Bokföra hyresintäkter

Hyra som företaget tar emot för en lokal eller en bostad bokförs på 3911 Hyresintäkter, utan moms. Uthyrning av fastighet är undantagen från skatteplikt (10 kap. 35 § mervärdesskattelagen). Har du valt frivillig beskattning för en lokal bokförs hyran i stället på 3913 Frivilligt momspliktiga hyresintäkter, med 25 procent moms på 2613 Utgående moms för uthyrning, 25 %.

Frivillig beskattning är det som i den gamla momslagen hette frivillig skattskyldighet. Reglerna finns nu i 12 kap. mervärdesskattelagen (2023:200).

Vissa upplåtelser är alltid momspliktiga

Momspliktiga utan att du väljer något är bland annat rumsuthyrning i hotellrörelse, parkeringsplatser, förvaringsboxar, utrymme för reklam på en fastighet, korttidsupplåtelse av lokaler för idrottsutövning och uthyrning av varaktigt installerade maskiner (10 kap. 36 §). Rumsuthyrning i hotellrörelse har 12 procent moms (9 kap. 4 §), och parkering normalt 25 procent. BAS har 3914 Övriga momspliktiga hyresintäkter för sådana intäkter.

Parkering som du hyr ut till dina egna lokal- eller bostadshyresgäster kan vara momsfri, men bara om den är underordnad hyresavtalet. Skatteverket kräver bland annat att platsen ligger i samma fastighetskomplex eller i nära anslutning, och att hyresgästen inte kan välja bort den mot lägre hyra.

Konteringsexempel: momsfri uthyrning i andra hand

Företaget hyr ut ett kontorsrum i andra hand till ett annat företag för 4 000 kr i månaden, utan moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1930	Företagskonto	4 000 kr
3911	Hyresintäkter		4 000 kr

Kontona i exemplen är förslag enligt BAS-kontoplanen: anpassa dem efter din egen kontoplan. Momsen kontrollerar du alltid mot kvittot eller fakturan.

Är företaget momsregistrerat redovisas den momsfria hyran i ruta 42 (övrig försäljning med mera), där Skatteverket räknar upp momsfri uthyrning av fastigheter.

Baksidan är avdragsrätten. Ingående moms får dras av i den utsträckning inköpen används för beskattade transaktioner (13 kap. 6 §), så momsen på inköp till en momsfri uthyrning får inte dras av. Betalar du själv hyra med moms för lokalen och hyr ut en del av den momsfritt, får du alltså inte dra av momsen på den del av din egen hyra som hör till uthyrningen.

Frivillig beskattning: när och hur

Uthyrningen får omfattas av frivillig beskattning när en byggnad hyrs ut för stadigvarande användning i en verksamhet där transaktionerna medför avdragsrätt eller rätt till återbetalning, men aldrig när den avser stadigvarande bostad (12 kap. 5 §). Det gäller också uthyrning i andra och tredje hand (12 kap. 7 §). Stadigvarande betyder enligt Skatteverket att hyresgästen använder lokalen i momspliktig verksamhet, att uthyrningen sker kontinuerligt och att avtalet gäller tills vidare eller minst ett år. Hyrs lokalen ut i flera led är det användningen i det sista ledet som avgör. Hyr du ut till staten, en kommun, ett kommunalförbund eller ett samordningsförbund behöver hyresgästens verksamhet inte medföra avdragsrätt, så länge lokalen inte hyrs vidare till någon annans verksamhet utan avdragsrätt (12 kap. 6 §).

Du väljer frivillig beskattning genom att ange moms i hyresfakturan (12 kap. 8 §). Någon ansökan behövs inte. Undantaget är frivillig beskattning medan en byggnad uppförs eller genomgår omfattande till- eller ombyggnad: den kan bara en fastighetsägare, ett konkursbo eller en mervärdesskattegrupp ansöka om, och Skatteverket beviljar den bara om det finns särskilda skäl (12 kap. 12 och 13 §§). Fakturan ska ha utfärdats senast sex månader från den första dagen i den hyresperiod den avser (12 kap. 11 §). Krediteras hela momsen senast fyra månader efter att fakturan utfärdades anses uthyrningen inte ha omfattats av frivillig beskattning.

Samma rum, men med frivillig beskattning och faktura:

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1510	Kundfordringar	5 000 kr
3913	Frivilligt momspliktiga hyresintäkter		4 000 kr
2613	Utgående moms för uthyrning, 25 %		1 000 kr

Momsen är 4 000 × 25 % = 1 000 kr. Hyran redovisas i ruta 08 (hyresinkomster vid frivillig beskattning) och momsen i ruta 10 (utgående moms 25 %). I gengäld får du dra av momsen på de kostnader som hör till uthyrningen (12 kap. 22 §).

Hyra i förskott och depositioner

Fakturerar du i december 12 000 kr momsfri hyra för januari till mars och har bokfört den på 3911, flyttar du beloppet vid bokslutet:

Konto	Benämning	Debet	Kredit
3911	Hyresintäkter	12 000 kr
2971	Förutbetalda hyresintäkter		12 000 kr

Posten återförs i januari. Hyra som avser året men ännu inte fakturerats bokförs i stället på 1750 Upplupna hyresintäkter.

En deposition från hyresgästen är ingen intäkt utan en skuld, på 2897 Mottagna depositioner, kortfristiga eller 2397 Mottagna depositioner, långfristiga beroende på när den ska återbetalas.

När uthyrningen är verksamheten

3911 ligger i BAS-gruppen för övriga rörelseintäkter och passar när uthyrningen är en sidoverksamhet, som ett rum i andra hand. Är uthyrning det företaget gör är hyran nettoomsättning, alltså intäkter som ingår i företagets normala verksamhet (1 kap. 3 § årsredovisningslagen).

Vanliga misstag

1. Att lägga moms på bostadshyra. Uthyrning av stadigvarande bostad kan aldrig omfattas av frivillig beskattning.
2. Att dra av moms på kostnader för en momsfri uthyrning. Momsen på den delen blir en kostnad.
3. Att tro att frivillig beskattning kräver ansökan. Den väljs genom moms i fakturan. Ansökan gäller bara under uppförandeskedet.
4. Att fakturera momsen för sent. Fakturan ska vara utfärdad senast sex månader från första dagen i hyresperioden.
5. Att redovisa frivilligt momspliktig hyra i ruta 05. Den hör till ruta 08, med momsen i ruta 10.
6. Att bokföra depositionen som intäkt. Den är en skuld till hyresgästen.
7. Att låta en förskottshyra för nästa år stå kvar som intäkt. Den ska till 2971 vid bokslutet.

Frivillig beskattning påverkar också momsregistreringen: den som hyr ut med frivillig beskattning kan inte använda undantaget för små företag (18 kap. 6 §), se guiden om momsregistrering. Periodiseringen i stort finns i bokföra periodisering. I Astrid läser du in kontoutdraget och får konteringen ifylld rad för rad. Kom igång här.