Bokföra Shopify i Fortnox

Att bokföra Shopify i Fortnox handlar om att fånga varje del av en försäljning i huvudboken: bruttot kunden betalade, den moms du tagit ut, Shopifys avgift och det nettobelopp som till slut landar på ditt bankkonto. Det låter enkelt, men Shopify-bokföringen ingår inte i Fortnox grundabonnemang. Antingen bokför du manuellt, eller så aktiverar du Fortnox egen Shopify-koppling (eller en tredjepartsapp) via marknadsplatsen, som prissätts per transaktion. Den här guiden, en del av vår kompletta guide om bokföring, går igenom bägge metoderna sakligt, bryter ner vad de olika avgifterna faktiskt kostar och visar hur samma jobb ser ut i ett system där Shopify-importen ingår från början.

Varför Shopify är knepigt att bokföra

Shopify Payments betalar sällan ut samma belopp som kunden betalade. Kunden betalar bruttot, Shopify drar sin avgift, och det är nettot som betalas ut till banken, ofta ett par bankdagar senare och ofta klumpat med flera ordrar i en enda utbetalning. Det skapar tre problem:

• Avgiften måste bokföras separat: Drar du bara nettot som intäkt bokför du för lågt och tappar Shopify-avgiften som avdragsgill kostnad.
• Momsen räknas på bruttot, inte på nettot: Utgående moms ska beräknas på hela försäljningen kunden betalade, inte på det Shopify betalar ut.
• Utbetalningen kommer vid ett annat tillfälle än försäljningen: Försäljningen och den påföljande bankinsättningen måste hänga ihop utan att du dubbelbokför intäkten.

Lösningen är ett avräkningskonto. Du bokför försäljningen mot ett Shopify-fordringskonto i 15XX-serien (till exempel 1580) när affären sker, och stämmer sedan av det kontot mot bankinsättningen när Shopify betalar ut. Hela mekaniken går vi igenom steg för steg i den fördjupade guiden bokföra Shopify.

Shopify-bokföring i Fortnox: en koppling du köper till

Det här är utgångspunkten som är lätt att missa: Fortnox bokför inte Shopify i grundabonnemanget, men har en egen Shopify-koppling i sitt ekosystem. Shopify-avstämningen sker alltså antingen för hand eller via en koppling du aktiverar och betalar för i Fortnox marknadsplats. Du har två vägar:

1. Bokför manuellt. Du hämtar utbetalningsspecifikationen från Shopify (payout-rapporten under Shopify Payments), räknar fram brutto, avgift och moms och registrerar en verifikation i Fortnox per utbetalning eller per period.
2. Aktivera en koppling. Fortnox egen Shopify-koppling, eller en tredjepartsapp, läser Shopify automatiskt (via ordern eller Shopify Payments-utbetalningen) och skapar verifikat i Fortnox. Det kostar en månadsavgift. Fortnox egen koppling förutsätter att ditt abonnemang har de Fortnox-program kopplingen kräver; en tredjepartsapp kräver i regel dessutom Fortnox-licensen Integration.

Bägge fungerar. Skillnaden är hur mycket tid respektive pengar de kostar, och det beror helt på din transaktionsvolym.

Metod 1: bokför Shopify manuellt i Fortnox

Den manuella metoden kostar inget extra i mjukvara, men tar tid varje period. Principen är brutto-metoden med avräkningskonto. För en försäljning på 1 000 kr exklusive moms med 25 % moms och en Shopify-avgift på 34 kr ser en förenklad verifikation ut så här:

Konto	Kontoklass (exempel)	Debet	Kredit
Shopify-fordran/avräkning	15XX-serien (t.ex. 1580)	1 216 kr
Shopify-avgift	kontoklass 4 (t.ex. 4056)	34 kr
Försäljning exkl. moms	intäktskonto 3XXX (t.ex. 3001)		1 000 kr
Utgående moms 25 %	26XX (2611)		250 kr

Nettot Shopify håller (1 216 kr) läggs på avräkningskontot. När Shopify sedan betalar ut pengarna bokför du bankinsättningen mot samma 15XX-konto, så att fordran nollas. Shopify-avgiften bokförs som en egen kostnad. Många lägger den på ett konto i kontoklass 4 (till exempel 4056, en direkt försäljningskostnad), andra på ett konto i kontoklass 6 (till exempel 6570). Bägge fungerar, det viktiga är att du är konsekvent och håller avgiften skild från intäkten.

• Fördel: ingen extra kostnad, full kontroll över varje rad.
• Nackdel: manuellt arbete varje period, och risk för fel om du har många ordrar, återbetalningar eller flera momssatser.

Bokför alltid Shopify-avgiften som en egen kostnad och beräkna momsen på bruttot. Drar du bara nettobeloppet som intäkt blir både resultatet och momsen fel.

