Bokföra e-handel

Att bokföra e-handel handlar om att fånga varje order rätt trots att pengarna passerar en eller flera betalleverantörer innan de landar på ditt bankkonto. Kunden betalar med Stripe, Klarna, Swish, PayPal eller kort, leverantören drar sin avgift, och först några dagar senare kommer en samlad utbetalning till banken. Utmaningen är att bokföra kundens hela betalning (bruttot), avgiften och momsen korrekt, samtidigt som utbetalningen stäms av mot rätt fordran. Den här guiden, som hör till vår kompletta guide om bokföring, ger dig en praktisk karta: den gemensamma principen som gäller för alla betalsätt, hur du hanterar momsen för svensk försäljning, EU-försäljning och export, samt hur du sparar tid med samlingsverifikat. Reglerna om verifikationer finns i bokföringslagen (1999:1078) och momsreglerna hos Skatteverket.

Den gemensamma principen för alla betalsätt

Nybörjaren tänker ofta att varje betalsätt kräver sin egen logik. I själva verket bokför du Stripe, Klarna, Swish och kortinlösen enligt exakt samma mönster. Skillnaden ligger bara i vilka konton och vilken avgiftsnivå som gäller, inte i grundstrukturen.

Fyra byggstenar återkommer i varje order:

• Bruttot är kundens hela betalning. Bokför alltid det belopp kunden faktiskt betalade, inte det som når banken. Avgiften får aldrig nettas bort mot intäkten.
• Fordran hamnar i 15XX-serien. Mellan att kunden betalar och att leverantören betalar ut ligger pengarna hos betalleverantören. Det är en fordran på ett avräkningskonto i 15XX-serien (till exempel 1580), ett per betalsätt.
• Avgiften är en kostnad i 4XXX–7XXX. Leverantörens transaktionsavgift är en rörelsekostnad, normalt ett kostnadskonto i 4XXX–7XXX (till exempel 6570 för kostnader för betalningsförmedling).
• Momsen bokförs på försäljningen, inte på nettot. Utgående moms i 26XX beräknas på kundens hela pris exklusive moms, oavsett hur mycket avgift leverantören drog.

Utbetalningen till banken är ett separat steg. När leverantören betalar ut din samlade försäljning bokför du det som en omflyttning från fordran i 15XX-serien till bankkontot i 19XX-serien (till exempel 1930). Det steget hör hemma i din löpande bokföring och stäms av i den vanliga bankavstämningen.

Bokför bruttot mot en fordran i 15XX, avgiften som kostnad i 4XXX–7XXX och momsen på hela försäljningen. Utbetalningen är bara en omflyttning från fordran till bank.

Konteringsexempel: en dags försäljning via en betalleverantör

Anta att du säljer varor med 25 procent moms i din webshop. Under en dag säljer du för 10 000 kr inklusive moms, och betalleverantören drar 300 kr i avgift. Kunderna betalade alltså totalt 10 000 kr, försäljningen exklusive moms är 8 000 kr, och den utgående momsen är 2 000 kr.

Debet:   1580 Avräkning betalleverantör    9 700
Debet:   6570 Betalningsförmedling           300
Kredit:  3001 Försäljning, 25 % moms       8 000
Kredit:  2611 Utgående moms, 25 %          2 000

Fordran (1580) debiteras med nettot som leverantören håller, alltså bruttot minus avgiften. Avgiften (300 kr) debiteras som en kostnad. Försäljningen (8 000 kr) och den utgående momsen (2 000 kr) krediteras. Debet 10 000 = kredit 10 000. Kontona ovan är exempel: välj ett avräkningskonto i 15XX-serien, ett kostnadskonto i 4XXX–7XXX, ett intäktskonto i 3XXX och utgående moms i 26XX efter momssats (2611 för 25 %, 2621 för 12 %, 2631 för 6 %).

När leverantören några dagar senare betalar ut de 9 700 kronorna:

Debet:   1930 Företagskonto      9 700
Kredit:  1580 Avräkning          9 700

Nu är fordran nollställd och pengarna finns på banken. Ligger utbetalningen över ett månadsskifte, eller drar leverantören sin avgift vid utbetalning i stället för per order, justerar du bara vilket datum och vilket belopp som bokförs, principen är densamma.

Betalsätten sida vid sida

De vanligaste betalsätten i svensk e-handel skiljer sig i detaljer men följer samma konteringsmönster. Tabellen visar hur du placerar dem.

