Byta bokföringsprogram

Att byta bokföringsprogram är enklare än de flesta tror: hela din bokföring, kontoplan, ingående balanser och alla verifikationer, flyttar i en enda SIE4-fil som alla svenska bokföringsprogram kan läsa. Det som kräver eftertanke är timingen, och att veta vad som inte följer med i filen. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, går igenom när det är läge att byta, hur flytten går till steg för steg, och fallgroparna som skapar merarbete. Tekniken bakom filformatet förklaras i detalj i vår guide om SIE-filer.

När är det läge att byta bokföringsprogram?

Det bästa tillfället är vid räkenskapsårets början: det gamla året görs klart och stängs i det gamla programmet, och det nya året börjar rent i det nya. Då blir avstämningen enkel och bokslutet påverkas inte av bytet. Men SIE4-formatet gör det fullt möjligt att byta mitt under året också, eftersom filen tar med årets alla verifikationer fram till flyttdagen.

Vanliga skäl att byta:

• Priset har ändrats. Flera program har tagit bort gratisplaner eller höjt priserna. En genomgång av läget finns i gratis bokföringsprogram.
• Du har växt ur eller in i ett behov. Fler verifikationer, anställda, eller tvärtom: du har lämnat byrån och vill sköta bokföringen själv.
• Arbetssättet skaver. Du vill ha mer automation, eller mer kontroll, än det nuvarande programmet ger.
• Byrån styr systemvalet. Du börjar eller slutar samarbeta med en redovisningskonsult som arbetar i ett visst system.

Vilket program du ska byta till beror på din situation; vi jämför de största alternativen i bokföringsprogram: stor jämförelse.

Vad följer med i en SIE4-fil?

En SIE4-fil innehåller din kontoplan (#KONTO), ingående och utgående balanser (#IB och #UB), resultatsaldon (#RES) och varje verifikation med sina rader (#VER och #TRANS). Det betyder att hela den bokförda historiken följer med: du kan öppna det nya programmet och se samma huvudbok, samma saldon och samma verifikationer som i det gamla.

Det är därför bytet inte kräver någon ombokning. Ett företag som bokfört hela året i ett program kan exportera SIE4-filen, läsa in den i ett nytt program och fortsätta på nästa verifikationsnummer. I Astrid är SIE4 dessutom dubbelriktat: du flyttar in med SIE4-import och kan när som helst flytta ut igen med full export, utan bindningstid.

Vad följer inte med när du byter?

SIE-filen innehåller bokföringen, inte allt runt omkring. Räkna med att dessa delar inte flyttar automatiskt:

• Underlag och kvittobilder. Verifikationerna följer med som poster, men de bifogade kvittona och fakturabilderna gör det inte. Enligt Bokföringslagen ska räkenskapsinformation arkiveras i sju år, så exportera underlagen från det gamla programmet eller behåll tillgång till dem.
• Kund- och leverantörsregister. Adresser, betalvillkor och kontaktuppgifter läggs oftast upp på nytt.
• Obetalda fakturor. Öppna kundfordringar och leverantörsskulder finns med som saldon i bokföringen, men själva fakturaflödet (påminnelser, förfallodatum per faktura) följer inte med.
• Lönedata och anställda. Lönehistorik ligger i lönesystemet, inte i SIE-filen.
• Automatiseringsregler och inställningar. Konteringsmallar och regler byggs upp igen i det nya programmet.

Obs: Säg inte upp det gamla abonnemanget förrän du har verifierat importen i det nya programmet och säkrat alla underlag. En månads överlapp är billig försäkring.

Hur byter du bokföringsprogram steg för steg?

Så här ser flytten ut i praktiken. Med en färdig SIE-fil tar själva importen minuter.

1. Gör klart perioden. Bokför ikapp och stäm av bankkontot i det gamla programmet, så att flyttfilen speglar verkligheten. Se bankavstämning för hur du stämmer av.
2. Exportera SIE4-filen. Exakt var exportknappen sitter i Fortnox, Spiris och Bokio beskrivs i SIE-filguiden.
3. Exportera underlagen. Ladda ner kvittobilder och fakturor, eller säkerställ fortsatt läsåtkomst till det gamla systemet under arkiveringstiden.
4. Importera i det nya programmet. Läs in SIE4-filen. I Astrid skapas kontoplan, balanser och alla verifikationer automatiskt vid importen.
5. Stäm av. Kontrollera att ingående balanser, momskontona och bankkontots saldo stämmer mot det gamla programmet innan du fortsätter bokföra.
6. Fortsätt bokföra i det nya. Från och med nu sker allt nytt arbete i det nya programmet. Det gamla behålls som arkiv tills allt underlag är säkrat.

Kan du byta bokföringsprogram mitt i räkenskapsåret?

Ja. SIE4-filen tar med årets alla verifikationer fram till exportdagen, så det nya programmet får hela årets historik och kan fortsätta på rätt verifikationsnummer. Det som tillkommer vid ett byte mitt i året är en extra noggrann avstämning: bankens saldo, momskontona och eventuella öppna kundfordringar ska stämma på flyttdagen.

Praktiskt fungerar det så här: exportera SIE-filen en bestämd dag, importera den i det nya programmet samma dag, och bokför inget i det gamla efter exporten. Då finns det en tydlig gräns, och du slipper dubbelbokförda händelser. Är du osäker, planera bytet till ett månadsskifte så att momsperioden inte klyvs.

FAQ

Tappar jag min bokföringshistorik när jag byter program?

Nej. SIE4-filen innehåller kontoplan, balanser och alla verifikationer, så historiken följer med till det nya programmet. Det du behöver säkra separat är underlagen: kvittobilder och fakturor.

Hur lång tid tar det att byta bokföringsprogram?

Själva flytten, export plus import av SIE-filen, tar minuter. Räkna med någon timme totalt för avstämning av balanser och en genomgång av att allt ser rätt ut, mer om du har stora register att lägga upp på nytt.

Kostar det något att flytta bokföringen?

SIE-export ingår i de flesta svenska bokföringsprogram, och import kostar normalt inget hos mottagaren. I Astrid är både SIE4-import och SIE4-export gratis och utan bindningstid.

Måste jag byta vid årsskiftet?

Nej, men det är enklast då. Vid ett byte mitt i året följer årets verifikationer med i SIE-filen, och du behöver bara vara noggrann med avstämningen på flyttdagen. Välj gärna ett månadsskifte så att momsperioden hålls ihop.

Vad gör jag med det gamla programmet efter bytet?

Behåll tillgången tills du har säkrat alla underlag. Räkenskapsinformation ska enligt Bokföringslagen arkiveras i sju år, så kvitton och fakturor från det gamla systemet måste exporteras eller förbli åtkomliga. Läs mer i vår guide om Bokföringslagen.