Bokföra Shopify-försäljning

Att bokföra Shopify handlar om att fånga hela kundens betalning i bokföringen, inte bara de pengar som till slut landar på ditt bankkonto. Det är själva knuten: Shopify Payments drar sin avgift innan de betalar ut till dig, så nettot på banken är alltid lägre än vad kunden betalade i kassan. Bokför du bara nettot försvinner både en del av intäkten och en del av momsen, och då blir både resultatet och momsredovisningen fel. Den här guiden visar hur du bokför Shopify-försäljning, Shopify-avgiften och utbetalningen korrekt med ett avräkningskonto, hur du samlar en vecka till ett samlingsverifikat med rätt lagstöd, och hur momsen på Shopifys egen avgift ska hanteras. För helheten i din bokföring, se vår kompletta guide om bokföring. Säljer du via webbshop passar även den bredare guiden om att bokföra e-handel.

Varför du måste bokföra bruttot, inte nettot

När en kund betalar 349 kr i din Shopify-kassa händer tre saker i tur och ordning:

• Kunden betalar hela beloppet: 349 kr belastar kundens kort. Det är den fulla köpesumman inklusive moms, och det är den som är din försäljning.
• Shopify drar sin avgift: Shopify Payments behåller en transaktionsavgift, säg 12,11 kr, direkt ur betalningen. Avgiften är en kostnad för dig, inte en rabatt på försäljningen.
• Shopify betalar ut nettot: Efter avgiften, och ofta med några dagars fördröjning, sätter Shopify in resten (336,89 kr i exemplet) på ditt bankkonto som en samlad utbetalning (payout).

Den vanligaste nybörjarmissen är att titta på bankkontot, se utbetalningen och bokföra den som försäljning. Då tappar du avgiften i intäkt och en bit av den utgående momsen, eftersom momsen räknas på hela köpesumman kunden betalade. Bokföringen ska spegla affärshändelsen, och affärshändelsen är att kunden köpte för 349 kr, inte att du fick 336,89 kr. Avgiften är en separat affärshändelse som ska bokföras för sig, som en kostnad.

Din försäljning är vad kunden betalade, inte vad som landar på banken. Shopify-avgiften bokförs som en egen kostnad, inte som ett avdrag på intäkten.

Avräkningskontot: bindeln mellan försäljning och bank

Eftersom det går flera dagar mellan att kunden betalar och att pengarna når banken behöver du ett konto som håller pengarna däremellan. Det är ett avräkningskonto, ibland kallat Shopify-fordran, i 15XX-serien. Ett vanligt val är konto 1580, men vilket konto i klassen du använder är mindre viktigt än att det är ett tillgångskonto som visar din fordran på Shopify.

Flödet blir tre steg, som alla passerar avräkningskontot:

1. Vid försäljningen debiterar du bruttot på avräkningskontot (15XX) och krediterar försäljning och utgående moms. Nu står Shopify i skuld till dig.
2. När avgiften dras debiterar du ett kostnadskonto för avgiften och krediterar avräkningskontot. Fordran krymper med avgiften.
3. När utbetalningen kommer debiterar du bankkontot (19XX) och krediterar avräkningskontot. Fordran nollas mot den faktiska insättningen.

Poängen är att avräkningskontot i 15XX ska gå mot noll när allt är bokfört och utbetalt. Ligger det ett saldo kvar är det pengar Shopify ännu inte betalat ut, eller något du missat att bokföra. Det gör kontot till en inbyggd kontroll. Om du vill fräscha upp hur en verifikation ska se ut i det här, se guiden om verifikation i bokföringen.

Vilka konton du använder

Fyra sorters konton är inblandade när du bokför Shopify. Vi presenterar standardkonton ur BAS som exempel, men det är kontoklassen som är det viktiga: du kan välja ett annat konto inom samma serie om din kontoplan är uppbyggd annorlunda.

