Valde du fel bokföringsprogram? Så vet du, och så byter du

Om du valde bokföringsprogram för några månader sedan och nu undrar om det blev rätt: bytet är enklare än du tror. Bokföringen flyttar i en SIE4-fil som bär kontoplan, ingående balanser och samtliga verifikationer, och formatet är en svensk standard som i princip alla program läser och skriver. Du börjar alltså inte om.

Det som inte flyttar är kvittobilder, kundregister och fakturautkast, och en eventuell relation till en redovisningsbyrå. Det är där den verkliga bytekostnaden ligger, inte i bokföringen.

Fyra tecken på att det är programmet

1. Du skjuter upp bokföringen. Om du sparar en månads underlag i en mapp för att du inte orkar öppna programmet, är friktionen för hög. Det blir inte bättre av mer disciplin.

2. Du vet inte om det blev rätt. Programmet konterar, du godkänner, och du har ingen aning om godkännandet var välgrundat. Det är inte ett programfel i sig, men det betyder att du saknar rådgivningsdelen, och då är frågan om du valt rätt modell snarare än rätt program.

3. Priset blev något annat än du räknade med. Modulpriser, styckkostnader per faktura och tillägg för bankkoppling gör att grundpriset sällan är slutpriset. Räkna om på tolv månader innan du dömer ut programmet.

4. Du kommer inte åt din egen data. Saknar programmet SIE4-export är det ett skäl att byta i sig, oavsett hur bra resten fungerar.

Tre tecken på att du bör stanna

Motsatsen är också värd att säga, eftersom byten kostar tid.

• Problemet är rutinen, inte verktyget. Ett byte flyttar inte en vana. Om underlagen ligger i en skokartong löser inget program det.
• Du har en byrå som arbetar i systemet. Då är bytet dyrare än det ser ut, eftersom samarbetet ska byggas om.
• Du är mitt i ett räkenskapsår med komplex historik. Vänta till årsskiftet om du kan. Bytet blir renare.

Vad flytten faktiskt innebär

SIE4-filen bär hela bokföringen: kontoplanen inklusive egna konton, ingående och utgående balanser per räkenskapsår, och varje verifikation med datum, konton, belopp och verifikationstext.

Det som ligger utanför formatet är källdokumenten och registren. Kvittobilder, fakturaunderlag, kundregister, obetalda fakturautkast och lönehistorik följer inte med. Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation arkiveras i sju år, så ladda ner underlagen från det gamla programmet innan du avslutar kontot, eller behåll kontot läsbart under arkiveringstiden.

Bästa tidpunkten är vid ett räkenskapsårsskifte, när balanserna är fastställda. Näst bäst är vid ett månadsskifte efter avstämd moms.

Om det var byråstödet som saknades

Ett vanligt mönster: programmet fungerar, men du saknar någon som svarar på om du gör rätt. Då har du två vägar.

Anlita en redovisningsbyrå separat och behåll programmet, förutsatt att byrån kan arbeta i det. Fortnox har bredast anslutning bland svenska byråer, vilket gör den vägen enklast där.

Eller byt till ett program där redovisningskompetensen ingår. Astrid är byggt så, med en redovisningsbyrå inbyggd i systemet, gratis Bas-nivå upp till 50 verifikationer i månaden och Astrid Pro på 999 kr/mån exkl. moms. Vi saknar å andra sidan automatisk bankkoppling ännu, och är en nyare aktör än de etablerade programmen.

Vilken väg som är rätt beror på om du redan har en byrå du litar på. Har du det, byt inte program för den här sakens skull.

Steg för steg

1. Stäm av momsen och se till att perioden är klar.
2. Exportera SIE4 från det gamla programmet.
3. Ladda ner kvitton, underlag och kundregister separat.
4. Importera SIE4-filen i det nya programmet och kontrollera ingående balanser mot det gamla.
5. Behåll det gamla kontot läsbart tills arkiveringstiden är avklarad.

Detaljerna per program finns i byta bokföringsprogram, och vi har skrivit specifika guider för Fortnox, Bokio och Visma eEkonomi. Vill du jämföra alternativen innan du bestämmer dig finns vår genomgång för nystartade företag.