Fakturan

Fakturan är dokumentet du skickar till kunden när du kräver betalning för en vara eller tjänst. I momslagens mening är den också underlaget för både säljarens utgående moms och köparens avdragsrätt för ingående moms. En korrekt faktura innehåller därför mer än bara belopp och förfallodag: den ska uppfylla ett tiotal obligatoriska uppgifter enligt 17 kap. momslagen. Den här guiden, som hör till vår kompletta guide om fakturering, förklarar vad fakturan är, när du måste skicka en, hur den skiljer sig från kvitto och proformafaktura, och vad som händer om uppgifterna saknas. För en färdig checklista och mall, se guiden om fakturamall och lagkraven.

Vad är en faktura?

En faktura är ett affärsdokument där säljaren specificerar vad som sålts, till vilket pris, vilken moms som tillkommer och när betalning ska ske. Den fungerar som:

• Betalningskrav mot kunden
• Bokföringsunderlag för båda parter
• Momsdokumentation som Skatteverket kan granska vid revision

Fakturan är inte samma sak som ett kvitto. Kvitto bekräftar att betalning redan skett (vanligt i butik och kassa). Fakturan skickas i regel före eller i samband med betalning och anger när pengarna ska vara inne.

I bokföringen bokför du normalt försäljningen när fakturan skickas om du använder faktureringsmetoden, eller när betalningen kommer om du använder kontantmetoden. Skillnaden förklaras i guiden om kontantmetod vs faktureringsmetod.

När ska du utfärda faktura?

Som momsregistrerat företag ska du utfärda faktura vid försäljning av varor och tjänster till andra företag och organisationer. Mot privatpersoner i detaljhandel räcker ofta kvitto eller kassakvitto, men du kan utfärda faktura även då om kunden ber om det.

Vid vanlig försäljning inom Sverige gäller god affärssed för när fakturan ska skickas, vilket i praktiken oftast betyder i samband med leverans eller när arbetet är klart. I vissa situationer finns däremot en lagstadgad deadline: senast den 15:e i månaden efter leverans vid unionsintern varuförsäljning till annat EU-land och vid vissa tjänsteförsäljningar till EU-köpare, samt senast vid utgången av andra månaden efter leverans för bygg- och anläggningstjänster. Se Skatteverkets regler om fakturering för hela listan.

Situationer där fakturan blir extra viktig:

• B2B-försäljning där köparen ska dra av ingående moms
• Export och EU-försäljning där momshanteringen framgår av fakturan
• Omvänd skattskyldighet där köparen redovisar momsen
• Fakturering mot offentlig sektor, där e-faktura ofta krävs

Vad måste fakturan innehålla?

En fullständig faktura enligt momslagen ska minst innehålla:

1. Unikt löpnummer (fakturanummer)
2. Fakturadatum
3. Säljarens namn och adress
4. Säljarens momsregistreringsnummer
5. Köparens namn och adress
6. Leveransdatum eller period, om det skiljer sig från fakturadatum
7. Varornas eller tjänsternas art och omfattning (kvantitet och enhet)
8. Beskattningsunderlag per momssats
9. Momssats och momsbelopp, eller hänvisning till undantag/omvänd skattskyldighet
10. Det totala belopp som ska betalas

Vid försäljning under 4 000 kr inklusive moms får du i vissa fall använda en förenklad faktura med färre uppgifter. Hela kravlistan och en mall finns i guiden om fakturamall.

Faktura, kvitto, offert och proformafaktura

Dokument	Syfte	Bokförs som försäljning?
Offert	Prisförslag före affär	Nej
Proformafaktura	Tull/export-underlag, ingen skatteplikt	Nej
Faktura	Krav på betalning, momsunderlag	Ja (enligt vald bokföringsmetod)
Kvitto	Bekräftelse på mottagen betalning	Ja, ofta samtidigt som försäljning

Offert kan binda dig juridiskt om villkoren är tydliga och kunden accepterar den. Den ersätter inte faktura. Läs mer i guiden om offert.

Proformafaktura ser ut som en faktura men är inte ett momsunderlag. Den används ofta vid export. Mer i guiden om proformafaktura.