Metod 2: koppla Shopify till Fortnox via marknadsplatsen

Vill du slippa det manuella jobbet köper du en integration i Fortnox marknadsplats. Här blir kostnadsbilden viktig att förstå, för du staplar ofta flera avgifter ovanpå din Fortnox-prenumeration. Det finns två prismodeller bland apparna:

• Per transaktion (volymtrappa): Fortnox egen Shopify-integration prissätts efter antal transaktioner per månad. Enligt Fortnox marknadsplats är den gratis upp till 10 transaktioner och trappas sedan upp. En transaktion definieras som varje enskild händelse kopplad till en order, till exempel ett köp eller en återbetalning.
• Fast pris: Flera tredjepartsappar tar i stället ett fast månadspris oavsett volym, ofta från cirka 300 kr/mån och uppåt beroende på leverantör, ibland med en engångsavgift för uppsättning.

Så här ser den transaktionsbaserade trappan ut hos Fortnox (kontrollera alltid aktuellt pris i marknadsplatsen, priserna kan ändras):

Antal transaktioner/mån	Pris (exkl. moms)
1–10	0 kr
11–100	295 kr/mån
101–1 000	495 kr/mån
1 001–5 000	895 kr/mån
5 000+	1 095 kr/mån

Fortnox egen koppling är kapabel: den bokför försäljning, returer och utbetalningar från Shopify och Shopify Payments automatiskt, skapar samlingsverifikat och har stöd för OSS-moms vid EU-försäljning över 10 000 euro per år samt VOEC för Norge och motsvarande importmomsregler för Storbritannien. Den klarar flera butiksvalutor så länge utbetalningen sker i SEK, och du kan hämta underlag retroaktivt när du aktiverar den. Det är alltså inte funktionerna som är haken, utan att kostnaden skalar med volymen.

För en tredjepartsapp krävs i regel Fortnox-licensen Integration för att kopplingen ska fungera, från cirka 189 kr/mån (den ingår i vissa av Fortnox paket för företagare, så kontrollera vad som redan ligger i ditt abonnemang). Räknar du samman en fastpris-app på 300 kr/mån plus integrationslicensen på 189 kr/mån landar du på nästan 500 kr/mån enbart för Shopify-kopplingen, utöver din bokföringslicens. Har du hög volym och hamnar i det översta transaktionsspannet kan appavgiften ensam nå drygt 1 000 kr/mån. Kontrollera aktuellt pris hos leverantören innan du bestämmer dig, eftersom både appavgifter och licenser justeras då och då.

Notera också att de flesta marknadsplatsappar läser Shopify en gång per dag och skapar dagssammanställningar, inte realtidsbokföring. Priserna hos varje leverantör anges normalt exklusive moms.

Astrid: Shopify-importen ingår, utan extra avgifter

Astrid är vår egen produkt, så här är hur den skiljer sig. I Astrid är Shopify-bokföringen inte ett tillägg du köper, utan en flik under Bokföring som ingår i systemet. Det är skillnaden mot Fortnox-vägen: det Fortnox tar flera separata avgifter för gör Astrid inbyggt.

Du kopplar Shopify genom att skapa en egen app i Shopify-admin med behörigheten read_shopify_payments_payouts, installera den och klistra in shpat_-token i Astrid under Inställningar → Integrationer → Shopify. Kopplingen är läs-only och läser bara dina Shopify Payments-utbetalningar och saldo. Upp till fem Shopify-anslutningar per organisation. Synken är manuell: när du klickar för att synka importerar Astrid dina Shopify Payments-transaktioner (försäljning, återbetalningar och avgifter). I stället för hundratals rader samlar Astrid en hel ISO-vecka till ett balanserat samlingsverifikat enligt bokföringslagen 5 kap. 6 § och Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2. En vecka som korsar ett månadsskifte delas i två verifikat.

Standardkonteringen i veckans samlingsverifikat följer samma brutto-logik som ovan, med standardkonton per anslutning som du själv kan ändra:

• Debet 15XX (standard 1580): nettot Shopify håller, alltså brutto minus avgifter.
• Debet kontoklass 4 (standard 4056): Shopify-avgifterna. Kontot 4056 skapas automatiskt när du ansluter, som en direkt försäljningskostnad.
• Kredit 3XXX (standard 3001): försäljning exklusive moms.
• Kredit utgående moms i 26XX efter momssats: 25 % → 2611, 12 % → 2621, 6 % → 2631.

Du granskar och godkänner varje vecka innan något bokförs, "Bokför veckan". Modellen är "du godkänner, Astrid bokför", och Astrid bokför aldrig oautomatiskt. Till varje verifikat skapas ett färdigt bokföringsunderlag som PDF. Testordrar bokförs aldrig: Astrid räknar testtransaktioner men filtrerar bort dem, så att fiktiv försäljning och moms aldrig hamnar i bokföringen. Själva utbetalningen från Shopify till banken (1580 → 1930) ingår inte i samlingsverifikatet, utan stäms av separat i den vanliga bankavstämningen mot bankinsättningen, precis som i den manuella metoden.

