årsavgift på 12 000 kr som betalas den 1 oktober, med kalenderår som räkenskapsår:

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1790	Övriga förutbetalda kostnader och upplupna intäkter	9 000 kr
5420	Programvaror		9 000 kr

Nio av tolv månader avser nästa år. Posten vänds i januari. Mer om det finns i bokföra periodisering.

Program från en utländsk leverantör

Köper du programmet av en leverantör som inte är etablerad i Sverige kommer fakturan normalt utan svensk moms. Då ska du själv räkna fram och redovisa momsen med omvänd betalningsskyldighet (tidigare kallad omvänd skattskyldighet): både utgående och ingående moms, på 2614 och 2645. Har företaget full avdragsrätt tar posterna ut varandra, men båda ska med i deklarationen.

Förutsättningen är att leverantören har ditt momsregistreringsnummer. Annars lägger den på moms som du inte får dra av. Mekaniken går vi igenom i bokföra Google Ads och andra utländska tjänster.

Tilläggstjänster på samma faktura

Bokföringsprogram säljer ofta mer än programmet: lönemodul, bankkoppling, e-fakturor per styck. Så länge det är funktioner i programmet hör de hemma på samma konto. Köper du däremot bokföringshjälp av en konsult eller byrå genom programmet är det en redovisningstjänst, och den bokförs på 6530. Skillnaden beskrivs i bokföra redovisningstjänster.

Vanliga misstag

1. Att bokföra kortdragningen utan faktura. Momsavdraget ska styrkas med faktura eller kvitto.
2. Att glömma momsen på ett svenskt abonnemang. Den är 25 procent och avdragsgill.
3. Att missa omvänd betalningsskyldighet på utländska program. Fakturan saknar moms, men momsen ska ändå redovisas.
4. Att periodisera småbelopp i onödan. Under 7 000 kronor behöver årsavgiften inte fördelas.
5. Att kostnadsföra en stor årsavgift på ett år. Från 7 000 kronor och uppåt ska nästa års del bokas om i bokslutet.
6. Att byta konto mellan månaderna. Samma program ska ligga på samma konto.
7. Att blanda program och konsulttimmar. Programmet är 5420, redovisningstjänsten 6530.

Vad programmen kostar och vilka som har en gratisplan finns i guiden om gratis bokföringsprogram. Med Astrid Go läser vi fakturan och fyller i konteringen åt dig. Kom igång här.