Vad	Kontoklass	Exempelkonto	Debet/kredit
Fordran på Shopify (avräkning)	15XX	1580	Debet vid försäljning
Försäljning exkl. moms	3XXX	3001	Kredit
Utgående moms	26XX	2611 (25 %)	Kredit
Shopify-avgift	Kontoklass 4	4056	Debet
Bankkonto (utbetalning)	19XX	1930	Debet

Några ord om valen:

• Försäljningskontot (3XXX): 3001 används för varuförsäljning inom Sverige med 25 procent moms. Säljer du tjänster kan ett annat konto i 3XXX passa bättre. Har du försäljning till andra länder behöver den skiljas ut, vilket vi återkommer till i guiden om e-handel.
• Momskontot (26XX): Utgående moms bokförs efter momssats. 2611 för 25 procent, 2621 för 12 procent och 2631 för 6 procent. Har du bara momsfri försäljning finns ingen momsrad.
• Avgiftskontot (kontoklass 4): Shopify-avgiften är en kostnad. Ser du kortavgiften som en direkt kostnad för varje försäljning bokför du den i kontoklass 4 på ett eget konto. BAS lämnar intervallet 4001–4199 fritt för företagets egna konton, så du kan lägga upp ett konto som 4056 "Shopify-avgifter" utan att krocka med ett standardkonto. Många bokför den i stället som en övrig extern kostnad i kontoklass 6, till exempel 6570 (bankkostnader). Båda fungerar. Det viktiga är att avgiften hamnar som en kostnad, inte som ett avdrag på intäkten, och att du är konsekvent.

Räkneexempel: en order och en hel vecka

Ta först en enda order på 349 kr inklusive 25 procent moms. Bruttot delas i försäljning och moms, och Shopifys avgift dras innan utbetalning:

Rad	Belopp
Brutto (det kunden betalade)	349,00 kr
varav försäljning exkl. moms	279,20 kr
varav utgående moms 25 %	69,80 kr
Shopify-avgift	12,11 kr
Netto/utbetalning (349,00 − 12,11)	336,89 kr

Lägg märke till två saker. Momsen räknas på hela bruttot (349 × 0,25 / 1,25 = 69,80 kr), inte på nettot. Och avgiften minskar inte försäljningen: den ligger som en egen kostnadsrad. En order ger alltså fyra bokföringsrader, inte en.

Har du hundra ordrar i veckan vill du inte bokföra hundra verifikationer. Anta en vecka där dina kunder betalade 20 000 kr brutto, allt med 25 procent moms. Av bruttot är 16 000 kr försäljning och 4 000 kr utgående moms. Shopify drog 694 kr i avgifter under veckan och betalade ut 19 306 kr netto till din bank några dagar senare.

Steg 1: bokför veckans försäljning och avgift (samlingsverifikat)

Debet:   1580 Avräkning Shopify           19 306
Debet:   4056 Shopify-avgifter               694
Kredit:  3001 Försäljning, 25 % moms      16 000
Kredit:  2611 Utgående moms, 25 %          4 000

Här debiteras avräkningskontot med det netto Shopify faktiskt håller åt dig (19 306 kr), avgiften bokförs som en kostnad (694 kr), och försäljning plus moms krediteras med hela bruttot. Debet 20 000 = kredit 20 000, så verifikatet balanserar. Avräkningskontot debiteras bara med nettot, eftersom avgiften redan är dragen.

Steg 2: stäm av utbetalningen mot banken

När de 19 306 kr landar på bankkontot bokförs utbetalningen som en ren omflyttning mellan två balanskonton:

Debet:   1930 Företagskonto      19 306
Kredit:  1580 Avräkning Shopify   19 306

Efter det här är avräkningskontot 1580 nollställt: det debiterades med 19 306 kr i steg 1 och krediteras med lika mycket här. Utbetalningen är alltså inte en ny intäkt, den är avslutet på en fordran du redan bokfört. Just den raden hör hemma i din vanliga bankavstämning, där du prickar av bankinsättningen mot avräkningskontot, och den ingår inte i veckans försäljningsverifikat.

