Betala faktura med kreditkort

Att betala en leverantörsfaktura med företagskortet är smidigt, men det skapar ett extra led i bokföringen som är lätt att missa. Fakturan är en affärshändelse, kortbetalningen en annan, och kortföretagets avräkning en tredje. En vanlig följd av att blanda ihop dem är att kostnaden bokförs två gånger. Den här guiden, som hör till vår kompletta guide om fakturering, går igenom kedjan steg för steg, när momsen får dras och vilket underlag som faktiskt duger.

Kedjan har två eller tre led

Först en avgränsning som avgör allt annat: vilken sorts kort det är.

• Betalkort som dras direkt från företagskontot. Betalningen minskar banksaldot omgående. Det finns ingen skuld till kortföretaget, och kedjan har bara två led.
• Kreditkort med beviljad kredit. Här uppstår en skuld till kortutgivaren som regleras senare, ofta månadsvis. Kedjan har tre led.

Vilket du har framgår av kortavtalet, inte av bokföringsreglerna. Är företaget betalningsansvarigt gentemot kortutgivaren är det företagets skuld. Är kortet personligt med privat betalningsansvar handlar det i stället om ett utlägg, vilket vi återkommer till.

En sak att ha med sig: BAS-kontoplanen är praxis, inte lag. Bokföringslagen kräver att affärshändelserna kan presenteras i registreringsordning och i systematisk ordning, på ett sätt som gör det möjligt att kontrollera fullständigheten och överblicka verksamheten. Vilka kontonummer du använder står däremot inte i lagen, så konteringen nedan är den gängse, inte en regel du bryter mot.

Så bokförs det

Vi utgår från faktureringsmetoden, där fakturan bokförs när den kommer.

Steg 1, fakturan kommer. Kostnaden och den ingående momsen bokförs, och skulden hamnar på 2440 Leverantörsskulder.

Debet:   Kostnadskonto (t.ex. 5410)     4 000
Debet:   2641 Debiterad ingående moms   1 000
Kredit:  2440 Leverantörsskulder        5 000

Steg 2, du betalar med kortet. Nu ska leverantörsskulden bort. Motkontot beror på korttypen.

Med ett betalkort som går direkt mot företagskontot:

Debet:   2440 Leverantörsskulder        5 000
Kredit:  1930 Företagskonto             5 000

Med ett kreditkort, där skulden flyttas från leverantören till kortutgivaren:

Debet:   2440 Leverantörsskulder        5 000
Kredit:  2480 Kontokredit, kortfristig  5 000

Steg 3, kortfakturan betalas. Bara aktuellt för kreditkort:

Debet:   2480 Kontokredit, kortfristig  5 000
Kredit:  1930 Företagskonto             5 000

Ett påpekande om kontovalet i steg 2: BAS 2026 har inget eget konto för företagskortsskuld. Söker du igenom kontoplanen hittar du 1686 Fordringar för kontokort och kuponger och 6040 Kontokortsavgifter, som båda avser säljarsidan, samt kontokreditkontona 2330 Kontokredit, 2480 Kontokredit, kortfristig och 8413 Räntekostnader för kontokredit. Ingen av dem är skräddarsydd för just den här skulden. 2480 ligger närmast till hands när kortet är en beviljad kredit, och 2499 Andra övriga kortfristiga skulder fungerar som restpost. Välj ett och håll det konsekvent.

Det som däremot är fel oavsett kontoval är att kreditera 2440 en gång till, eller att bokföra kortbetalningen som en ny kostnad. Kostnaden togs redan i steg 1.

När får momsen dras?

Här skiljer sig metoderna åt, och skillnaden är hela poängen.

Faktureringsmetoden. Ingående skatt dras av för den redovisningsperiod då förvärvet enligt god redovisningssed har bokförts eller borde ha bokförts. Avdraget hänger alltså på att fakturan bokförts, inte på när du drar kortet. Betalar du i augusti en faktura som bokfördes i juli hör momsen till juli.

Bokslutsmetoden. Den som redovisar utgående skatt enligt kontantprincipen drar av den ingående skatten först för den period då beskattningsåret går ut eller då betalning dessförinnan har gjorts. Här är kortbetalningen avdragsutlösande.

Två saker är värda att notera. Bokslutsmetoden får användas av den vars sammanlagda årliga omsättning normalt uppgår till högst 3 miljoner kronor, och den som redan tillämpar de allmänna bestämmelserna kan inte byta till den utan att först ansöka hos Skatteverket. Bokföringslagens kontantmetod har en egen tremiljonersgräns, och de två reglerna sammanfaller i siffra men är inte automatiskt kopplade.

Är ett kortköp en kontant betalning?

Frågan låter akademisk men styr två praktiska saker, och svaret är olika beroende på vilket regelverk du tittar i.

• För bokföringstidpunkten är kort inte kontant. Bokföringsnämnden definierar kontanta in- och utbetalningar som sedlar och mynt samt postväxlar, mottagna checkar och liknande som omedelbart kan omsättas i pengar, och anger uttryckligen att betalning mot kontokort inte räknas dit. Kortbetalningar är därför andra affärshändelser, som ska bokföras så snart det kan ske, inte senast påföljande arbetsdag.
• För kontantmetoden räknas kort som betalning. Lagtexten säger att den som får dröja med bokföringen får göra det tills betalning sker, utan ordet kontant. Skatteverket räknar uttryckligen upp betalningar med kontokort som en betalningstransaktion.
• För kassaregisterkravet är kort en egen kategori. Skatteförfarandelagen talar om försäljning mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort. Kort blir alltså inte kontant, men utlöser samma krav.

