Bokföra påminnelseavgift

Påminnelseavgiften är högst 60 kronor enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader. Tar du ut den av en kund bokför du den som en intäkt på 3990 Övriga ersättningar, bidrag och intäkter, utan moms. Får du den själv på en obetald leverantörsfaktura är den en avdragsgill kostnad på 6991 Övriga externa kostnader, avdragsgilla.

Ingen av dem är momspliktig, eftersom avgiften inte är ersättning för en leverans eller ett tillhandahållande och därmed faller utanför momsens tillämpningsområde.

När du får ta ut avgiften

Två villkor, och det andra är strängare än man tror. Det ska ha skickats en skriftlig påminnelse, och rätten till ersättning ska ha avtalats senast i samband med skuldens uppkomst (2 § lagen 1981:739).

Det räcker alltså inte att skriva in avgiften på fakturan. Fakturan kommer efter att skulden uppstått, och ett villkor som dyker upp först där är inte avtalat i tid. Rätten hör hemma i avtalet eller i beställningsvillkoren, alltså där kunden accepterade dem innan köpet.

Beloppet är dessutom ett tak, inte en fast avgift. Enligt 4 § gäller ersättningsskyldigheten bara kostnader som varit skäligen påkallade, och ersättning betalas med högst 60 kronor. Jämför med förseningsersättningen i 4 a §, som är fast: den ska betalas med 450 kronor.

Mot ett annat företag, och mot myndigheter, finns dessutom förseningsersättning på 450 kronor enligt 4 a § i samma lag, och den kräver ingen föregående påminnelse. Tar du ut de 450 kronorna kan du inte samtidigt ta ut 60 kronor i påminnelseavgift för samma försening: schablonen täcker in indrivningskostnaderna upp till den nivån.

Kontering när du tar ut avgiften

En kund betalar en faktura på 10 000 kr för sent. Du skickar påminnelse med 60 kr i avgift och tar ut dröjsmålsränta med 120 kr.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1930	Företagskonto	10 180 kr
1510	Kundfordringar		10 000 kr
3990	Övriga ersättningar, bidrag och intäkter		60 kr
8313	Ränteintäkter från kortfristiga fordringar		120 kr

Lägg märke till att påminnelseavgiften och räntan hamnar på olika konton. Avgiften är en rörelsepost, räntan en finansiell.

Kontering när du själv betalar den

Du missar en leverantörsfaktura på 5 000 kr och får en påminnelse med 60 kr i avgift.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskulder	5 000 kr
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	60 kr
1930	Företagskonto		5 060 kr

Avgiften är avdragsgill. Det är en normal kostnad i verksamheten, och den skiljer sig därmed från förseningsavgiften du får av Skatteverket, som inte får dras av enligt 9 kap. 9 § inkomstskattelagen. Två avgifter med snarlika namn och motsatt skattemässig behandling.

Ingen moms åt något håll

Varken påminnelseavgift, förseningsersättning eller dröjsmålsränta är momspliktig. De är inte ersättning för en leverans av vara eller ett tillhandahållande av tjänst, och faller därför utanför momsens tillämpningsområde. Har du ändå fakturerat med moms på avgiften är du betalningsskyldig för beloppet enligt 16 kap. 23 § mervärdesskattelagen. Felet rättas med en kreditfaktura.

Vanliga misstag

1. Att lägga moms på avgiften. Den är momsfri, och felaktigt debiterad moms måste ändå redovisas.
2. Att först nämna avgiften på fakturan. Rätten ska ha avtalats senast i samband med skuldens uppkomst, alltså innan fakturan.
3. Att kombinera 450 och 60 kronor. Förseningsersättningen konsumerar rätten till påminnelseavgift för samma försening.
4. Att bokföra ränta och avgift på samma konto. Räntan är finansiell och hör till 8313, avgiften är en rörelsepost på 3990.
5. Att behandla Skatteverkets förseningsavgift som denna. Den är inte avdragsgill.

Beloppen, räntesatserna och när du får ta ut vad går vi igenom i guiden om dröjsmålsränta. Hanteringen av obetalda fakturor finns i kundfordringar.