Samlingsverifikatet: varför en vecka räcker

Att summera en hel vecka till ett verifikat är inte en genväg, det är uttryckligen tillåtet. Bokföringslagen låter flera likartade affärshändelser dokumenteras med en gemensam verifikation enligt bokföringslagen 5 kap. 6 §. Bokföringsnämnden preciserar när det får ske i BFNAR 2013:2. Punkt 6.1 räknar upp fallen, och ett av dem, punkt 6.1 b, är affärshändelser "som genereras automatiskt". Shopify-försäljning som läses in maskinellt är just en sådan automatiskt genererad ström.

För den typen av verifikat säger punkt 6.3 vad som får ersätta uppgifterna om varje enskild affärshändelse. En gemensam verifikation för automatiskt genererade affärshändelser får i stället innehålla datum när den sammanställts, vilken period transaktionerna avser, transaktionstyp, beloppet per transaktionstyp och totalbelopp. I klartext: ett verifikat per vecka med försäljning, moms och avgift uppdelat per typ, med Shopify-rapporten som underliggande specifikation.

I en gemensam verifikation för automatiskt genererade affärshändelser får uppgifterna ersättas med datum, period, transaktionstyp, beloppet per transaktionstyp och totalbelopp.

En praktisk avvägning: en vecka är ofta lagom, eftersom Shopifys utbetalningar då blir hanterliga och avräkningskontot lätt går att stämma av. Underlaget bakom summan är Shopify Payments-rapporten som visar de enskilda transaktionerna: brutto, avgifter och nettoutbetalning för perioden. Väljer du en period som korsar ett månadsskifte bör du dela den i två verifikat, så att varje verifikat hör hemma i rätt månad och momsen redovisas i rätt period. Rytmen i det här hänger ihop med din löpande bokföring.

Testordrar får aldrig bokföras

Shopify har ett testläge där du kan lägga låtsasordrar för att prova kassan. De transaktionerna är fiktiva: ingen kund har betalat något och ingen moms har uppstått. Bokför du en testorder som riktig försäljning blåser du upp både intäkten och den utgående momsen med belopp som inte finns, och då redovisar du moms du inte är skyldig. Testordrar ska därför alltid hållas utanför bokföringen. När du läser in Shopify-data automatiskt är det viktigt att testtransaktionerna filtreras bort, så att bara skarp försäljning når verifikatet. Astrid räknar testtransaktionerna men filtrerar bort dem, så fiktiv försäljning och moms aldrig hamnar i bokföringen.

Momsen på Shopifys egen avgift

En vanlig fråga är hur momsen på själva Shopify-avgiften ska hanteras. Shopify fakturerar sina avgifter till EU-kunder via Shopify International Ltd, som sitter på Irland. När ett svenskt momsregistrerat företag köper en tjänst från ett annat EU-land är huvudregeln omvänd skattskyldighet, även kallat förvärvsmoms: du redovisar både utgående och ingående moms på avgiften i din momsdeklaration, och de två tar ut varandra så att nettoeffekten på momsen blir noll.

Två sätt att hantera det i praktiken:

• Strikt korrekt: Bokför avgiften med förvärvsmoms. Du redovisar utgående moms på inköpet och samma belopp som ingående moms, och kostnaden netto på ett konto i kontoklass 4 (till exempel 4056). I momsdeklarationen fylls både en utgående och en ingående ruta i, och nettot blir noll.
• Förenklat: Många bokför i stället avgiften brutto som en ren kostnad på ett konto i kontoklass 4 (till exempel 4056) eller kontoklass 6 (till exempel 6570) utan särskild momshantering. Eftersom den ingående och utgående förvärvsmomsen ändå skulle tagit ut varandra blir nettoeffekten på den moms du betalar densamma. Det är den varianten som passar en avgift på några hundralappar i veckan, och en momssats per anslutning räcker.

