Bokföra kundförlust

En kundförlust bokförs på 6352 Befarade förluster på kundfordringar när du tror att pengarna uteblir, och på 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar när det är klarlagt att de gör det. Skillnaden är inte kosmetisk: den avgör om du får röra momsen.

Vid en befarad förlust justeras ingenting på momssidan. Först när förlusten är konstaterad får du minska beskattningsunderlaget med förlusten, enligt 8 kap. 16 § mervärdesskattelagen. Själva minskningen av den redovisade skatten sker med stöd av 7 kap. 43 §, i den redovisningsperiod då förlusten enligt god redovisningssed bokförts eller borde ha bokförts (7 kap. 44 §).

Befarad eller konstaterad

En förlust är befarad när du på goda grunder tvivlar på att fordran betalas, men saken ännu inte är avgjord. Kunden svarar inte, betalningen är kraftigt försenad, inkassoärendet pågår.

Den är konstaterad i två vanliga situationer. Det finns fler, men de här två täcker det mesta.

Den första är att kunden försatts i konkurs. Förlusten är konstaterad redan i perioden för konkursbeslutet om du är oprioriterad borgenär. Att du vid deklarationstillfället vet att viss utdelning kommer, eller kan räkna med det, skjuter inte fram tidpunkten.

En närliggande men inte identisk situation är att Kronofogden gjort en utredning som visar att kunden saknar tillgångar för full betalning. Där är förlusten konstaterad när utredningsrapporten kommer, inte tidigare. Att kunden har andra stora skulder hos Kronofogden räcker inte i sig.

Den andra är småbeloppsregeln: fordran understiger 1 000 kr, det har gått minst åtta månader sedan den förföll till betalning, och du har skickat både en betalningspåminnelse och ett inkassokrav. Alla fyra villkoren måste vara uppfyllda.

Är ni i intressegemenskap gäller strängare krav: då får du sätta ned den utgående skatten bara om du kan visa att kunden saknar betalningsförmåga. Småbeloppsregeln hjälper dig alltså inte mot ett systerbolag.

Utanför de fallen är det du som ska göra sannolikt att förlusten är konstaterad. Att ha ringt eller skickat en påminnelse räcker inte. Bedömningen görs dessutom för varje enskild fordran. Någon kollektiv nedskrivning av beskattningsunderlaget får inte göras på momssidan, till skillnad från vad som kan gälla inkomstskattemässigt.

Två fall som inte är kundförluster

Tvistig fordran. Uteblir betalningen för att ni är oense om beloppet är det inte en kundförlust. En dom eller ett förlikningsavtal räcker inte heller för att minska den utgående momsen. Där krävs en ändringsfaktura.

Ackord, skuldsanering och skulduppgörelse i fastställd rekonstruktionsplan. Skatteverket behandlar dessa som prisnedsättning i efterhand enligt 8 kap. 14 § första stycket 3 ML, inte som kundförlust. Också där måste du utfärda en ändringsfaktura till kunden för att få sätta ned beskattningsunderlaget.

För en riktig kundförlust behövs däremot ingen ändringsfaktura. Det är hela skillnaden mellan de två spåren.

Befarad förlust: nedskrivning utan moms

En obetald kundfordran på 12 500 kr inklusive moms ser osäker ut vid bokslutet. Du skriver ned den utan att röra momsen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
6352	Befarade förluster på kundfordringar	10 000 kr
1519	Nedskrivning av kundfordringar		10 000 kr

Nedskrivningen görs på beloppet exklusive moms, alltså 10 000 kr av de 12 500. De återstående 2 500 kr är inte en förlust: momsen kommer tillbaka från Skatteverket den dag förlusten konstateras. Fordran ligger kvar på 1510 i sin helhet, och 1519 är ett värderingskonto som möter den i balansräkningen.

Konstaterad förlust: nu rörs momsen

Kunden försätts i konkurs och du är oprioriterad borgenär. Nedskrivningen återförs och förlusten konstateras, och nu minskar du beskattningsunderlaget.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1519	Nedskrivning av kundfordringar	10 000 kr
6352	Befarade förluster på kundfordringar		10 000 kr
6351	Konstaterade förluster på kundfordringar	10 000 kr
2611	Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 %	2 500 kr
1510	Kundfordringar		12 500 kr

Först återförs den befarade posten, sedan bokas den konstaterade förlusten och momsen justeras. Sett över båda verifikationerna har 10 000 kr belastat resultatet och 2 500 kr gått tillbaka via momsredovisningen.

Går fordran att skriva av direkt, utan att ha varit befarad, hoppar du över det första steget.

Om kunden betalar ändå

Det händer, och då är återföringen inte frivillig. Enligt 7 kap. 43 § ska det belopp som skatten minskats med redovisas på nytt i motsvarande mån när betalning sker. Lagen säger inget om vilken period, men Skatteverkets besked är att det görs i momsdeklarationen för den period då du fick betalt. Kommer hela beloppet in ser konteringen ut så här.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1930	Företagskonto	12 500 kr
6351	Konstaterade förluster på kundfordringar		10 000 kr
2611	Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 %		2 500 kr

Betalas bara en del in återförs momsen proportionellt mot det belopp som faktiskt kommit in. Nedskrivningskontot 1519 rörs inte: det tömdes redan när förlusten konstaterades.

Vanliga misstag

1. Att justera momsen redan vid befarad förlust. Rätten att minska beskattningsunderlaget förutsätter att förlusten uppkommit, inte att den befaras.
2. Att vänta in konkursutdelningen. Förlusten är konstaterad i perioden för konkursbeslutet, även om beskedet om utdelning dröjer till långt senare.
3. Att behandla ett ackord som kundförlust. Det är en prisnedsättning i efterhand och kräver en ändringsfaktura.
4. Att skriva ned inklusive moms. Nedskrivningen avser fordran exklusive moms så länge momsen inte justerats.
5. Att kreditera 1510 vid befarad förlust. Fordran finns kvar. Nedskrivningen bokas mot värderingskontot 1519.
6. Att glömma återföra 6352 när förlusten konstateras. Annars belastar samma förlust resultatet två gånger.
7. Att betrakta en försenad betalning som konstaterad förlust. Dröjsmål är inte samma sak som att pengarna är borta, och rätten till dröjsmålsränta finns kvar under tiden.

Hur fordringar följs upp innan det går så här långt finns i guiden om kundfordringar.