Betalsätt	Fordran (brutto)	Avgift	Utbetalning
Stripe (kort)	15XX-serien (t.ex. 1580)	4XXX–7XXX (t.ex. 6570)	15XX → 19XX
Shopify Payments	15XX-serien (t.ex. 1580)	4XXX–7XXX (t.ex. 6570)	15XX → 19XX
Klarna	15XX-serien (t.ex. 1580)	4XXX–7XXX (t.ex. 6570)	15XX → 19XX
Swish (företag)	15XX eller direkt 19XX	ev. transaktionsavgift	oftast direkt till bank
PayPal	15XX-serien (t.ex. 1580)	4XXX–7XXX (t.ex. 6570)	15XX → 19XX
Kortinlösen (terminal)	15XX-serien (t.ex. 1580)	4XXX–7XXX (t.ex. 6570)	15XX → 19XX

Några praktiska noteringar:

• Swish företag landar ofta samma dag på bankkontot, och då kan du bokföra försäljningen direkt mot 19XX. Kom ihåg att Swish jämställs med kontant, vilket innebär bokföring senast nästa arbetsdag enligt bokföringslagen.
• Klarna blandar ofta faktura, delbetalning och direktbetalning i samma avräkning. Det ändrar inte principen: bruttot mot fordran, avgiften som kostnad, momsen på försäljningen.
• Stripe har en inbyggd hantering i Astrid som samlar veckan åt dig. Se vår fördjupning i guiden om att bokföra Stripe.
• Shopify är en webshop-plattform snarare än ett eget betalsätt. Använder du plattformens inbyggda Shopify Payments drivs den av Stripe och bokförs på samma sätt: bruttot mot en fordran i 15XX, avgiften som kostnad och utbetalningen avstämd mot banken. Själva Shopify-abonnemanget är en separat rörelsekostnad, och väljer du en annan betalleverantör än Shopify Payments tillkommer ofta en extra transaktionsavgift från Shopify.

Ett återkommande fel är att bokföra bara det belopp som når banken. Då försvinner avgiften ur bokföringen, momsunderlaget blir för lågt och du betalar för lite moms utan att märka det.

Momsen i e-handel: Sverige, EU och export

Momsen är den del där e-handel skiljer sig mest från vanlig fakturering, eftersom du ofta säljer till privatpersoner i flera länder. Tre situationer täcker det mesta.

Försäljning inom Sverige bokförs med svensk moms: 25 procent som huvudregel, 12 procent för till exempel restaurang- och cateringtjänster och 6 procent för till exempel böcker och livsmedel (livsmedelsmomsen är sänkt till 6 procent från 1 april 2026). Utgående moms i 26XX efter sats (2611, 2621, 2631).

Försäljning till privatpersoner i andra EU-länder (distansförsäljning) styrs av en gemensam EU-tröskel. Så länge din totala gränsöverskridande B2C-försäljning till andra EU-länder ligger under 10 000 euro (99 680 kr) per kalenderår får du ta ut svensk moms som vanligt. Över tröskeln ska du i stället ta ut köparlandets moms och redovisa den. I stället för att momsregistrera dig i varje land kan du använda One Stop Shop (OSS), där du deklarerar och betalar hela beloppet till Skatteverket som fördelar det vidare. Du får ansluta dig till OSS frivilligt även under tröskeln, men då måste du tillämpa köparlandets moms konsekvent.

Export till länder utanför EU är normalt momsfri försäljning. Du bokför intäkten utan utgående moms, men ska kunna styrka att varan lämnat EU.

Under 10 000 euro per år i EU-försäljning till privatpersoner: svensk moms. Över tröskeln: köparlandets moms via OSS. Utanför EU: momsfritt.

Momshanteringen kan bli komplex snabbt, särskilt om du säljer i flera länder eller kombinerar varor och digitala tjänster. Vid gränsöverskridande försäljning i någon volym är det värt att stämma av upplägget med en redovisningskonsult innan momsdeklarationen.

Samlingsverifikat: en dag eller vecka som ett verifikat

En webshop med många order per dag ger snabbt hundratals rader om du bokför varje order för sig. Bokföringslagen tillåter att flera likartade affärshändelser dokumenteras med en gemensam verifikation, ett så kallat samlingsverifikat, enligt 5 kap. 6 § bokföringslagen.

För e-handel innebär det i praktiken att du kan sammanställa en dags eller en veckas försäljning per betalsätt till ett balanserat verifikat, så länge du kan bryta ner det på momssatser och har ett underlag (till exempel en rapport från betalleverantören) som styrker summorna. Det förenklar bokföringen dramatiskt utan att spårbarheten går förlorad.

Astrids Stripe-import bygger på just den här regeln: en hel ISO-vecka samlas till ett samlingsverifikat, och en vecka som korsar ett månadsskifte delas så att varje månad blir rätt. Eftersom en hel veckas försäljning blir ett verifikat ryms en månads Stripe-försäljning på ungefär fyra verifikat.

