Bokföra julgåva

En julgåva till anställda bokförs på 7699 Övriga personalkostnader. Kostnaden är avdragsgill för företaget oavsett om gåvan är skattefri för den anställda eller inte. Det som avgör om den anställda ska förmånsbeskattas är marknadsvärdet inklusive moms: högst 600 kronor för en julgåva 2026.

Beloppet är en tröskel, inte ett grundavdrag. En gåva värd 650 kronor beskattas på hela 650 kronor, inte på de 50 som överstiger gränsen. Samma logik gäller jubileumsgåvan (högst 1 800 kronor inklusive moms) och minnesgåvan (högst 15 000 kronor inklusive moms), men det är julgåvan den här artikeln handlar om.

Gränsen mäts brutto, inte netto

Det vanligaste felet sitter redan i mätningen. Gränsen avser marknadsvärdet inklusive moms, alltså vad den anställda själv hade fått betala för samma sak i butik. Köper du in hundra gåvor till rabatterat pris är det ordinarie priset som räknas, inte ditt inköpspris. Dina kostnader för administration och transport av gåvorna räknas däremot inte in.

Lagen själv sätter ingen siffra för julgåvan. I 11 kap. 14 § inkomstskattelagen står bara att julgåvor av mindre värde inte ska tas upp till beskattning, och att det inte gäller om gåvan lämnas i pengar. Det är Skatteverket som tolkar mindre värde som 600 kronor. Bara minnesgåvans 15 000 kronor står i lagtexten. Reglerna kan omfatta även uppdragstagare, inte bara anställda.

Tre villkor till måste vara uppfyllda för att gåvan ska vara skattefri:

• Gåvan ska ges till alla anställda eller en större grupp av anställda. En julgåva till tre utvalda är skattepliktig oavsett belopp.
• Gåvan får inte vara pengar. Som pengar räknas även presentkort som kan bytas mot kontanter. Ett presentkort som inte kan lösas in mot pengar kan däremot vara en skattefri gåva.
• Den anställda får inte kunna välja pengar i stället för gåvan.

Konteringsexempel: skattefri julgåva

Du köper julgåvor för 500 kronor styck inklusive 25 procent moms. Marknadsvärdet ligger under 600 kronor och gåvan går till hela personalen, så den är skattefri. Momsen är avdragsgill eftersom förmånen är skattefri vid inkomstbeskattningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7699	Övriga personalkostnader	400 kr
2641	Debiterad ingående moms	100 kr
1930	Företagskonto		500 kr

Netto är 400 kronor (500 delat med 1,25) och momsen 100 kronor. Ingen förmån redovisas i arbetsgivardeklarationen.

När gåvan blir skattepliktig

Kostar gåvan 650 kronor inklusive moms spricker gränsen och hela beloppet blir en skattepliktig förmån. Då ska du göra skatteavdrag på den anställdas lön, betala arbetsgivaravgifter på marknadsvärdet och redovisa förmånen på individuppgift i arbetsgivardeklarationen. Kostnaden är fortfarande avdragsgill för företaget.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
7699	Övriga personalkostnader	650 kr
1930	Företagskonto		650 kr
7512	Arbetsgivaravgifter för förmånsvärden	204 kr
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		204 kr

Arbetsgivaravgiften är beräknad med 31,42 procent på 650 kronor (204,23 avrundat till 204). Skatteavdraget syns inte här, det hanteras i lönekörningen. Räkna inte med momsavdraget som i exemplet ovan. Skatteverket knyter avdragsrätten för ingående moms på gåvor till skattefriheten: du har avdragsrätt så länge förmånen är skattefri för den anställda vid inkomstbeskattningen. Spricker gränsen och gåvan blir skattepliktig finns alltså inte den avdragsrätten, och hela beloppet inklusive moms bokförs på 7699.

Vanliga misstag

1. Att räkna gränsen exklusive moms. 600 kronor avser marknadsvärdet inklusive moms. En gåva för 550 kronor plus moms spricker gränsen.
2. Att räkna på inköpspriset. Har du fått mängdrabatt är det ordinarie butikspriset som jämförs mot 600 kronor.
3. Att ge gåvan till bara några. Gåvan måste gå till alla anställda eller en större grupp, annars är den skattepliktig oavsett belopp.
4. Att beskatta bara den överskjutande delen. Spricker gränsen är hela gåvan skattepliktig från första kronan.
5. Att ge ett presentkort som kan lösas in mot pengar. Då är det pengar, och pengar är aldrig en skattefri gåva.
6. Att tro att kostnaden blir ej avdragsgill om gåvan beskattas. Den är avdragsgill oavsett, det är skattefriheten för den anställda som faller bort.

Beloppen, villkoren och de andra gåvotyperna går vi igenom i guiden om gåvor till anställda. Astrid föreslår kontering på den här typen av underlag, men ingenting bokförs utan att du godkänt det.