Inkasso: allt företagare behöver veta om obetalda fakturorallt företagare behöver veta om obetalda fakturor

Inkasso är åtgärderna för att driva in en obetald fordran, från ett formellt inkassokrav till indrivning via Kronofogden. För dig som företagare är inkasso både ett verktyg när en kund inte betalar och något du själv kan möta som mottagare av ett krav. Den här guiden går igenom inkassoprocessen steg för steg, vad ett inkassokrav måste innehålla, vilka avgifter du får ta ut, hur vägen via Kronofogden ser ut och hur du bokför en kundförlust rätt. Inkasso hör till det vi samlar i vår kompletta guide om fakturering. Räntan på en försenad faktura tar vi upp separat i guiden om dröjsmålsränta.

Vad är inkasso?

Inkasso betyder att driva in en skuld som inte betalats i tid. Det kan göras av borgenären själv (egeninkasso) eller av ett inkassobolag som tar över kravet. Verksamheten regleras av inkassolagen (1974:182), som slår fast att inkasso ska bedrivas enligt god inkassosed: en gäldenär ska inte drabbas av onödig skada eller olägenhet eller utsättas för otillbörlig påtryckning.

Sedan den 1 januari 2024 är det Finansinspektionen som är tillstånds- och tillsynsmyndighet för inkassoverksamhet. Tidigare låg ansvaret hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som behöll det fram till slutet av 2023. Finansinspektionens bindande föreskrifter om god inkassosed gäller sedan 1 juli 2025. IMY har dock kvar tillsynen över hur personuppgifter hanteras i inkassoärenden.

Att anlita ett inkassobolag betyder inte att du ger upp kontrollen: du kan sköta påminnelser och inkassokrav själv och först därefter lämna över. Poängen med inkasso är att markera allvar och skapa en spårbar väg fram till betalning, utmätning eller, i värsta fall, en konstaterad förlust.

Vill du lämna över till ett inkassobolag finns flera etablerade aktörer på den svenska marknaden, till exempel Intrum, Lowell och Svea Inkasso. Sedan 2024 krävs tillstånd från Finansinspektionen för att driva inkassoverksamhet, så kontrollera att bolaget du anlitar har tillstånd. De bolag som fått tillstånd hittar du i Finansinspektionens företagsregister på fi.se.

Inkassoprocessen steg för steg

En obetald faktura följer oftast en bestämd trappa, där varje steg höjer trycket och kostnaden för gäldenären:

1. Betalningspåminnelse. En vänlig påminnelse strax efter förfallodagen. Här får du lägga på en påminnelseavgift om rätten framgår av avtalet eller fakturan.
2. Inkassokrav. Betalas det fortfarande inte skickas ett formellt inkassokrav enligt inkassolagen, med en betalningsfrist (vanligen 8 till 14 dagar) och en inkassoavgift.
3. Betalningsföreläggande. Hjälper inte inkassokravet kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden.
4. Utslag. Bestrider inte kunden i tid meddelar Kronofogden ett utslag som fastställer skulden.
5. Verkställighet. Med utslaget i hand kan Kronofogden driva in skulden genom utmätning.

För företag räcker det ofta att lägga på en förseningsersättning direkt vid förfallodagen, utan föregående påminnelse. Mer om de exakta beloppen i nästa avsnitt.

Vad ett inkassokrav måste innehålla

Ett inkassokrav är inte vilken påminnelse som helst. Enligt inkassolagen ska kravet vara skriftligt och innehålla:

• Borgenärens namn och tydlig uppgift om vad fordran grundar sig på, alltså vilken faktura eller vilket avtal.
• Kapital, ränta och kostnader var för sig, så att gäldenären ser vad varje del avser.
• Ränteuppgifter: beloppet av upplupen ränta, räntesatsen samt vilken tid och vilket kapitalbelopp räntan beräknats på.

Saknas dessa uppgifter uppfyller kravet inte inkassolagens krav, och då har du inte heller rätt till inkassokostnaden. Ett korrekt inkassokrav är alltså både en formell förutsättning för nästa steg och för att kunna ta ut avgiften.

Kostnader: avgifter du får ta ut

Hur mycket du får lägga på en obetald fordran är låst i lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader. Beloppen är maxbelopp och desamma oavsett fakturans storlek:

Åtgärd	Belopp	Gäller
Skriftlig betalningspåminnelse	60 kr	Konsument och företag, om rätten avtalats
Inkassokrav	180 kr	Konsument och företag
Amorteringsplan	170 kr	Konsument och företag
Förseningsersättning	450 kr	Endast mellan företag och mot myndighet

Tre saker att hålla reda på:

• Förseningsersättningen på 450 kr gäller bara i affärsförhållanden, alltså när din kund är ett företag eller en myndighet, aldrig en privatperson. Den får tas ut direkt när fakturan förfallit, utan föregående påminnelse.
• Den ersätter påminnelse och inkassokrav. Tar du ut 450 kr i förseningsersättning kan du inte samtidigt ta ut 60 kr eller 180 kr för samma försening.
• Påminnelseavgiften kräver avtal. Rätten till 60 kr måste framgå av avtalet eller fakturan, för konsument senast när fordran uppkom.

Till detta kommer dröjsmålsräntan, som löper på hela vägen. Hur den räknas ut går vi igenom i guiden om dröjsmålsränta.

Kronofogden, utslag och betalningsanmärkning

Betalar kunden inte trots inkassokravet är nästa steg en ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Det kostar en ansökningsavgift på 300 kr, som du kan begära att kunden ersätter. Du får dessutom yrka ersättning för eget arbete med ansökan, upp till 380 kr.