Periodisering och lagervärdering

Två saker återkommer i bokslutet för e-handlare och är värda att ha koll på löpande.

Periodisering handlar om att intäkter och kostnader ska hamna på rätt period. Har du sålt presentkort eller tagit betalt i förskott för något som levereras senare, är det inte en intäkt förrän prestationen är utförd. Fram till dess är det en skuld. Valet mellan att bokföra vid faktura eller vid betalning beskrivs i guiden om kontantmetoden och fakturametoden.

Lagervärdering gäller dig som säljer fysiska varor. Vid räkenskapsårets slut ska varulagret värderas och redovisas, normalt till det lägsta av anskaffningsvärde och nettoförsäljningsvärde. Skillnaden mellan ingående och utgående lager påverkar ditt resultat, så en fungerande lagerräkning är en förutsättning för ett korrekt bokslut. Detaljerna kring lagervärdering hör hemma i bokslutsarbetet snarare än i den löpande bokföringen, men underlaget bygger du under året.

Vanliga misstag i e-handelns bokföring

Några fel återkommer hos e-handlare, särskilt i uppbyggnadsfasen:

1. Bokföra nettot i stället för bruttot. Om du bara bokför det som når banken försvinner avgiften och momsunderlaget blir fel. Bokför alltid kundens hela betalning.
2. Glömma avgiften som kostnad. Stripe-, Klarna- och kortavgifter är avdragsgilla rörelsekostnader. Missar du dem betalar du för mycket skatt.
3. Blanda ihop fordran och bank. Pengar hos en betalleverantör är en fordran i 15XX-serien, inte pengar på banken. Först vid utbetalning flyttas de till 19XX.
4. Missa momsen vid EU-försäljning. Tröskeln på 10 000 euro gäller din totala EU-försäljning till privatpersoner, inte per land. Ha koll på när du närmar dig den.
5. Slarva med underlaget till samlingsverifikatet. Ett samlingsverifikat kräver ett underlag som styrker summorna. Spara rapporten från betalleverantören tillsammans med verifikatet.

Vanliga frågor

Hur bokför jag försäljning i min webshop? Bokför kundens hela betalning (bruttot) mot en fordran på betalleverantören i 15XX-serien, avgiften som en kostnad i 4XXX–7XXX och den utgående momsen i 26XX efter momssats. När leverantören betalar ut pengarna flyttar du beloppet från fordran till bankkontot i 19XX. Har du många order kan du samla en dag eller vecka till ett samlingsverifikat.

Hur bokför jag Klarna? Klarna följer samma princip som andra betalsätt: bruttot mot ett avräkningskonto i 15XX-serien, Klarnas avgift som en kostnad i 4XXX–7XXX och momsen på försäljningen i 26XX. När Klarna betalar ut din samlade försäljning stäms utbetalningen av mot fordran i den vanliga bankavstämningen.

Hur bokför jag Swish-försäljning? Swish företag landar ofta direkt på bankkontot, och då kan du bokföra försäljningen mot 19XX med rätt utgående moms. Swish jämställs med kontant, vilket innebär att försäljningen ska bokföras senast nästa arbetsdag enligt bokföringslagen.

Hur bokför jag Shopify? Shopify är en webshop-plattform. Använder du Shopify Payments drivs betalningarna av Stripe och bokförs enligt samma princip: bruttot mot ett avräkningskonto i 15XX-serien, avgiften som kostnad i 4XXX–7XXX och den utgående momsen i 26XX, med utbetalningen avstämd mot banken. Själva Shopify-abonnemanget bokför du separat som en rörelsekostnad.

Måste jag ta ut utländsk moms när jag säljer till EU? Så länge din totala försäljning till privatpersoner i andra EU-länder ligger under 10 000 euro (99 680 kr) per kalenderår tar du ut svensk moms. Över tröskeln ska du ta ut köparlandets moms, och du kan redovisa den samlat till Skatteverket via One Stop Shop (OSS) i stället för att momsregistrera dig i varje land.

Behöver jag bokföra varje order för sig? Nej. Bokföringslagens 5 kap. 6 § tillåter att flera likartade affärshändelser dokumenteras med en gemensam verifikation. En dags eller veckas försäljning per betalsätt kan sammanställas till ett samlingsverifikat, så länge du kan bryta ner det på momssatser och har ett underlag som styrker summorna.

Kan Astrid importera min e-handelsförsäljning automatiskt? Astrid har en inbyggd import för Stripe som samlar en hel vecka till ett balanserat samlingsverifikat du granskar och godkänner. Övriga betalsätt som Klarna, Swish och kort bokför du enligt samma princip i den löpande bokföringen, där Astrid föreslår konteringen och du godkänner.