En kundförlust bokförs på 6352 Befarade förluster på kundfordringar när du tror att pengarna uteblir, och på 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar när det är klarlagt att de gör det. Skillnaden är inte kosmetisk: den avgör om du får röra momsen.
Vid en befarad förlust justeras ingenting på momssidan. Först när förlusten är konstaterad får du minska beskattningsunderlaget med förlusten, enligt 8 kap. 16 § mervärdesskattelagen. Själva minskningen av den redovisade skatten sker med stöd av 7 kap. 43 §, i den redovisningsperiod då förlusten enligt god redovisningssed bokförts eller borde ha bokförts (7 kap. 44 §).
Befarad eller konstaterad
En förlust är befarad när du på goda grunder tvivlar på att fordran betalas, men saken ännu inte är avgjord. Kunden svarar inte, betalningen är kraftigt försenad, inkassoärendet pågår.
Den är konstaterad i två vanliga situationer. Det finns fler, men de här två täcker det mesta.
Den första är att kunden försatts i konkurs. Förlusten är konstaterad redan i perioden för konkursbeslutet om du är oprioriterad borgenär. Att du vid deklarationstillfället vet att viss utdelning kommer, eller kan räkna med det, skjuter inte fram tidpunkten.
En närliggande men inte identisk situation är att Kronofogden gjort en utredning som visar att kunden saknar tillgångar för full betalning. Där är förlusten konstaterad när utredningsrapporten kommer, inte tidigare. Att kunden har andra stora skulder hos Kronofogden räcker inte i sig.
Den andra är småbeloppsregeln: fordran understiger 1 000 kr, det har gått minst åtta månader sedan den förföll till betalning, och du har skickat både en betalningspåminnelse och ett inkassokrav. Alla fyra villkoren måste vara uppfyllda.
Är ni i intressegemenskap gäller strängare krav: då får du sätta ned den utgående skatten bara om du kan visa att kunden saknar betalningsförmåga. Småbeloppsregeln hjälper dig alltså inte mot ett systerbolag.
Utanför de fallen är det du som ska göra sannolikt att förlusten är konstaterad. Att ha ringt eller skickat en påminnelse räcker inte. Bedömningen görs dessutom för varje enskild fordran. Någon kollektiv nedskrivning av beskattningsunderlaget får inte göras på momssidan, till skillnad från vad som kan gälla inkomstskattemässigt.
Två fall som inte är kundförluster
Tvistig fordran Uteblir betalningen för att ni är oense om beloppet är det inte en kundförlust. En dom eller ett förlikningsavtal räcker inte heller för att minska den utgående momsen. Där krävs en ändringsfaktura.
Ackord, skuldsanering och skulduppgörelse i fastställd rekonstruktionsplan Skatteverket behandlar dessa som prisnedsättning i efterhand enligt 8 kap. 14 § första stycket 3 ML, inte som kundförlust. Också där måste du utfärda en ändringsfaktura till kunden för att få sätta ned beskattningsunderlaget.
För en riktig kundförlust behövs däremot ingen ändringsfaktura. Det är hela skillnaden mellan de två spåren.
Befarad förlust: nedskrivning utan moms
En obetald kundfordran på 12 500 kr inklusive moms ser osäker ut vid bokslutet. Du skriver ned den utan att röra momsen.
Befarad förlust: nedskrivning utan moms
- Debet och kredit går jämnt ut
Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.
Kvittot in, bokföringen föreslagen. Prova Astrid Go gratis i 14 dagar.Skapa konto
Nedskrivningen görs på beloppet exklusive moms, alltså 10 000 kr av de 12 500. De återstående 2 500 kr är inte en förlust: momsen kommer tillbaka från Skatteverket den dag förlusten konstateras. Fordran ligger kvar på 1510 i sin helhet, och 1519 är ett värderingskonto som möter den i balansräkningen.
Befarad kundförlust i bokslutet: hur mycket och varför
Vid bokslutet får en kundfordran inte tas upp till ett högre belopp än vad som beräknas komma in (K2 punkt 13.4). Det är den regeln som styr hur stor den befarade förlusten ska vara. Varje fordran bedöms för sig, eftersom balansräkningens poster ska värderas var för sig (2 kap. 4 § årsredovisningslagen).