Vilket du väljer bör du hålla konsekvent, och är du osäker på hur förvärvsmomsen ska ställas upp är det värt att stämma av med en redovisningskonsult. Har du större inköp av tjänster från utlandet är förvärvsmomsen viktigare att få formellt rätt. Den bredare bilden av moms i webbhandel tar vi i guiden om e-handel.

Shopify, Stripe och andra betalväxlar

Rutinen ovan är densamma för de flesta betalväxlar, eftersom principen är gemensam: brutto in, avgift som kostnad, utbetalning avstämd mot banken. Shopify Payments bygger tekniskt på Stripes infrastruktur, men i bokföringen behandlar du dem var för sig med varsitt avräkningskonto och varsin rapport som underlag. Säljer du även via en fristående Stripe-kassa går vi igenom det flödet i guiden om att bokföra Stripe.

Oavsett program och betalväxel gäller samma tre kontroller: att bruttot är bokfört (inte nettot), att avgiften ligger som en kostnad, och att avräkningskontot går mot noll när utbetalningen är avstämd. Stämmer de tre är din Shopify-bokföring i ordning.

Vanliga frågor

Ska jag bokföra Shopify-försäljning på brutto eller netto? På brutto, alltså hela beloppet kunden betalade inklusive moms. Nettot som landar på banken är brutto minus Shopifys avgift, och avgiften ska bokföras som en egen kostnad. Bokför du bara nettot tappar du både intäkt och utgående moms, eftersom momsen räknas på hela köpesumman.

Hur bokför man Shopify-avgiften? Shopify-avgiften bokförs som en kostnad. Ser du den som en direkt försäljningskostnad väljer du ett konto i kontoklass 4, till exempel 4056 (BAS lämnar 4001–4199 fritt för egna konton). Annars är ett konto i kontoklass 6 som 6570 vanligt. Vid en samlad veckobokföring debiterar du avgiften och krediterar avräkningskontot i 15XX, så att fordran på Shopify minskar med avgiften.

Vilket konto använder jag för Shopify-fordran? Ett avräkningskonto i 15XX-serien, till exempel 1580. Det håller pengarna mellan att kunden betalar och att Shopify betalar ut till banken. Kontot ska gå mot noll när utbetalningen är avstämd mot bankinsättningen.

Måste jag bokföra varje Shopify-order för sig? Nej. Enligt bokföringslagen 5 kap. 6 § och BFNAR 2013:2 punkt 6.1 b får affärshändelser som genereras automatiskt dokumenteras med en gemensam verifikation. Punkt 6.3 anger vad den ska innehålla: datum, period, transaktionstyp, belopp per typ och totalbelopp. Du kan alltså samla en vecka till ett samlingsverifikat, så länge Shopify-rapporten med de enskilda transaktionerna sparas som underlag.

Hur bokför jag Shopify-utbetalningen till banken? Utbetalningen är en omflyttning mellan två balanskonton: debet bankkonto i 19XX (till exempel 1930) och kredit avräkningskonto i 15XX (till exempel 1580). Det är ingen ny intäkt, utan avslutet på en fordran du redan bokfört vid försäljningen. Den raden hör hemma i bankavstämningen, inte i veckans försäljningsverifikat.

Ska Shopifys testordrar bokföras? Nej. Testordrar är fiktiva och innebär varken riktig försäljning eller moms. Bokför du dem redovisar du intäkt och moms som inte finns. De ska filtreras bort så att bara skarp försäljning når bokföringen.

Hur hanteras momsen på Shopifys avgift? Shopify fakturerar från Irland, så strikt korrekt är avgiften omvänd skattskyldighet (förvärvsmoms), där utgående och ingående moms tar ut varandra och nettoeffekten blir noll. Många väljer därför att förenkla och bokföra avgiften brutto som en ren kostnad utan särskild momshantering, med samma nettoeffekt på momsen.