Sedan beror det på hur kunden agerar:

• Kunden bestrider inte. Kronofogden meddelar ett utslag som fastställer skulden. Utslaget ger rätt till utmätning, och en betalningsanmärkning kan registreras hos kreditupplysningsföretagen (för privatpersoner kvar i normalt tre år).
• Kunden bestrider i tid. Då stoppas ärendet hos Kronofogden. Vill du driva kravet vidare får det prövas i tingsrätt, vilket vi går igenom i guiden om att bestrida en faktura. Gäldenären kan också begära återvinning i tingsrätten inom en månad från utslaget.

Går ärendet till utmätning tar Kronofogden ut en grundavgift på 600 kr, som normalt läggs på skulden. För mål utan tidsbegränsning tas en ny grundavgift ut varje år tills skulden är reglerad. Visar utmätningsförsöket att kunden saknar tillgångar är fordran i praktiken förlorad, och då blir bokföringen nästa fråga.

Bokför kundförlusten rätt

När en fordran inte kommer att betalas ska den bort ur bokföringen. Här är skillnaden mellan befarad och konstaterad kundförlust avgörande, särskilt för momsen:

• Befarad kundförlust. Du tror att fakturan inte betalas, men det är ännu inte säkert. Du bokför en nedskrivning på konto 6352 Befarade förluster på kundfordringar. Du får inte minska den utgående momsen.
• Konstaterad kundförlust. Det är klarlagt att betalning inte kommer, till exempel genom konkurs eller ett utmätningsförsök som visar att kunden saknar tillgångar. Förlusten bokförs på konto 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar, och nu får du minska den utgående momsen med momsen på förlusten.

Räkneexempel: du har en obetald B2B-faktura på 12 500 kr (10 000 kr plus 2 500 kr moms). Kronofogdens utmätning visar att kunden saknar tillgångar, så förlusten är konstaterad:

Debet:  6351 Konstaterade kundförluster   10 000 kr
Debet:  2611 Utgående moms 25 %            2 500 kr
Kredit: 1510 Kundfordringar               12 500 kr

Momsen på 2 500 kr får du tillbaka via momsdeklarationen, eftersom förlusten är konstaterad. Hade den bara varit befarad hade du bokfört nedskrivningen på 6352 och behållit momsen oförändrad. Momsavdraget kräver att det finns en ursprunglig faktura och görs med samma momssats som på den. En kundförlust ska inte blandas ihop med att rätta en felaktig faktura: är det själva fakturan som blivit fel korrigerar du den i stället med en kreditfaktura.

Obs: Kontonumren följer BAS-kontoplanen, där 6351 är konstaterade och 6352 befarade förluster på kundfordringar. Vissa källor anger det omvänt, så stäm av mot den aktuella BAS-kontoplanen för räkenskapsåret.

Så förebygger du obetalda fakturor

Den bästa inkassostrategin är att slippa inkasso. Några rutiner som minskar risken:

• Fakturera direkt och tydligt. En faktura som skickas samma dag som leveransen, med korrekt förfallodag och betalningsvillkor, betalas snabbare. Skriv in rätten till påminnelseavgift och "dröjsmålsränta enligt räntelagen" i villkoren.
• Kreditbedöm nya kunder. En enkel kreditupplysning innan du levererar stora belopp på faktura säger mycket om betalningsförmågan.
• Bevaka förfallodagarna. Stäm av inbetalningar mot skickade fakturor löpande, så att en obetald faktura upptäcks på dagen och inte vid bokslutet.
• Agera snabbt och konsekvent. En påminnelse dagen efter förfallodagen, och ett inkassokrav kort därefter, signalerar att du har ordning. Ju längre en skuld ligger, desto svårare blir den att driva in.
• Begär förskott eller delbetalning vid större uppdrag och nya kundrelationer.

FAQ

Vad är skillnaden mellan en betalningspåminnelse och ett inkassokrav? En betalningspåminnelse är en informell uppmaning att betala, ofta med en påminnelseavgift på 60 kr om rätten avtalats. Ett inkassokrav är ett formellt krav enligt inkassolagen, med bestämt innehåll och en betalningsfrist, och ger rätt till en inkassoavgift på 180 kr.

Hur mycket får jag ta ut i inkassoavgifter? Beloppen är låsta i lag: 60 kr för en skriftlig påminnelse, 180 kr för ett inkassokrav och 170 kr för en amorteringsplan. Mellan företag får du dessutom ta ut en förseningsersättning på 450 kr, som ersätter påminnelse- och inkassoavgiften för samma försening.

Vad kostar det att gå till Kronofogden? Ansökan om betalningsföreläggande kostar 300 kr i ansökningsavgift, och du kan yrka ersättning för eget arbete upp till 380 kr. Vid utmätning tillkommer en grundavgift på 600 kr. Avgifterna kan normalt läggas på skulden.

Vilken myndighet har tillsyn över inkasso? Sedan 1 januari 2024 är det Finansinspektionen som är tillstånds- och tillsynsmyndighet för inkassoverksamhet och god inkassosed. Tidigare låg ansvaret hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som dock fortfarande har tillsyn över personuppgiftshanteringen i inkassoärenden.

När får jag minska momsen vid en kundförlust? Bara när förlusten är konstaterad, alltså när det är klarlagt att kunden inte kan betala (till exempel konkurs eller utmätning utan tillgångar). Då bokför du förlusten på konto 6351 och minskar den utgående momsen. Vid en befarad förlust får momsen inte justeras.