Artikel
Bokföra deposition
En hyresdeposition är pengar du ska få tillbaka. Den bokförs därför som en fordran, och det som avgör kontot är när du räknar med att få pengarna.
Ellen··4 min
En hyresdeposition bokförs som en fordran på hyresvärden, normalt på 1383 Lämnade depositioner, långfristiga. Den är ingen hyreskostnad och ska inte in på 5010 Lokalhyra. Pengarna har lämnat bankkontot, men de är fortfarande företagets och ska tillbaka när hyresavtalet upphör.
Kontot ligger under 1380 Andra långfristiga fordringar, och det är också där K2 placerar lämnade depositioner, bland de finansiella anläggningstillgångarna. Det som avgör om fordran är långfristig eller kortfristig är tiden: fordringar som normalt ska betalas inom 12 månader efter balansdagen är kortfristiga (K2 punkt 13.2), och andra fordringar är långfristiga. Uppdelningen hör till K2. K1, för enskilda näringsidkare med förenklat årsbokslut, delar inte upp fordringarna på det sättet, men depositionen är en fordran även där.
Konteringsexempel: deposition för en kontorslokal
Företaget skriver ett treårigt hyresavtal för ett kontor. Hyran är 15 000 kr i månaden, och hyresvärden kräver en deposition på tre månadshyror, alltså 45 000 kr.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1383 | Lämnade depositioner, långfristiga | 45 000 kr | |
| 1930 | Företagskonto | 45 000 kr |
Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan.
Resultatet påverkas inte. Hyran bokförs som vanligt varje månad, till exempel på 5011 Hyra för kontorslokaler. Moms på hyran för själva lokalen finns bara om hyresvärden har valt frivillig beskattning, eftersom upplåtelse av hyresrätter annars är undantagen från skatteplikt (10 kap. 35 § och 12 kap. mervärdesskattelagen). Vissa upplåtelser är skattepliktiga ändå, till exempel parkeringsplatser (10 kap. 36 §).
Är avtalet så kort att du räknar med att få tillbaka pengarna inom 12 månader efter balansdagen är depositionen kortfristig redan från början. BAS har inget eget konto för kortfristiga depositioner, så använd 1689 Övriga kortfristiga fordringar.
När avtalet närmar sig slutet
En långfristig fordran blir kortfristig när den kommer nära betalning. K2 säger att en finansiell anläggningstillgång som förfaller inom 12 månader efter balansdagen ska omklassificeras till omsättningstillgång (punkt 9.6). Har du sagt upp lokalen och flyttar under nästa år flyttar du därför depositionen vid bokslutet.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1687 | Kortfristig del av långfristiga fordringar | 45 000 kr | |
| 1383 | Lämnade depositioner, långfristiga | 45 000 kr |
Återbetalningen, med eller utan avdrag
Får du tillbaka hela beloppet vänder du bara fordran: 1930 i debet och 1383 (eller 1687) i kredit.
Ofta behåller hyresvärden en del för skador eller återställning av lokalen. Säg att 6 000 kr dras av för målning och att 39 000 kr betalas tillbaka. Avdraget är då en kostnad, och den ska bokföras som en sådan i stället för att ligga kvar som en fordran som aldrig kommer in.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto | 39 000 kr | |
| 5070 | Reparation och underhåll av lokaler | 6 000 kr | |
| 1687 | Kortfristig del av långfristiga fordringar | 45 000 kr |
Begär en specifikation av avdraget. Den är ditt underlag för kostnaden, och av den ska det framgå om hyresvärden debiterar moms på arbetet. Gör hyresvärden det bokförs momsen för sig.
Kvittas depositionen i stället mot den sista hyran bokför du hyresfakturan som vanligt, men krediterar depositionskontot i stället för 1930.
Deposition, förskottshyra och handpenning
Tre saker som alla betalas i förväg men bokförs olika:
- Deposition ska tillbaka och är en fordran på 1383, 1687 eller 1689.
- Förskottshyra förbrukas under hyresperioden. Den del som avser tiden efter balansdagen är en förutbetald kostnad på 1710 Förutbetalda hyreskostnader. Hur sådana poster vänds finns i bokföra periodisering.
- Handpenning vid köp av en anläggningstillgång är ett förskott. K2 redovisar depositioner och handpenningar vid förvärv av materiella anläggningstillgångar i posten för pågående nyanläggningar och förskott, i BAS till exempel 1188 Förskott för byggnader och mark. Fastighetsköpet går vi igenom i bokföra lagfart.
När du tar emot en deposition
Är det i stället du som tar emot en deposition, till exempel när du hyr ut en lokal eller utrustning, är pengarna en skuld till den som betalat. Bokför dem på 2397 Mottagna depositioner, långfristiga eller 2897 Mottagna depositioner, kortfristiga, med samma 12-månadersgräns. En mottagen deposition är ingen intäkt.
Vanliga misstag
- Att bokföra depositionen på 5010 Lokalhyra. Den är ingen kostnad, och resultatet blir för lågt det år den betalas.
- Att blanda ihop deposition och förskottshyra. Förskottshyra förbrukas och periodiseras på 1710. Depositionen ska tillbaka och ligger på 1383.
- Att låta depositionen stå kvar som långfristig när avtalet upphör inom ett år. Den ska flyttas till kortfristiga fordringar, till exempel 1687.
- Att låta hela fordran stå kvar när hyresvärden har behållit en del. Avdraget är en kostnad det år det görs.
- Att bokföra en mottagen deposition som intäkt. Den är en skuld på 2397 eller 2897 tills den betalas tillbaka.
- Att bokföra handpenning vid ett köp på 1383. Handpenning är ett förskott på köpet, inte en deposition som ska tillbaka.
- Att aldrig stämma av kontot. Saldot på 1383 ska vid bokslutet gå att härleda till pågående avtal. Ett saldo från en lokal du lämnat för länge sedan är en fordran som behöver utredas.
Var fordringarna hamnar i årsredovisningen, och skillnaden mellan anläggningstillgångar och omsättningstillgångar, finns i guiden om balansräkningen. Med Astrid Go läser vi fakturan och fyller i konteringen åt dig. Kom igång här.