En kollektiv nedskrivning, alltså en procentsats på hela kundreskontran, är undantaget. Den får användas om det är svårt att få fram korrekta uppgifter om varje fordran eller om en exaktare värdering inte kan motiveras av kostnadsskäl. Det ska finnas ett tillförlitligt underlag för procentsatsen, till exempel statistik över tidigare förluster, och metoden ska användas konsekvent (K2 punkt 2.9 med kommentaren till 13.4). Skatteverkets exempel är ett stort antal fordringar på små belopp, som vid postorderhandel.
Tiden mellan balansdagen och bokslutet räknas också. Får du veta efter balansdagen att en kund har gått i konkurs eller inlett ett ackord, ska det påverka värderingen om det bekräftar ett förhållande som fanns redan på balansdagen. Ju kortare tid som gått, desto troligare är det: en kundförlust som konstateras månaden efter balansdagen bekräftar sannolikt att förlusten fanns redan på balansdagen, en som konstateras fyra månader senare gör det mindre troligt (K2, kommentaren till punkterna 2.11 och 2.11A).
Inkomstskattemässigt följer avdraget redovisningen. Resultatet beräknas enligt god redovisningssed (14 kap. 2 § inkomstskattelagen), så en befarad kundförlust som skrivits ned enligt reglerna ovan är avdragsgill det år den bokförs. Det gäller även en kollektiv nedskrivning, under förutsättning att den är förenlig med god redovisningssed (Skatteverkets ställningstagande dnr 131 687568-07/111). Momsen följer inte med. Den väntar tills förlusten är konstaterad.
Konstaterad förlust: nu rörs momsen
Kunden försätts i konkurs och du är oprioriterad borgenär. Nedskrivningen återförs och förlusten konstateras, och nu minskar du beskattningsunderlaget.
Konstaterad förlust: nu rörs momsen
- Debet och kredit går jämnt ut
- Med moms
Först återförs den befarade posten, sedan bokas den konstaterade förlusten och momsen justeras. Sett över båda verifikationerna har 10 000 kr belastat resultatet och 2 500 kr gått tillbaka via momsredovisningen.
Går fordran att skriva av direkt, utan att ha varit befarad, hoppar du över det första steget.
Om kunden betalar ändå
Det händer, och då är återföringen inte frivillig. Enligt 7 kap. 43 § ska det belopp som skatten minskats med redovisas på nytt i motsvarande mån när betalning sker. Lagen säger inget om vilken period, men Skatteverkets besked är att det görs i momsdeklarationen för den period då du fick betalt. Kommer hela beloppet in ser konteringen ut så här.
Om kunden betalar ändå
- Debet och kredit går jämnt ut
- Med moms
Betalas bara en del in återförs momsen proportionellt mot det belopp som faktiskt kommit in. Nedskrivningskontot 1519 rörs inte: det tömdes redan när förlusten konstaterades.
Vanliga misstag
- Att justera momsen redan vid befarad förlust Rätten att minska beskattningsunderlaget förutsätter att förlusten uppkommit, inte att den befaras.
- Att vänta in konkursutdelningen Förlusten är konstaterad i perioden för konkursbeslutet, även om beskedet om utdelning dröjer till långt senare.
- Att behandla ett ackord som kundförlust Det är en prisnedsättning i efterhand och kräver en ändringsfaktura.
- Att skriva ned inklusive moms Nedskrivningen avser fordran exklusive moms så länge momsen inte justerats.
- Att kreditera 1510 vid befarad förlust Fordran finns kvar. Nedskrivningen bokas mot värderingskontot 1519.
- Att glömma återföra 6352 när förlusten konstateras Annars belastar samma förlust resultatet två gånger.
- Att betrakta en försenad betalning som konstaterad förlust Dröjsmål är inte samma sak som att pengarna är borta, och rätten till dröjsmålsränta finns kvar under tiden.
Hur fordringar följs upp innan det går så här långt finns i guiden om kundfordringar.