Kortavräkningen är inte underlag för inköpen

Det här är en vanlig brist vid en granskning. Har företaget tagit emot en uppgift om affärshändelsen ska den uppgiften användas som verifikation. Fakturan är alltså verifikationen för inköpet, och den ersätts inte av kortslipen eller månadsavräkningen. Kortavräkningen är däremot verifikation för betalningen av kortskulden, alltså steg 3 ovan.

Bokföringsnämnden är uttrycklig om just kortfakturan: för kortföretaget kan avräkningen vara en gemensam verifikation, men för kortinnehavaren är det ofta inte fråga om likartade affärshändelser eftersom inköpen kan avse helt skilda saker, och då kan fakturan inte användas som gemensam verifikation. Däremot får de enskilda affärshändelserna under vissa förutsättningar bokföras i sammandrag, om det utan svårighet går att klarlägga vilka som ingår.

För momsen är kravet ännu skarpare: avdraget ska styrkas genom faktura. En kortslip duger bara om den uppfyller kraven på förenklad faktura, som får användas när totalbeloppet inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms och som ändå måste innehålla utfärdandedatum, säljarens identitet, vilken sorts vara eller tjänst det gäller och momsbeloppet eller underlag för att räkna ut det. Många terminalslipar saknar det sista.

Kortavgiften, räntan och det privata kortet

Årsavgiften på kortet är momsfri. Kortutgivarens tillhandahållande till kortinnehavaren är en betaltjänst inom undantaget för bank- och finansieringstjänster i 10 kap. 33 § mervärdesskattelagen, eftersom kortutgivaren själv ser till att medel överförs. Bokför den brutto utan momsrader. 6570 Bankkostnader är den naturliga platsen. 6040 Kontokortsavgifter ligger i kontogrupp 60 Övriga försäljningskostnader och avser säljarens kostnad för att ta emot kortbetalningar, alltså motsatt håll.

Fällan ligger åt andra hållet: en avgift som du som säljare tar ut för att kunden betalar med kort ska ingå i beskattningsunderlaget för varan eller tjänsten. Den är alltså inte momsfri utan bär samma momssats som det du säljer.

Räntan på en kortkredit är avdragsgill. Ränteutgifter ska dras av även om de inte är utgifter för att förvärva och bibehålla inkomster. För aktiebolag finns en generell ränteavdragsbegränsning i 24 kap. inkomstskattelagen, men förenklingsregeln på 5 miljoner kronor gör den sällan aktuell för en kortkredit. Kontovalet följer hur du klassat skulden: 8413 Räntekostnader för kontokredit ligger som underkonto till 8410 Räntekostnader för långfristiga skulder och passar när krediten bokförts långfristigt på 2330. Har du lagt kortskulden kortfristigt på 2480 hör räntan i stället hemma i 8420-serien, exempelvis 8429 Övriga räntekostnader för kortfristiga skulder. Har leverantören hunnit fakturera dröjsmålsränta innan du betalade hör den till 8422 Dröjsmålsräntor för leverantörsskulder.

Betalar någon med privat kort är det ett utlägg, inte en vanlig kortbetalning. I ett aktiebolag blir det en kortfristig skuld till den anställde, 2820-serien, som regleras vid utbetalningen. Är den som lagt ut inte anställd utan närstående delägare hör skulden i stället hemma på 2893. I en enskild firma är betalning av firmans utgifter med privata pengar en egen insättning; Skatteverkets egna exempel använder 2017. Hoppar du över skuldledet ser återbetalningen senare ut som ett oförklarat uttag.

Vanliga frågor

Ska jag bokföra kortbetalningen som en kostnad? Nej. Kostnaden bokfördes när fakturan kom, tillsammans med den ingående momsen. Kortbetalningen är bara en reglering av leverantörsskulden. Bokför du den som en ny kostnad hamnar utgiften två gånger i resultatet.

Vilket konto använder jag för skulden till kortföretaget? BAS 2026 har inget konto avsett just för företagskortsskuld. Är kortet en beviljad kredit ligger 2480 Kontokredit, kortfristig närmast, och 2499 Andra övriga kortfristiga skulder fungerar som restpost. Dras kortet direkt från företagskontot behövs inget mellankonto alls. Håll valet konsekvent över året.

När får jag dra momsen om jag betalar med kort? Med faktureringsmetoden när fakturan bokförts eller borde ha bokförts, alltså oberoende av betaldagen. Med bokslutsmetoden när betalningen görs, och då är kortbetalningen det som räknas.

Räcker kortfakturan som underlag? Nej, inte som verifikation för de enskilda inköpen. Har du fått en faktura ska den användas som verifikation. Kortavräkningen kan användas för att bokföra posterna i sammandrag, men underlagen ska finnas. För momsavdrag krävs dessutom faktura, och en kortslip duger normalt bara som förenklad faktura när totalbeloppet inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms, och bara om den innehåller rätt uppgifter.

Är det moms på kortets årsavgift? Nej. Årsavgiften till kortutgivaren är en betaltjänst som är undantagen från skatteplikt. Bokför den brutto utan momsrader. Omvänt gäller att en kortavgift du själv tar ut av dina kunder ingår i beskattningsunderlaget och bär varans eller tjänstens momssats.

Vad gäller om jag betalar företagets faktura med mitt privata kort? Då är det ett utlägg. I aktiebolag bokförs en kortfristig skuld till dig som anställd tills företaget betalar tillbaka. I enskild firma är det en egen insättning som ökar det egna kapitalet. Använd inte företagskortet för privata köp åt andra hållet: i enskild firma är det ett eget uttag, i aktiebolag en förmåns- eller lånefråga.