Fortnox vs Astrid: så bokförs Shopify

	Fortnox	Astrid
Shopify-bokföring	Egen koppling som köps till, eller manuellt	Inbyggd flik, ingår
Hur	Egen verifikation, eller Fortnox/tredjeparts-koppling	Veckans samlingsverifikat som du godkänner
Kostnad för kopplingen	Appavgift (0–1 095 kr/mån per transaktion, eller från ~300 kr/mån fast) + ev. integrationslicens från ~189 kr/mån	Ingen extra avgift, ingen per-transaktionskostnad
OSS och flera valutor	Ja, via Fortnox-kopplingen	Nej i dag; endast SEK och en momssats per anslutning
Underlag	Beror på appen	Färdig PDF per verifikat
Godkännande	Beror på appen (ofta automatiskt)	Du godkänner varje vecka

En viktig sak att vara ärlig om: en enda momssats per anslutning i Astrid. Säljer du med blandade momssatser eller till andra EU-länder med OSS behöver de raderna hanteras separat, Shopify-avgiften bokförs brutto på 4056, och Astrid bokför i dag endast SEK. För en ren svensk Shopify-försäljning i en momssats är det däremot ett verifikat i veckan i stället för daglig avstämning. Vill du jämföra fler system finns vår jämförelse av bokföringsprogram, och kör du både kort- och Stripe-betalningar kan du läsa hur samma sak fungerar för Stripe i Fortnox.

Vilken metod passar dig?

• Låg volym, tekniskt bekväm: bokför manuellt i Fortnox. Har du en handfull utbetalningar i månaden tar det inte lång tid, och du slipper appavgifter.
• Fortnox-användare med hög volym: en marknadsplatsapp sparar tid, men räkna ihop appavgift plus integrationslicens innan du bestämmer dig, särskilt om du ligger i de övre transaktionsspannen.
• Vill ha Shopify-bokföringen inbyggd och gratis att komma igång: Astrid, där importen ingår och Bas är gratis upp till 50 verifikationer per månad.

Oavsett vägen är principen densamma: bokför bruttot, avgiften och momsen var för sig, och stäm av Shopify-fordran mot bankinsättningen.

Vanliga frågor

Har Fortnox en inbyggd Shopify-bokföring? Inte i grundabonnemanget. Fortnox har en egen Shopify-koppling som bokför försäljning, returer och utbetalningar automatiskt och stödjer OSS, men den aktiveras och betalas separat i marknadsplatsen och prissätts per transaktion. Alternativt bokför du manuellt med ett avräkningskonto i 15XX-serien. En tredjepartsapp kräver dessutom i regel Fortnox-licensen Integration.

Vad kostar det att koppla Shopify till Fortnox? Det beror på appen. Fortnox egen Shopify-integration prissätts per transaktion, gratis upp till 10 transaktioner och sedan i trappsteg upp till drygt 1 000 kr/mån vid mycket hög volym. Fastpris-appar från andra leverantörer ligger ofta från cirka 300 kr/mån. Därutöver tillkommer i regel integrationslicensen från cirka 189 kr/mån. Kontrollera alltid aktuellt pris hos leverantören.

Hur bokför jag Shopify-avgiften i Fortnox? Shopify-avgiften bokförs som en egen kostnad, skild från intäkten. Ett vanligt val är ett konto i kontoklass 4 (till exempel 4056), som är den standard Astrid använder, medan andra lägger avgiften på ett konto i kontoklass 6 (till exempel 6570). Bruttoförsäljningen krediteras ett intäktskonto i 3XXX (till exempel 3001) och utgående moms i 26XX beräknas på bruttot. Nettot Shopify håller läggs på ett avräkningskonto i 15XX-serien.

Hur stämmer jag av Shopify-utbetalningen mot banken? När Shopify betalar ut nettot till ditt bankkonto bokför du bankinsättningen mot samma 15XX-konto som du använde för Shopify-fordran, så att fordran nollas. På så sätt dubbelbokför du inte intäkten. Det görs i den vanliga bankavstämningen, inte i själva försäljningsverifikatet.

Kan jag byta från Fortnox till Astrid för Shopify-bokföringen? Ja. I Astrid ingår Shopify-importen utan extra avgift, och du kopplar butiken under Inställningar → Integrationer → Shopify. En hel vecka samlas till ett samlingsverifikat som du godkänner, med en färdig PDF som underlag, i stället för att stapla en marknadsplatsapp och en integrationslicens ovanpå Fortnox-abonnemanget.