Kreditfaktura är inte en vanlig faktura utan en rättelse som minskar eller nollar en tidigare utfärdad faktura. Se guiden om kreditfaktura.

Utan korrekt faktura förlorar köparen normalt rätten till momsavdrag.

Betalning, OCR och förfallodag

Fakturan ska göra det enkelt för kunden att betala rätt belopp till rätt mottagare. Därför ska den normalt innehålla:

• Bankgiro, plusgiro eller IBAN
• Förfallodag eller betalningsvillkor (till exempel "30 dagar netto")
• OCR-nummer eller tydligt fakturanummer som referens

När kunden betalar ska du matcha inbetalningen mot rätt faktura i bokföringen. OCR underlättar det automatiskt. Hur referensen fungerar förklaras i guiden om OCR-nummer på faktura. Om du är köpare och ska betala en leverantörsfaktura, se guiden om hur du betalar en faktura.

Betalar kunden för sent kan du ta ut dröjsmålsränta om det framgår av avtal eller fakturan.

Fakturan i bokföring och momsdeklaration

När du skickat fakturan bokför du försäljningen och utgående moms:

Debit:  1510 Kundfordringar     12 500 kr
Credit: 3000 Försäljning        10 000 kr
Credit: 2610 Utgående moms 25 %    2 500 kr

När kunden betalar stämmer du av kundfordringen mot bankkontot. Utgående moms redovisas i momsdeklarationen för den period fakturan hör till enligt din redovisningsmetod.

Saknas obligatoriska uppgifter på fakturan kan Skatteverket neka köparens momsavdrag vid granskning, även om affären i sig är verklig. Då får du som säljare ofta en korrigeringsfaktura att skicka i efterhand.

Vanliga missförstånd

"Faktura och kvitto är samma sak." Kvitto visar att betalning skett. Faktura kräver betalning och bär momsuppgifterna som B2B-kunden behöver.

"Jag kan ändra en skickad faktura i Word." Nej. Fel rättas med kreditfaktura och ny faktura om nödvändigt, så att löpnummer och momshistorik går att följa.

"Fakturan behöver inte ha moms om beloppet är litet." Momssatsen ska framgå om försäljningen är momspliktig. Undantag ska anges tydligt (till exempel momsfri sjukvård eller export).

"PDF räcker alltid." Mot företag räcker PDF i de flesta fall. Mot offentlig sektor krävs ofta strukturerad e-faktura via Peppol. Se guiden om e-faktura och Peppol.

Räkneexempel: faktura med 25 % moms

Du fakturerar en kund för konsulttjänster à 8 000 kr exklusive moms:

Post	Belopp
Beskattningsunderlag	8 000 kr
Moms 25 %	2 000 kr
Att betala	10 000 kr

Fakturan ska visa underlag, momssats och momsbelopp separat. Kunden betalar 10 000 kr till ditt bankgiro med OCR. I bokföringen:

Debit:  1510 Kundfordringar   10 000 kr
Credit: 3040 Försäljning tjänster  8 000 kr
Credit: 2610 Utgående moms 25 %    2 000 kr

Vid betalning bokför du 10 000 kr på bankkonto och minskar kundfordringen. Momsen redovisas i momsdeklarationen för perioden enligt din metod.

FAQ

Vad är skillnaden mellan faktura och fakturan? I praktiken samma sak. "Fakturan" är den bestämda formen av ordet faktura, ofta i frågor som "vad ska fakturan innehålla?" eller "när skickar jag fakturan?".

Måste jag använda faktureringsprogram? Nej, men löpnummer måste vara unika och oföränderliga, och du måste spara underlaget enligt bokföringslagen. Ett program minskar risken för fel momssats och dubbla nummer.

Kan jag skicka faktura utan F-skatt? Du kan skicka faktura, men kunden ska då dra preliminär skatt på beloppet om du saknar godkännande för F-skatt. Mer i guiden om F-skatt.

Hur länge ska jag spara fakturor? Minst sju år enligt bokföringslagen, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Vad händer om kunden bestrider fakturan? Du ska inte bokföra betalning förrän tvisten är löst, eller bokföra en obestriden del och hantera resten separat. Processen beskrivs i guiden om att bestrida faktura.