Bokföra inkassokostnad

Ordet inkassokostnad används om två olika saker. Det ena är den lagstadgade ersättningen du tar ut av en kund som inte betalat, högst 180 kronor för ett inkassokrav. Den är momsfri. Det andra är arvodet du betalar till en inkassobyrå för att driva in fordran. Det är en köpt tjänst och har 25 procents moms.

De bokförs på olika konton och ska inte kvittas mot varandra.

Vad du får ta ut av kunden

Beloppen står i lagen om ersättning för inkassokostnader (1981:739). Gäldenären är skyldig att ersätta ett inkassokrav om kravbrevet är utformat enligt inkassolagen (3 §), och ersättningen är högst:

Åtgärd	Högsta belopp
Skriftlig betalningspåminnelse (kräver avtal)	60 kr
Inkassokrav	180 kr
Upprättande av amorteringsplan	170 kr

Beloppen är tak. Ersättningsskyldigheten gäller bara kostnader som varit skäligen påkallade (4 §), och andra åtgärder än de här behöver gäldenären inte betala för (5 §).

Mellan företag finns dessutom förseningsersättningen på 450 kronor (4 a §). Har du rätt till den får du ersättning för påminnelse och inkassokrav bara till den del de tillsammans överstiger 450 kronor. Du kan alltså inte lägga 450 + 60 + 180 ovanpå varandra.

Konteringsexempel: du tar ut inkassokostnaden

En privatkund betalar en faktura på 4 000 kr först efter inkassokrav. Du får in fordran och 180 kr i inkassokostnad.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1930	Företagskonto	4 180 kr
1510	Kundfordringar		4 000 kr
3990	Övriga ersättningar, bidrag och intäkter		180 kr

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Ingen moms. Enligt Skatteverket ingår inkassoavgifter enligt lagen 1981:739 inte i beskattningsunderlaget för det du sålt, och de är inte heller ersättning för någon annan tjänst. De är närmast av skadeståndskaraktär. Dröjsmålsräntan, om du tar ut sådan, bokförs för sig som en finansiell intäkt.

Konteringsexempel: inkassobyråns arvode

Lämnar du ärendet till en inkassobyrå fakturerar byrån dig för sitt arbete. Inkassotjänster hör inte till de momsfria finansiella tjänsterna (10 kap. 33 § mervärdesskattelagen), så fakturan har moms. Ett arvode på 800 kr plus 200 kr moms:

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6062	Inkasso och KFM-avgifter	800 kr
2641	Debiterad ingående moms	200 kr
2440	Leverantörsskulder		1 000 kr

Avgifter till Kronofogden hamnar på samma konto, men utan momsrad. De är avgifter till en myndighet.

Ofta redovisar byrån nettot: det kunden betalat minus byråns arvode. Bokför då bruttot. Hela det inbetalda beloppet stänger kundfordran, och arvodet bokförs som kostnad, även om bara mellanskillnaden kommer in på kontot.

När det är du som får kravet

Får ditt företag ett inkassokrav bokförs kostnaden som en övrig extern kostnad, utan moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	180 kr
1930	Företagskonto		180 kr

Kostnaden är avdragsgill. Den är en vanlig kostnad i verksamheten, till skillnad från förseningsavgifter till Skatteverket och Bolagsverket.

Vanliga misstag

1. Att lägga moms på inkassokostnaden du tar ut. Ersättningen är momsfri.
2. Att missa momsen på byråns arvode. Inkassotjänsten är en köpt tjänst med 25 procents moms.
3. Att nettobokföra byråns redovisning. Fordran, arvode och ränta ska synas var för sig.
4. Att ta ut mer än 180 kr. Beloppet är ett tak i lag.
5. Att lägga ihop 450, 60 och 180 kronor. Förseningsersättningen räknas av.
6. Att bokföra ersättningen som försäljning. Den är en övrig rörelseintäkt.
7. Att tro att inkasso betyder kundförlust. Fordran finns kvar tills den är betald eller förlusten konstaterad.

Hur processen ser ut från påminnelse till Kronofogden finns i guiden om inkasso, och vad som gäller när pengarna aldrig kommer i bokföra kundförlust. Med Astrid Go läser vi underlaget och fyller i konteringen åt dig. Kom igång här.